Разработка и внедрение системы управления документами и процессами на платформе Docsvision в Администрации г. Иркутска

Разработка и внедрение системы управления документами и процессами на платформе Docsvision в Администрации г. Иркутска

Справка об Администрации г. Иркутска

Результаты автоматизации

В данный момент в системе работают 1200 человека: все структурные подразделения администрации, все сотрудники, работающие на АРМ, включая руководителей и вице-мэров.

Автоматизировано 10 крупных управленческих процессов:

  1. Входящая корреспонденция: учёт, исполнение, контроль. Несмотря на то, что документы поступают в разные комитеты Администрации, они обрабатываются в единой системе: все входящие письма структурируются, каждое имеет уникальный номер, исключена потеря документов, сотрудники находят письма по любому известному реквизиту.
  2. Исходящая корреспонденция: создание проекта, в том числе в ответа на входящий, согласование, визирование, регистрация. Руководитель может назначить нескольких исполнителей и выбрать среди них ответственного, проследить всю цепочку перепоручений и сегментацию задач.
  3. Согласование, рассмотрение, исполнение, контроль внутренних служебных писем. За период с 2014 по 2019 год объем служебной переписки через систему вырос в 10 раз. (См. рис. 1 Динамика обработки документов в системе "Административное делопроизводство" 2014-2016 гг). Настроен реальный электронный обмен документами между подразделениями администрации.
  4. Согласование, регистрация, рассылка, исполнение, контроль распорядительных документов.
  5. Поддержка работы высшего административного комитета Администрации г. Иркутска (ВАК). В системе ведется планирование, подготовка заседаний, учёт решений. По итогам заседания секретарь направляет рассылку участникам с принятыми решениями, поручениями и указанием ответственных должностных лиц. Руководители в системе контролируют исполнение поручений. По итогам работ формируется отчет, который выносится на обсуждение на следующем совещании.
  6. Рабочие совещания – подготовка совещания, формирование повестки, учёт решений, рассылка, исполнение, контроль.
  7. Управление делами – регистрация исков, предписание, планирование работ, учёт судебных документов, контроль. Из-за того что юристы находились территориально в разных районах города и не имели единой площадки для обмена информацией, они физически не успевали своевременно реагировать на акты и предписания контролирующих инстанций, администрация несла материальные убытки.
В 2015 году для юристов администрации компания RKIT разработала подсистему «Управление делами». Сегодня юрисконсульты администрации работают в единой информационной среде, подсистема позволяет им моментально обмениваться информацией, контролировать исполнение предписаний. Напоминает о сроках обжалования акта, предписания, о судебном заседании. Помогает выстроить индивидуальный и коллективный графики работы. Юристы оперативно реагируют на действия различных инспекций, предупреждая штрафы и репутационные потери.

8. Обращение граждан, депутатов и организаций — регистрация обращений, распределение по ответственным подразделениям, создание поручений, контроль их исполнения, подготовка ответа заявителю. Совместно с интегратором сотрудники администрации структурировали номенклатуру дел: выделили виды и типы документов — обращения граждан, обращения организаций, депутатов, распорядительные документы вышестоящей организации. В зависимости от вида, типа система документооборота направляет документ по разным маршрутам согласования и исполнения документов. Автоматический контроль сроков помогает сотрудникам укладываться в 30-дневный интервал и даже раньше отвечать на запросы граждан, организаций и депутатов.

9. Интеграция с ССТУ: автоматическое формирование отчетов и выгрузка данных о ходе и результатах обращений граждан на портал ССТУ.РФ.

10. Архивный фонд — автоматическое распознавание скан-копий документов, автоматическая каталогизация, формирование дел, описей дел, справок, отчетов, выписок. Система помогает быстро находить архивные данные среди 300 тысяч документов постоянного хранения. Благодаря механизмам распознавания система сама узнает отсканированные документы, каталогизирует и типизирует их. Сотрудники архива только проверяют корректность заполнения данных. Электронный «Архивный фонд» позволит архивариусам быстро предоставлять информацию, копии архивных документов по запросу заявителя. Важно, что сотрудники смогут формировать справки, выписки, отчеты без ручного ввода, просто выбрав нужные документы и нужные формы. А значит, выше скорость обработки запросов, исключена вероятность ошибки.

1. Все процессы были тиражированы на подразделения с учетом их специфики в течение 1-2 лет. Система непрерывно развивается в течение 7 лет. 
2. Разработана методика тиражирования, снизившая стоимость владения системой: специалисты администрации тиражируют систему, обучают пользователей без привлечения подрядчиков. 
3. Проведено комплексное обновление СЭД, что обеспечило не только дальнейшее активное использование, но и развитие СЭД. Так в 2019 года запущен в тестовую эксплуатацию web-клиент (20 пользователей). Планируется подключение всех пользователей к web-клиент в 2019-20 гг, сотрудники администрации смогут работать с документами и поручениями через web-интерфейс, в том числе с мобильных устройств.
4. Разработана методика проведения испытаний, позволившая повысить производительность единой системы юридически значимого документооборота без остановки системы. В 2018 году проведена оптимизация производительности и обновление системы до версии Docsvision 5.4 , что обеспечило не только дальнейшее активное использование, но и активное развитие системы.