Управление договорами

Данное решение используют:

Решение поддерживает жизненный цикл работы с договорами: от регистрации проекта до закрытия договора, делает договорную деятельность прозрачной и слаженной.

  • Гарантирует юридическую значимость и информационную защиту подписанного документа.
  • Формирует ссылки на связанные документы (счета, акты и др.).
  • Автоматически формирует лист согласования по утверждённой форме для печати.
  • Ведёт историю изменения проекта договора при согласовании, поддерживает версионность.
  • Обеспечивает автоматический контроль сроков исполнения, обязательств по договору.
Дополнительно можно:

  • настроить любые маршруты и схемы согласования (параллельное, смешанное);
  • осуществить привязку к бухгалтерии для контроля по статьям бюджета;
  • обеспечить фиксацию отправки договора контрагенту для контроля сроков возврата оригинала документа.
Свидетельство о гос.регистрации "Управление договорами" 06.08.2014г.

Управление договорами

Основные функции

  • Регистрация заявки на разработку проекта договора инициатором
  • Согласование и утверждение заявки
  • Регистрация проекта договора, прикрепление документов, необходимых для составления договора (смета, техническое задание и т.д.). Фиксация даты поступления документа каждого вида
  • Контроль сроков разработки и согласования договоров
  • Согласование договора каждым согласующим лицом, возможность настроить любые маршруты согласования (параллельные, смешанные); поддержка версионности, поддержка просмотра замечаний и комментариев каждого согласующего лица
  • Формирование и печать листа согласования договора по утверждённой форме
  • Фиксация отправки договора контрагенту для подписания. Контроль сроков возврата оригинала документа
  • Гарантия юридической значимости и информационной защиты подписанного документа: гибкие настройки доступа, ЭЦП
  • Автоматический контроль сроков действия договора, автоматическое продление сроков
  • Прикрепление дополнительного соглашения, автоматическое продление договора при указании нового срока в дополнительном соглашении
  • Ведение реестра подписанных договоров, архива договоров
  • Поиск договоров по основным реквизитам
  • Автоматическое формирование отчётов
  • Интеграция с информационными системами: 1С, SAP и др.

Дополнительные модули данного решения

Управление договорами и закупками

Основной особенностью данного решения является автоматизация процесса закупок от рассылки по системе запроса о потребностях и планировании закупок до размещения заявки и контроля исполнения по контракту. Решение предназначено для организаций, которые размещают контракты в качестве заказчиков согласно 44-ФЗ.

Данное решение является отдельным модулем полного решения "Управление договорами".

Учет договоров

Решение предназначено для учёта и систематизации договоров на предприятии и позволяет регистрировать договоры на основе имеющихся шаблонов. Данное решение является отдельным модулем полного решения "Управление договорами".

Обеспечивает быстрое согласование с возможностью комментирования каждым согласующим лицом.  При отсутствии сотрудника предусмотрена передача договора к его заместителю, определённому заранее в системе, что сокращает время согласования договоров

К решению бесплатно прилагается конструктор согласований . Данный инструмент позволяет создавать различные маршруты для согласования.

Харлов Алексей Викторович

Зам. руководителя аппарата по информационным технологиям Администрации города Иркутска

Вся деятельность администрации Иркутска основывается на процессах, которые проходят в СЭД.

Результаты

  • Организация взаимосвязи с другими бизнес-процессами по бесшовной технологии: делопроизводство, претензионно-исковая работа, организационно-распорядительная документация
  • Создание единого банка договоров, отсутствие потерь документов (в том числе промежуточных вариантов проектов договоров)
  • Единый порядок работы с договорами с соблюдением корпоративных стандартов. Быстрое и прозрачное согласование договоров на любом этапе
  • Формирование печатной формы листа согласования для подписания у топ-менеджеров
  • Обеспечение планирования и контроля работ по договорам
  • Контроль в различных аналитических разрезах: по исполнителям, по согласующим лицам, по подразделениям, по срокам согласования / подписания, по контрагентам, по суммам, по статьям бюджета и т.д
  • Автоматический контроль по срокам действия договора, автонапоминания