Управление договорной деятельностью

Система поддерживает жизненный цикл работы с договорами: от регистрации проекта до закрытия договора, делает договорную деятельность прозрачной и слаженной.

Компоненты системы

•    Регистрация договора, прикрепление сопроводительных документов. Фиксация даты поступления документа каждого вида.
•    фиксация данных: регистратор, состояние договора, подписант, вид договора (расходный, доходный) и др.
•    автоматическая фиксация изменений в карточке договора;
•    контроль сроков возврата оригинала документа;
•    гибкие настройки доступа;
•    ведение реестра подписанных договоров, архива договоров;
•    поиск;
•    отчёты;
•    уведомления об окончании срока действия договора.

1. Учёт договоров

Учёт и систематизация договоров на предприятии. Регистрация на основе имеющихся шаблонов.

•    Регистрация заявки на разработку проекта договора;
•    согласование и утверждение заявки;
•    создание договора на основе шаблона;
•    фиксация данных по договору;
•    регистрация проекта договора;
•    контроль сроков разработки и согласования договоров;
•    управление версиями договоров, поддержка просмотра замечаний согласующих лиц;
•    гибкие настройки доступа, ЭП;
•    ведение реестра подписанных договоров, архива договоров;
•    библиотека шаблонов договоров.

2. Управление договорами

Регистрация и согласование проектов договоров. Учёт договоров. Поддержка версионности. Электронно-цифровая подпись. Контроль сроков.

•    Сбор сведений о предстоящих закупках;
•    регистрация проектов закупок;
•    согласование пакета документов для закупки;
•    контроль сроков и согласования;
•    учёт итогов закупки в системе;
•    регистрация контрактов;
•    поиск, отчётность.

3. Управление договорами и закупками

Планирование и учёт закупок. Учёт подписанных контрактов. Контроль исполнения обязательств по ним. Организация закупок согласно 44-ФЗ.

•    Учёт и регистрация арендаторов, продавцов, торгово-складских мест и договоров на рынках;
•    автоматическое формирование реестров договоров;
•    контроль сроков договоров и аналитика.

4. Управление розничными рынками

Учёт и регистрация арендаторов, продавцов, торгово-складских мест и договоров на рынках. Расчёт стоимости аренды. Реестры. Контроль сроков.

Из одной карточки — работа с договором и отправка на подписание внешним контрагентам по системе Диадок. Получение ответов от системы Диадок. Получение документов из Диадок.

5. Интеграция с Диадок

Из одной карточки — работа с договором и отправка на подписание внешним контрагентам по системе Диадок. Получение ответов и документов от Диадок.

В досье хранятся документы контрагента и результаты проверки благонадежности в Контур-Фокус. Актуальность данных по благонадежности проверяется ежегодно.

6. Проверка контрагентов

В досье хранятся документы контрагента и результаты проверки благонадежности в Контур-Фокус. Актуальность данных по благонадежности проверяется ежегодно.

Работа с документами в Docsvision: добавление файлов в карточку, версионность, сравнение версий договора

Создание единого банка договоров, отсутствие потерь документов (в том числе промежуточных вариантов проектов договоров).
Быстрое и прозрачное согласование договоров на любом этапе.
Организация взаимосвязи с другими бизнес-процессами по бесшовной технологии: например, делопроизводство, претензионно-исковая работа, организационно-распорядительная документация.
Моментальный поиск договоров и сопроводительных документов.
Контроль в различных аналитических разрезах: по исполнителям, по согласующим лицам, по подразделениям, по срокам согласования / подписания, по контрагентам, по суммам, по статьям бюджета и т.д.
Формирование печатной формы листа согласования для подписания у топ-менеджеров .
Оперативное информирование руководства о договорной работе в компании: какие из действующих договоров требуют продления, где требуется ускорить согласование и подписание.
Снижение риска срыва сроков, как результат автоматического контроля по срокам действия договора, автоматических уведомлений.
Единый порядок работы с договорами с соблюдением корпоративных стандартов.
Обеспечение планирования и контроля работ по договорам, контроль поручений.

Закажите демонстрацию

Специалисты отдела развития бизнеса порекомендуют решение и назначат время.

Разработка проектов договоров

Регистрируйте и согласуйте в системе заявки на разработку проектов договоров, прикрепляйте документы, необходимые для составления договора (сметы, технические задания и т.д.). Фиксируйте даты поступления документов каждого вида.

Контроль сроков и состояния договора

Контролируйте сроки разработки и согласования договоров. Отслеживайте стадии/статусы договоров: в разработке, на согласовании, подписаны, действуют, срок действия закончится 14 дней.

Согласование и редактирование договора

Настраивайте любые маршруты согласования (параллельные, смешанные) и согласовывайте с каждым лицом отдельно. Просматривайте замечания и комментарии согласующих лиц. Система сохранит все версии документа. Сформирует и распечатает лист согласования договора по утверждённой форме, отправит на ознакомление.

Создание и работа с договором

Создавайте договор на основе шаблона из библиотеки, формируйте печатную форму. Система фиксирует данные: регистратор, состояние (подготовка, действует, завершен), подписант, вид договора (расходный, доходный), тип договора (согласно внутренним регламентам), дата подписания, срок действия, сумма, статья бюджета, контрагент и т.п.. Полный перечень регистрационных полей настраивается по результатам предпроектной диагностики. Изменения автоматически фиксируются в карточке договора.

Оповещения по срокам договора

Система автоматически оповестит об окончании сроков договора, продлит договор при указании нового срока в дополнительном соглашении. При фиксации отправки договора контрагенту для подписания система проконтролирует сроки возврата оригинала документа.

Единая база договоров

Система гарантирует юридическую значимость и информационную защиту подписанного документа: гибкие настройки доступа, применение электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Автоматически формируйте реестр подписанных договоров. Храните недействующие договоры в архиве. Осуществляйте поиск договоров по основным реквизитам. Формируйте отчёты в системе. Создавайте сортировки и выборки: доходные/ расходные, действующие/ архивные и т.п.

Все функции системы

Регистрация заявки на разработку проекта договора.

Согласование и утверждение заявки.

Создание договора на основе шаблона, формирование печатной формы.

Фиксация данных: регистратор, состояние договора, подписант, вид договора и др.

Автоматический журнал изменений в карточке договора.

Регистрация проекта договора, прикрепление дополнительных документов, фиксация даты поступления документа каждого вида.

Контроль сроков разработки и согласования договоров.

Контроль стадий/статусов договоров: в разработке, на согласовании, подписаны, действуют, срок действия закончится 14 дней.

Интеграция с Диадок.

Проверка контрагентов.

Согласование договора каждым согласующим лицом.

Любые маршруты согласования (параллельные, смешанные).

Управление версиями договоров. 

Поддержка просмотра замечаний и комментариев каждого согласующего лица.

Формирование и печать листа согласования договора по утверждённой форме.

Отправка на ознакомление.

Фиксация отправки договора контрагенту для подписания. 

Контроль сроков возврата оригинала документа.

Гарантия юридической значимости и информационной защиты подписанного документа.

Гибкие настройки доступа, ЭП.

Автоматический контроль сроков действия договора.

Автоматическое продление сроков.

Функции управления розничными рынками.

Прикрепление дополнительного соглашения.

Автоматическое продление договора при указании нового срока в дополнительном соглашении.

Ведение реестра подписанных договоров, архива договоров.

Поиск договоров по основным реквизитам.

Автоматические сортировки и выборки: доходные/расходные, действующие/архивные и т.п..

Автоматическое формирование отчётов.

Предпросмотр файлов документов.

Библиотека шаблонов договоров.

Сбор сведений о предстоящих закупках. 

Регистрация проектов закупок.

Подготовка закупки к размещению на торговых площадках.

Регистрация контрактов по итогам закупки.


Дополнительно настраивается:

дополнительные регистрационные поля;

интеграция с Диадок;

сервис проверки контрагентов;

интеграция с внутренними и внешними  информационными системами: делопроизводство, управление проектами, 1С, SAP и др., «RKIT: Управление доверенностями»;  

специализированные отчёты, диаграммы, в том числе  в корпоративном стиле заказчика. 


Систему используют

Администрация города Иркутска

Зам. руководителя аппарата по информационным технологиям
Харлов Алексей Викторович

Вся деятельность администрации Иркутска основывается на процессах, которые проходят в СЭД.

Европейская компания

Компания "РКИТ" на платформе Docsvision
реализовала бизнес-процессы по подготовке и электронному согласованию: 
·         договоров;
·         заявок на командировку;
·         заявок на выдачу средств;
·         заявок на оплату.
Автоматизировали выгрузку данных из 1С по контрагентам, проектам, подразделениям. Для учета проверки благонадежности контрагента создали специальный ресурс с досье контрагентов. 

Вместе с этим решением используют

Управление претензионно-исковой работой и актами госорганов

Конструктор согласований