Управление локальными нормативными документами

Управление локальными нормативными документами

Система автоматизирует все стадии жизненного цикла локально-нормативной документации (ЛНД): от планирования до мониторинга, контроля и отчётности. Помимо этого включает в себя электронную библиотеку действующих ЛНД на портале (в виде сайта). Обеспечивает ролевой доступ к информации. Предоставляет широкие возможности поиска и формирования отчётности.

Инфографика согласования локальной нормативной документации

Весь ход согласования отображается визуально в живой инфографике. Такой интерфейс позволяет оценить визуально, что происходит с документом. По клику открывается файл (подготовленная исполнителем версия, замечания).

Компоненты системы

Регистрация в фонде, актуализация. Мониторинг, контроль, анализ исполнения, отчетность.

1. Библиотека нормативных документов

Регистрация в фонде, актуализация. Мониторинг, контроль, анализ исполнения, отчетность.

Выявление потребности в разработке, актуализации.
Регистрация и анализ инициатив.
Формирование, согласование, утверждение Плана-графика.
Организация исполнения Плана-графика, контроль.

2. Планирование разработки и актуализации ЛНД

Регистрация и анализ инициатив. Формирование, согласование, утверждение Плана-графика. Организация исполнения Плана-графика, контроль.

Регистрация проектов документов, управление согласованием.

3. Создание и согласование ЛНД

Регистрация проектов документов, управление согласованием.

Регистрация проектов РД, управление согласованием.

4. Создание и согласование распорядительной документации (РД)

Регистрация проектов РД, управление согласованием.

Размещение ЛНД на портале.

5. Фонд актуальных ЛНД на портале

Размещение ЛНД на портале.

Закажите демонстрацию

Специалисты отдела развития бизнеса порекомендуют решение и назначат время.

Планирование разработки/ актуализации ЛНД

Инициируйте разработку нормативных документов через систему. Автоматически формируйте план-график по разработке/актуализации ЛНД. В рабочем месте сотрудника отдела по работе с ЛНД  контролируйте его исполнение, контролируйте подразделения, как идёт согласование проектов РД. Отдельный блок посвящен отчетности, все отчеты формируются автоматически, большое внимание уделено поисковым возможностям.

Безопасность

В системе хранится вся история работы с документом и информация по нему: когда и кем разработан, согласован и утвержден, предыдущие версии, приложения, изменения, распорядительный документ о вводе в действие, лист согласования. Система обеспечивает управляемый доступ пользователей к базе данных ЛНД: документ видит, распечатывает, копирует только тот, кто имеет на это право.

Согласование проекта ЛНД

Отправляйте проект ЛНД на согласование. Постановщик задач может установить жесткий регламент по срокам и зашить маршруты в систему. В любой момент можно видеть конечный срок завершения согласования и по необходимости принимать дополнительные шаги для ускорения процесса. Например, напомнить через систему согласующим лицам о документе.

Анализ связанных ЛНД

В карточке ЛНД хранятся все документы, с ним связанные: сам ЛНД, предыдущие версии, приложения, изменения, распорядительный документ о вводе в действие, лист согласования. Родственные документы связываются друг с другом при помощи специальной утилиты. Форма отображения связей между ЛНД автоматически показывает, какие документы необходимо актуализировать при изменении остальных.

Процедура ознакомления

Ознакомление с новым ЛНД может проводиться разными способами: через систему (удобно тем, что можно собрать подтверждения с персонала вплоть до электронной подписи), через отправку приказа о вводе по электронной почте, через корпоративный портал (сотрудник при входе на портал видит все новые и обновленные НД) и через рассылку ответственным по системе (они ознакамливают сотрудников путем сбора подписей в листе ознакомления).

Возможность обсуждения документа

Для крупных холдингов с распределённой филиальной структурой характерно, когда ЛНД из головной компании направляется на обсуждение в филиалы. Филиал не участвует в разработке напрямую, а лишь дает комментарии. Цикл может повторяться. Затем уже утвержденный документ спускается в филиал.

Комплексное управление бизнес-процессами

Доксвижн позволяет бесшовно соединять различные бизнес-процессы в одной системе. Когда проект ЛНД согласован, исполнитель создаёт приказ для ввода в действие ЛНД. Все входящие исходящие документы ответственного сотрудника размещаются также в его рабочем месте. В личную папку сотрудника поступают все задания на ознакомления, поручения.

Систему используют

АО «Ангарская нефтехимическая компания»

Функциональные специалисты

Портал разработан по стандартам НК «Роснефть» компанией RKIT в тесном взаимодействии с ИТ-службой и отделом нормативного обеспечения АНХК.  Налажена интеграция с  системой электронного документооборота: разработка документации и управление фондом 5000 документов ведется в СЭД Docsvision, а на корпоративном портале ежедневно автоматически публикуются  новые и измененные документы.  При этом автоматически удаляются документы, утратившие силу. Таким образом, около 3000 сотрудников предприятия имеют постоянный доступ к  действующим нормативным документам: инструкциям, положениям, стандартам предприятия.  Соблюдаются требования по документационному обеспечению бизнеса согласно стандарту ISO.

Никишин Андрей Николаевич

начальник отдела развития систем управления ПАО «Верхнечонскнефтегаз»

В рамках обмена опытом мы провели встречу совместно с руководителями Ангарской нефтехимической компании, которые занимаются разработкой ЛНД, и приняли во внимание положительный опыт коллег: на их площадке система «Управление локальными нормативными документами», разработанная компанией RKIT Group на платформе Docsvision, успешно работает уже несколько лет.

Вместе с этим решением используют

Управление договорами