Автоматизируйте управление внутренними нормативными документами в соответствии со стандартами ISO, требованиями законодательства РФ и внутренними регламентами. Планируйте разработку инструкций, положений, СТП, формируйте план-график, согласовывайте проекты документов в срок. Настройте процедуру ознакомления сотрудников с документацией с легитимным подтверждением ознакомления. Предоставьте всем сотрудникам доступ к актуальным документам в электронном виде в системе Docsvision и на корпоративном портале. Формируйте отчеты для контролирующих органов и руководства по фонду нормативных документов компании.
Решение зарегистрировано в реестре отечественного ПО № 5221.
Регистрация в фонде, актуализация. Мониторинг, контроль, анализ исполнения, отчетность.
Регистрация и анализ инициатив. Формирование, согласование, утверждение Плана-графика. Организация исполнения Плана-графика, контроль.
Регистрация проектов документов, управление согласованием.
Регистрация проектов РД, управление согласованием.
Размещение ЛНД на портале.
Инициируйте разработку нормативных документов через систему. Автоматически формируйте план-график по разработке/актуализации ЛНД. В рабочем месте сотрудника отдела по работе с ЛНД контролируйте его исполнение, контролируйте подразделения, как идёт согласование проектов РД. Отдельный блок посвящен отчетности, все отчеты формируются автоматически, большое внимание уделено поисковым возможностям.
В системе хранится вся история работы с документом и информация по нему: когда и кем разработан, согласован и утвержден, предыдущие версии, приложения, изменения, распорядительный документ о вводе в действие, лист согласования. Система обеспечивает управляемый доступ пользователей к базе данных ЛНД: документ видит, распечатывает, копирует только тот, кто имеет на это право.
Отправляйте проект ЛНД на согласование. Постановщик задач может установить жесткий регламент по срокам и зашить маршруты в систему. В любой момент можно видеть конечный срок завершения согласования и по необходимости принимать дополнительные шаги для ускорения процесса. Например, напомнить через систему согласующим лицам о документе.
В карточке ЛНД хранятся все документы, с ним связанные: сам ЛНД, предыдущие версии, приложения, изменения, распорядительный документ о вводе в действие, лист согласования. Родственные документы связываются друг с другом при помощи специальной утилиты. Форма отображения связей между ЛНД автоматически показывает, какие документы необходимо актуализировать при изменении остальных.
Ознакомление с новым ЛНД может проводиться разными способами: через систему (удобно тем, что можно собрать подтверждения с персонала вплоть до электронной подписи), через отправку приказа о вводе по электронной почте, через корпоративный портал (сотрудник при входе на портал видит все новые и обновленные НД) и через рассылку ответственным по системе (они ознакамливают сотрудников путем сбора подписей в листе ознакомления).
Для крупных холдингов с распределённой филиальной структурой характерно, когда ЛНД из головной компании направляется на обсуждение в филиалы. Филиал не участвует в разработке напрямую, а лишь дает комментарии. Цикл может повторяться. Затем уже утвержденный документ спускается в филиал.
Доксвижн позволяет бесшовно соединять различные бизнес-процессы в одной системе. Когда проект ЛНД согласован, исполнитель создаёт приказ для ввода в действие ЛНД. Все входящие исходящие документы ответственного сотрудника размещаются также в его рабочем месте. В личную папку сотрудника поступают все задания на ознакомления, поручения.
Весь ход согласования отображается визуально в живой инфографике. Такой интерфейс позволяет оценить визуально, что происходит с документом. По клику открывается файл (подготовленная исполнителем версия, замечания).
Систему используют
АО «Ангарская нефтехимическая компания»
ПАО "Верхнечонскнефтегаз"
Управление локальной нормативной документацией в ПАО "Верхнечонскнефтегаз"
Подробнее
АО «Ангарская нефтехимическая компания»
Управление локальной нормативной документацией на корпоративном портале
Подробнее
АО «Ангарская нефтехимическая компания»
Адаптация бизнес-процессов и актуализации ЛНД
Подробнее
Вместе с этим решением используют
Контролы РКИТ повышают удобство работы с Docsvision 
