Разработка и внедрение прикладного решения "Согласование договоров"

Разработка и внедрение прикладного решения "Согласование договоров"

Справка о компании ООО «Востокгеология»

  • Особенности

    Ситуация, с которой столкнулись юристы «Востокгеологии» — затянутое согласование договоров и невозможность проследить, кто и на каком этапе тормозит этот процесс. 
  • Задачи

    1. Организация учёта договоров;

    2. Консолидация информации по каждому договору;

    3. Безопасное хранение и возможность быстрого поиска информации;

    4. Отслеживание маршрута и сроков согласования договоров;

    5. Предоставление данных по контрагентам.

Описание проекта
В течение одного месяца специалисты RKIT Group реализовали решение на платформе Docsvision с учётом специфики деятельности Заказчика.

Особенностью проекта стало то, что из-за географической удаленности Заказчика — ООО «Востокгеология» находится в Забайкальском крае, а RKIT Group в Иркутске — разработка СЭД велась дистанционно. По условиям договора, компания RKIT Group передала готовое решение Заказчику для самостоятельного внедрения, а затем удалённо осуществляла методологическую поддержку и техническое сопровождение проекта.

Для этого специалисты RKIT Group разработали подробные инструкции по развёртыванию системы, обучающие видеоролики для сотрудников компании-Заказчика, а также вели консультации по телефону и электронной почте. Выезд специалиста RKIT Group потребовался только на завершающей стадии проекта для проведения обучения пользователей и подготовки к дальнейшему развитию системы.

Система электронного документооборота на платформе Docsvision в компании ООО «Востокгеология» запущена в промышленную эксплуатацию. 
  • Результаты

    • Решение позволило ускорить документооборот внутри юридической службы и согласование договоров с другими подразделениями компании. 
    • Система информирует, у какого сотрудника сколько времени на согласовании находится договор. 
      К каждому договору прикреплён пакет сопроводительных документов. 
    • Быстрый поиск позволяет легко формировать отчеты по взаимодействию с контрагентами. 
    • Функция автоматического напоминания обеспечивает контроль над сроками исполнения договорных обязательств. 
    • Благодаря слаженной работе специалистов RKIT Group и проектной группы ООО «Востокгеология», решение было запущено в опытную эксплуатацию в течение 2 недель. 
    • Дистанционное взаимодействие позволило интегратору сократить время разработки, а Заказчику — сэкономить на внедрении.