До обращения в RKIT в компании «Универсальные пищевые технологии» не была настроена автоматизация базового делопроизводства и договорной деятельности: часть документов формировалась в 1С, часть — подписывалась только в бумажном варианте. Архива как единой управляемой структуры не существовало. История принятия решений не фиксировалась системно. Контроль исполнительской дисциплины зависел от конкретных людей.
Работа с документацией велась разрозненно и сопровождалась рядом ограничений:
выпуск и учёт доверенностей (в том числе МЧД) осуществлялись вне единого цифрового контура, отсутствовал оперативный контроль статусов доверенностей, сроков их действия и факта отзыва;
согласование служебных записок, организационно-распорядительных документов, заявок, входящих и исходящих документов выполнялось вручную либо с использованием частично автоматизированных инструментов;
маршруты согласования не были унифицированы и могли зависеть от неформальных договорённостей;
отсутствовала интеграция с внешними сервисами ЮЗДО (в частности, с Диадок, Контур.Доверенность);
контроль исполнения, ознакомления и архивирования документов был затруднён и не всегда фиксировался системно.
Такие ограничения снижали управляемость и прозрачность процессов принятия решений, приводили к рискам использования недействительных доверенностей и связанными с таким подписанием последствиями, техническим ошибкам при подготовке и отправке документов, а также могли затягивать согласование документов .
До привлечения подрядчика, команда «Универсальных пищевых технологий» провела серьёзную предварительную работу. Директор по информационным технологиям Евгений Павлов:
Интересно, что в ходе проекта матрица претерпела более десяти итераций. То есть проект позволил компании детально переработать свои процессы документооборота.«Были проведены внутренние интервью с ответственными сотрудниками, описаны текущие процессы, выявлены реальные центры принятия решений. В некоторых случаях мы прилагали усилия, чтобы определить, кто является ответственным за тот или иной процесс.
В результате получилась объёмная матрица согласования, которая описывала то, какой компания хотела видеть систему. Это позволило не просто привести в норму текущую ситуацию, а заложить основу для оптимизации».
Компания рассматривала несколько платформ электронного документооборота, включая решения лидеров рынка СЭД. В итоге выбор пал на систему Docsvision.
Одним из ключевых факторов стали готовые интеграции с сервисами экосистемы Контур. Для компании было принципиально важно обеспечить юридически значимый электронный документооборот и работу с машиночитаемыми доверенностями без сложных самостоятельных доработок.
Что касается выбора интегратора, важным аргументом стала универсальность команды RKIT и практический опыт реализации подобных комплексных решений.
Изначально Заказчик планировал автоматизировать договорную деятельность и делопроизводство в рамках типовых модулей системы Docsvision, однако в ходе предпроектного анализа было выявлено, что стандартные модули системы не всегда соответствуют бизнес-требованиям. Значительная часть карточек документов и бизнес-процессов требовала доработок и адаптации под реальные сценарии работы.
В рамках проекта были поставлены следующие задачи:
при выборе платформ соответствовать актуальному тренду импортозамещения в России, включая оценку перспектив дальнейшего развития;
автоматизировать выпуск, согласование, подписание и учёт доверенностей, включая МЧД;
настроить поддержку различных типов договоров (доходные, расходные, NDA, доп. соглашения);
реализовать контроль подписания разными видами подписей (бумажные документы и подписанные ЭП);
настроить интеграции с внешними системами и сервисами (1С, Контур.Фокус, Контур.Диадок, Контур.КЦР, Контур.Доверенности);
настроить маршруты согласования в соответствии с принятой матрицей, предусмотреть возможность изменения маршрутов в зависимости от типа договора;
обеспечить контроль статусов документов и действий пользователей;
обеспечить связь документов с карточками проектов;
минимизировать ручной труд и исключить ошибки, связанные с человеческим фактором;
создать основу для дальнейшего масштабирования системы.
Одной из главных целей проекта являлась автоматизация договорной деятельности. Но договору предшествует цепочка действий: поиск партнёра, переговоры, подготовка условий. Поэтому в рамках цифровизации был реализован не только договорной блок, но и карточка проекта. Появилась возможность связать проект, задачи, договор, дополнительные соглашения и сопутствующие документы в единую структуру. Это обеспечило прозрачность всей истории взаимодействия с контрагентами.
Особое значение в рамках проекта уделили автоматизации работы с доверенностями. В системе реализован единый механизм работы с бумажными и машиночитаемыми доверенностями. Выпуск, согласование, подписание и регистрации переведены в электронный формат с использованием интеграции с сервисом Контур.Доверенности. Решение обеспечило юридическую значимость доверенностей, снизило риски использования недействительных документов и повысило прозрачность контроля сроков действия и отзыва. Все операции с доверенностями стали фиксироваться в системе, а статус каждой доверенности отслеживается в режиме реального времени.
Для входящих документов была настроена регистрация с присвоением уникального номера, фиксацией даты поступления, отправителя и ответственного исполнителя. Документы направляются по настроенным маршрутам на рассмотрение и исполнение.
Для исходящих документов была реализована процедура подготовки, согласования, подписания и регистрации перед отправкой контрагентам. В зависимости от сценария документ может быть подписан электронной подписью либо оформлен в бумажном виде. После регистрации в системе сохраняется история согласования и подписания, что обеспечивает возможность последующего контроля и анализа.
Основная информация для сотрудника по его документам теперь отображается в личном кабинете в одном окне.
Также были реализованы интеграции с Контур.Диадок для обмена юридически значимыми электронными документами и с Контур.Фокус для проверки контрагентов.
Критически важной стала интеграция с 1С. Для пользователей принципиально, чтобы, работая в 1С, они видели актуальный статус договора в системе электронного документооборота. Например, при формировании заявки на расход денежных средств сотрудник может сразу увидеть, согласован ли договор и на каком этапе он находится. Работа в режиме одного окна повышает скорость принятия решений.
Отдельное внимание было уделено организационно-распорядительным документам, служебным запискам. Все процессы также получили формализованные маршруты согласования и фиксируемую историю действий.
Используемое программное обеспечение соответствует требованиям политики импортозамещения. Система развёрнута и функционирует в среде операционной системы Linux и системы управления базами данных PostgreSQL. При выборе компания исходила из понимания, что политика импортозамещения — стратегический тренд, и переход на отечественные и открытые решения необходим.
По словам Директора по информационным технологиям Евгения Павлова, были реализованы не только запланированные процессы, но и дополнительно оптимизированы многие из них. Типовые маршруты согласования были переработаны, устранены избыточные этапы, уточнены роли.
Были реализованы гибкие маршруты согласования для служебных записок, исходящих и входящих документов, претензионной документации, организационно-распорядительных документов и заявок. Система автоматически направляет документы соответствующим участникам процесса, учитывая вид документа, роль пользователя и выбранный сценарий подписания. В результате сократилось время прохождения документов по маршрутам согласования, а также снизилось количество ошибок, связанных с человеческим фактором.
Внедрены различные способы подписания документов, включая ЭП и подписание на бумажном носителе. При этом все действия пользователей фиксируются в системе, что обеспечивает прозрачность и возможность последующего контроля.
Проект позволил Заказчику перейти от разрозненного и частично ручного документооборота к единой управляемой цифровой системе. В результате система обеспечивает полный контроль жизненного цикла документов — от момента их создания до подписания, регистрации, исполнения и последующего архивирования.
Проект передан в промышленную эксплуатацию. Сотрудники постепенно осваиваются, появляются новые инициативы по развитию.
В настоящее время система находится на сопровождении технической поддержки RKIT, предусмотрена возможность дальнейшей доработки и донастройки функционала с учётом изменяющихся бизнес-процессов и новых требований Заказчика.
В дальнейшем планируется расширение функциональности системы, рассматривается возможность интеграции в систему AI и реализация кадрового электронного документооборота (КЭДО).
