Управление договорной деятельностью

Система поддерживает жизненный цикл работы с договорами: от регистрации проекта до закрытия договора, делает договорную деятельность прозрачной и слаженной.

Компоненты системы

•    Регистрация договора, прикрепление сопроводительных документов. Фиксация даты поступления документа каждого вида.
•    фиксация данных: регистратор, состояние договора, подписант, вид договора (расходный, доходный) и др.
•    автоматическая фиксация изменений в карточке договора;
•    контроль сроков возврата оригинала документа;
•    гибкие настройки доступа;
•    ведение реестра подписанных договоров, архива договоров;
•    поиск;
•    отчёты;
•    уведомления об окончании срока действия договора.

1. Учёт договоров

Учёт и систематизация договоров на предприятии. Регистрация на основе имеющихся шаблонов.

•    Регистрация заявки на разработку проекта договора;
•    согласование и утверждение заявки;
•    создание договора на основе шаблона;
•    фиксация данных по договору;
•    регистрация проекта договора;
•    контроль сроков разработки и согласования договоров;
•    управление версиями договоров, поддержка просмотра замечаний согласующих лиц;
•    гибкие настройки доступа, ЭП;
•    ведение реестра подписанных договоров, архива договоров;
•    библиотека шаблонов договоров.

2. Управление договорами

Регистрация и согласование проектов договоров. Учёт договоров. Поддержка версионности. Электронно-цифровая подпись. Контроль сроков.

•    Сбор сведений о предстоящих закупках;
•    регистрация проектов закупок;
•    согласование пакета документов для закупки;
•    контроль сроков и согласования;
•    учёт итогов закупки в системе;
•    регистрация контрактов;
•    поиск, отчётность.

3. Управление договорами и закупками

Планирование и учёт закупок. Учёт подписанных контрактов. Контроль исполнения обязательств по ним. Организация закупок согласно 44-ФЗ.

•    Учёт и регистрация арендаторов, продавцов, торгово-складских мест и договоров на рынках;
•    автоматическое формирование реестров договоров;
•    контроль сроков договоров и аналитика.

4. Управление розничными рынками

Учёт и регистрация арендаторов, продавцов, торгово-складских мест и договоров на рынках. Расчёт стоимости аренды. Реестры. Контроль сроков.

Из одной карточки — работа с договором и отправка на подписание внешним контрагентам по системе Диадок. Получение ответов от системы Диадок. Получение документов из Диадок.

5. Интеграция с Диадок

Из одной карточки — работа с договором и отправка на подписание внешним контрагентам по системе Диадок. Получение ответов и документов от Диадок.

В досье хранятся документы контрагента и результаты проверки благонадежности в Контур-Фокус. Актуальность данных по благонадежности проверяется ежегодно.

6. Проверка контрагентов

В досье хранятся документы контрагента и результаты проверки благонадежности в Контур-Фокус. Актуальность данных по благонадежности проверяется ежегодно.

Работа с документами в Docsvision: добавление файлов в карточку, версионность, сравнение версий договора

Создание единого банка договоров, отсутствие потерь документов (в том числе промежуточных вариантов проектов договоров).
Быстрое и прозрачное согласование договоров на любом этапе.
Организация взаимосвязи с другими бизнес-процессами по бесшовной технологии: например, делопроизводство, претензионно-исковая работа, организационно-распорядительная документация.
Моментальный поиск договоров и сопроводительных документов.
Контроль в различных аналитических разрезах: по исполнителям, по согласующим лицам, по подразделениям, по срокам согласования / подписания, по контрагентам, по суммам, по статьям бюджета и т.д.
Формирование печатной формы листа согласования для подписания у топ-менеджеров .
Оперативное информирование руководства о договорной работе в компании: какие из действующих договоров требуют продления, где требуется ускорить согласование и подписание.
Снижение риска срыва сроков, как результат автоматического контроля по срокам действия договора, автоматических уведомлений.
Единый порядок работы с договорами с соблюдением корпоративных стандартов.
Обеспечение планирования и контроля работ по договорам, контроль поручений.

Закажите демонстрацию

Специалисты отдела развития бизнеса порекомендуют решение и назначат время.

Разработка проектов договоров

Регистрируйте и согласуйте в системе заявки на разработку проектов договоров, прикрепляйте документы, необходимые для составления договора (сметы, технические задания и т.д.). Фиксируйте даты поступления документов каждого вида.

Контроль сроков и состояния договора

Контролируйте сроки разработки и согласования договоров. Отслеживайте стадии/статусы договоров: в разработке, на согласовании, подписаны, действуют, срок действия закончится 14 дней.

Согласование и редактирование договора

Настраивайте любые маршруты согласования (параллельные, смешанные) и согласовывайте с каждым лицом отдельно. Просматривайте замечания и комментарии согласующих лиц. Система сохранит все версии документа. Сформирует и распечатает лист согласования договора по утверждённой форме, отправит на ознакомление.

Создание и работа с договором

Создавайте договор на основе шаблона из библиотеки, формируйте печатную форму. Система фиксирует данные: регистратор, состояние (подготовка, действует, завершен), подписант, вид договора (расходный, доходный), тип договора (согласно внутренним регламентам), дата подписания, срок действия, сумма, статья бюджета, контрагент и т.п.. Полный перечень регистрационных полей настраивается по результатам предпроектной диагностики. Изменения автоматически фиксируются в карточке договора.

Оповещения по срокам договора

Система автоматически оповестит об окончании сроков договора, продлит договор при указании нового срока в дополнительном соглашении. При фиксации отправки договора контрагенту для подписания система проконтролирует сроки возврата оригинала документа.

Единая база договоров

Система гарантирует юридическую значимость и информационную защиту подписанного документа: гибкие настройки доступа, применение электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Автоматически формируйте реестр подписанных договоров. Храните недействующие договоры в архиве. Осуществляйте поиск договоров по основным реквизитам. Формируйте отчёты в системе. Создавайте сортировки и выборки: доходные/ расходные, действующие/ архивные и т.п.

Дополнительно настраивается:

дополнительные регистрационные поля;

интеграция с Диадок;

сервис проверки контрагентов;

интеграция с внутренними и внешними  информационными системами: делопроизводство, управление проектами, 1С, SAP и др., «RKIT: Управление доверенностями»;  

специализированные отчёты, диаграммы, в том числе  в корпоративном стиле заказчика. 


Все функции системы

Регистрация заявки на разработку проекта договора.

Согласование и утверждение заявки.

Создание договора на основе шаблона, формирование печатной формы.

Фиксация данных: регистратор, состояние договора, подписант, вид договора и др.

Автоматический журнал изменений в карточке договора.

Регистрация проекта договора, прикрепление дополнительных документов, фиксация даты поступления документа каждого вида.

Контроль сроков разработки и согласования договоров.

Контроль стадий/статусов договоров: в разработке, на согласовании, подписаны, действуют, срок действия закончится 14 дней.

Интеграция с Диадок.

Проверка контрагентов.

Согласование договора каждым согласующим лицом.

Любые маршруты согласования (параллельные, смешанные).

Управление версиями договоров. 

Поддержка просмотра замечаний и комментариев каждого согласующего лица.

Формирование и печать листа согласования договора по утверждённой форме.

Отправка на ознакомление.

Фиксация отправки договора контрагенту для подписания. 

Контроль сроков возврата оригинала документа.

Гарантия юридической значимости и информационной защиты подписанного документа.

Гибкие настройки доступа, ЭП.

Автоматический контроль сроков действия договора.

Автоматическое продление сроков.

Функции управления розничными рынками.

Прикрепление дополнительного соглашения.

Автоматическое продление договора при указании нового срока в дополнительном соглашении.

Ведение реестра подписанных договоров, архива договоров.

Поиск договоров по основным реквизитам.

Автоматические сортировки и выборки: доходные/расходные, действующие/архивные и т.п..

Автоматическое формирование отчётов.

Предпросмотр файлов документов.

Библиотека шаблонов договоров.

Сбор сведений о предстоящих закупках. 

Регистрация проектов закупок.

Подготовка закупки к размещению на торговых площадках.

Регистрация контрактов по итогам закупки.


Систему используют

Администрация города Иркутска

Зам. руководителя аппарата по информационным технологиям
Харлов Алексей Викторович

Вся деятельность администрации Иркутска основывается на процессах, которые проходят в СЭД.

Европейская компания

Компания "РКИТ" на платформе Docsvision
реализовала бизнес-процессы по подготовке и электронному согласованию: 
·         договоров;
·         заявок на командировку;
·         заявок на выдачу средств;
·         заявок на оплату.
Автоматизировали выгрузку данных из 1С по контрагентам, проектам, подразделениям. Для учета проверки благонадежности контрагента создали специальный ресурс с досье контрагентов. 

Вместе с этим решением используют

Управление претензионно-исковой работой и актами госорганов

Конструктор согласований