Делопроизводство Docsvision 5

Электронное делопроизводство в соответствии с ГОСТами и стандартами ИСО. Автоматизируйте работу с входящей и исходящей корреспонденцией, внутренними документами (приказами, служебными записками, распоряжениями и т. д.). Согласуйте документы в электронном виде, выдавайте поручения,  проверяйте результат, контролируйте сроки. Находите любой документ в электронной базе. Формируйте моментальные отчёты. 

Компоненты системы

  • Быстрая регистрация входящих писем;
  • выдача поручений по ним;
  • напоминание о сроках;
  • контроль подчинённых, мониторинг работы в реальном времени;
  • автоматическое заполнение реквизитов для исходящих писем;
  • создание исходящего письма на фирменном бланке;
  • согласование писем в электронном виде;
  • автоматическое создание листа согласования.

1. Управление входящими/ исходящими

Регистрация входящих писем и выдача поручений. Автоматическое заполнение и электронное согласование исходящих писем. Привязка переписки к одной карточке.

  • Автоматическое создание служебных записок по шаблону;
  • согласование в электронном виде;
  • различные маршруты согласования;
  • мониторинг исполнения служебной записки в режиме он-лайн;
  • информирование участников процесса обо всех изменениях.

2. Управление служебными записками

Автоматическое создание служебных записок по шаблону, согласование в электронном виде, подписание ЭП.

  • Регистрация поручений руководства;
  • рассылка на исполнение;
  • мониторинг исполнения в реальном времени;
  • видны все исполнители (ответственные, соисполнители, сотрудники, которым перепоручена задача);
  • моментальный поиск по реквизитам;
  • напоминание о сроках исполнителям;
  • аналитические отчёты по работе отдельных сотрудников и опдразделений.

3. Организационно-распорядительная документация

Регистрация приказов и поручений, электронный архив с отчётами и поиском, рассылка сотрудникам, контроль ознакомления и исполнения.

Электронная подпись на документе

Быстрое взаимодействие между сотрудниками с соблюдением корпоративных регламентов и инфобеза.
Контроль исполнения поручений и задач в реальном времени.
Экономия времени за счёт автоматизации рутины.
Оперативное управление компанией: система вычисляет данные для отчётов и ключевые показатели.
Документооборот автоматически ведётся с соблюдением корпоративных стандартов и ГОСТов (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ 51141-98, ГОСТ Р 54471-2011).
Взаимозаменяемость сотрудников: система помогает быстро войти в курс дела, действия с документами регламентированы, ошибки исключены.

Закажите демонстрацию

Специалисты отдела развития бизнеса порекомендуют решение и назначат время.

Письма, приказы, распоряжения

Регистрируйте  корреспонденцию, внутреннюю и организационно-распорядительную документацию. Работайте со всеми типами документов (Microsoft Оffice, PDF и др.). Используйте готовые шаблоны. Настраивайте шаблоны под ваш корпоративный стиль.

Защищенный быстрый обмен документами

Каждому сотруднику назначаются права доступа и ограничения на чтение, редактирование, печать документов. Трехуровневая модель безопасности. Любой документ и действие можно подписать ЭП.

Структурированное хранение

Все документы распределяются по папкам. Моментально находите любой документ, создайте отчёт для руководства. Просматривайте документы своего подразделения. Создавайте личные подборки.

Оперативный контроль

Направляйте электронные поручения. Система напоминает о сроках руководителю  и исполнителю. Поручения приходят в личную папку сотрудника и по электронной почте. Если сотрудник ответит на поручение электронным письмом, приложит файлы, его ответ сохранится в системе RKIT в карточке поручения. Файлы можно отдельно согласовать в системе и в почте.

Интеграция с системами

Открытые протоколы API.  Настройте экспорт и импорт данных  других систем предприятия (например, 1C, ERP, Axapta) самостоятельно или с нашей помощью.  

Гибкое согласование

Согласовывайте документы в системе, по e-mail или в веб-интерфейсе. Воспользуйтесь готовыми маршрутами или настройте свой список согласующих и порядок согласования.  Сохраните маршрут в системе.

Работа с документами

Вносите изменения и замечания в документы: система сохраняет все версии с замечаниями согласующих лиц. Сравнивайте версии между собой. Формируйте электронные архивы заданного объема и отправляйте контрагентам прямо из системы.  

Все функции системы "Делопроизводство на Docsvision"

регистрация входящей и исходящей корреспонденции, служебных записок, приказов, распоряжений;

регистрация резолюций/поручений;

отслеживание истории переписки;

постановка документов на контроль;

поиск входящих и исходящих документов;

регистрация и отслеживание проектов исходящей корреспонденции;

отслеживание связей исходящей с входящей корреспонденцией;

настройка дополнительных категорий документов в «Дереве папок»;

преднастроенные маршруты согласования и настройка по выбору;

формирование журналов, реестра, отчётности по входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;

интеграция с другими информационными системами, уже внедрёнными на предприятии (например, 1С, MS Sharepoint, MS Outlook и др.);

автозаполнение реквизитов писем, служебных записок, ОРД в зависимости от того, в каком юрлице или подразделении вы создаёте документ; 

автозаполнение шаблонов документов вашим текстом;

создание единого структурированного банка документов ДОУ;

формирование печатной формы листа согласования для подписания у топ-менеджеров;

моментальный поиск по любым параметрам: где, когда создан, номер, регистратор, содержит слова и т.д.

моментальные отчёты по исполнительской дисциплине;

уведомления по срокам;

документооборот в территориально распределённых подразделениях, филиалах;

дополнительные типовые рабочие места (например, контролёр, регистратор, руководитель).

Систему используют

ОАО «Верхнечонскнефтегаз»

Зам. генерального директора — главный инженер
В.В. Владимиров

Благодаря использованию Docsvision, стала возможна оперативная обработка входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, появился эффективный инструмент контроля исполнения документов, заданий и поручений. При этом гибкость системы Docsvision позволяет организовать работу в соответствии с регламентами и политикой управления, которые приняты в нашей компании.
Специалисты компании «РКИТ» показали высокий уровень профессионализма с самого начала проекта. Отдельно хочется отметить скорость реакции на возникавшие в ходе внедрения вопросы и трудности — большинство вопросов решалось в течение одного рабочего дня, что также говорит о высоком профессиональном уровне вашей компании.

ЗАО ЗДК «Лензолото»

специалист аппарата генерального директора
Елена Долгерд

Система электронного документооборота ускорила поиск документов с нескольких часов до 2-5 минут и упростила их хранение. Благодаря системе мы ушли от проблемы дублирования информации: раньше мы вели регистрацию в 8 разных бумажных журналах, теперь есть единая база данных с единой простой регистрацией всех документов.