Проект был начат в 2012 году, когда существующая СЭД в администрации города Иркутска перестала соответствовать предъявляемым требованиям.
1. Устаревшая система «Гран-док»: система не поддерживалась разработчиком, её нельзя было развивать самостоятельно.
На момент старта проекта в администрации была развернута СЭД «Гран-док». В системе работали только руководители. Тиражировать ее, включить в работу рядовых сотрудников администраторы не могли, так как система была жестко привязана к использованию ЭЦП, требовала электронной подписи на всех этапах разработки и согласования документа. Разработчик прекратил поддержку системы. Закрытые протоколы API не позволяли сотрудникам администрации развивать систему самостоятельно.
2. Обращения граждан: 30 дней, отведенных по закону, не хватало на подготовку ответа заявителям.
Законодательно установлен срок ответа в 30 дней. В бумажном виде обращения поступали в администрацию, перепоручались исполнителям, иногда одновременно в несколько подразделений, невозможно было отследить срок их обработки. При нарушении сроков заявители получали услугу несвоевременно, а к сотрудникам администрации применялись дисциплинарные взыскания.
3. Поручения руководства: руководители не могли работать в режиме предупредительного контроля.
Если поручение направлялось в несколько подразделений, невозможно было получить обратную связь, посмотреть, как работают исполнители и оценить итог работ.
Отчет по работам можно было выгрузить из программы «Гран-док», но он представлял собой простой перечень операций с документом. Невозможно было понять, сколько документ обрабатывается, кто из сотрудников вовремя выполнил поручение, кто задерживается и по какой причине.
4. Трудоёмкие, рутинные операции: сотрудники теряли время на поиск и доставку документов.
Большая часть документов существовала в бумажном виде, все коммуникации между отделами происходили путем физической доставки документов из одного подразделения в другое либо по электронной почте. Найти документы в отсканированном виде в файловых системах было невозможно. На все это уходило до 50% рабочего времени сотрудников.
Критерии выбора данного решения
К платформе предъявлялись требования: соответствие законодательству РФ по обеспечению безопасности данных и защиты информации. Открытые протоколы API. Техническая поддержка вендора. При выборе решения определяющую роль играли функциональные возможности, в том числе по интеграции с существующей СЭД «Гран-док». Учитывались опыт интегратора по разработке и внедрению СЭД для госорганизаций, а также комплексных решений для холдинговых структур.
В конкурсе победила компания RKIT, которая представила собственное решение «Административное делопроизводство» на платформе Docsvision.
В данный момент в системе работают 1200 человек: все структурные подразделения администрации, все сотрудники, работающие на АРМ, включая руководителей и вице-мэров.
Автоматизировано 10 крупных управленческих процессов:
Обеспечен эволюционный переход от устаревшей системы Гран-док к комплексной системе электронного документооборота на платформе Docsvision.
Руководству предоставлены инструменты прогнозного анализа и управления муниципалитетом в режиме реального времени.
Настроена система обратной связи от конечных исполнителей, руководитель видит и контролирует загрузку сотрудников. Сокращена должность контролер, так как система помогает руководителям напрямую контролировать исполнение поручений.
Организована групповая работа.
Внутренние регламенты и процедуры соблюдаются независимо от человеческого фактора. Например, если новый специалист не знает, кому направить отчет на согласование, система по типу отчета определит маршрут согласования и согласующих лиц. Если руководитель отсутствует, система направит документ заместителю.
Разработан «Личный помощник», напоминающий сотруднику, сколько у него новых, просроченных, приближающихся к исполнению задач.
Администрация города Иркутска
Обновление СЭД, внедрение веб клиента
Обновление СЭД, внедрение веб клиента
2019-2020
Подробнее
Администрация города Иркутска
Оптимизация автоматизированной системы управления документами и процессами на платформе «Docsvision»
август 2018 - ноябрь 2018
Подробнее
Администрация города Иркутска
Поэтапная комплексная автоматизация комитетов Администрации
Последовательное наращивание функциональности, начиная с пилотного проекта
октябрь 2012 - ноябрь 2012
Подробнее
Администрация города Иркутска
Архивный фонд Администрации города Иркутска
Подробнее
