Базовое делопроизводство на Docsvision 5

Базовое делопроизводство на Docsvision 5

Система электронного делопроизводства автоматизирует работу с входящей и исходящей корреспонденцией, внутренними документами организации (приказами, служебными записками, распоряжениями и т. д.)

Компоненты системы

  • Быстрая регистрация входящих писем;
  • выдача поручений по ним;
  • напоминание о сроках;
  • контроль подчинённых, мониторинг работы в реальном времени;
  • автоматическое заполнение реквизитов для исходящих писем;
  • создание исходящего письма на фирменном бланке;
  • согласование писем в электронном виде;
  • автоматическое создание листа согласования.

1. Управление входящими/ исходящими

Регистрация входящих писем и выдача по ним поручений. Автоматическое заполнение и электронное согласование исходящих писем.

  • Автоматическое создание служебных записок по шаблону;
  • согласование в электронном виде;
  • различные маршруты согласования;
  • мониторинг исполнения служебной записки в режиме он-лайн;
  • информирование участников процесса обо всех изменениях.

2. Управление служебными записками

Автоматическое создание служебных записок по шаблону, согласование в электронном виде.

  • Регистрация поручений руководства;
  • рассылка на исполнение;
  • мониторинг исполнения в реальном времени;
  • видны все исполнители (ответственные, соисполнители, сотрудники, которым перепоручена задача);
  • моментальный поиск по реквизитам;
  • напоминание о сроках исполнителям;
  • аналитические отчёты по работе отдельных сотрудников и опдразделений.

3. Организационно-распорядительная документация

Регистрация приказов и поручений, рассылка на исполнение, контроль исполнительности.

  • Создание и согласование повестки совещания;
  • приглашение участников;
  • бронирование переговорной комнаты;
  • возможность вложения материалов участниками;
  • отслеживание исполнения поручений в режиме он-лайн;
  • формирование отчётов по типам и видам совещаний за период. 

4. Управление совещаниями

Создание и согласование повестки совещания, приглашение участников. Создание протокола и поручений.

  • Создание заявок на командировку с указанием всех расходов;
  • автоматический расчёт суммы суточных;
  • расчёт общей суммы затрат на командировку;
  • автоматическая компенсация дней работы;
  • автоматические создание отчёта о командировке и связание его с заявкой;
  • управление расходами компании на командировки сотрудников.

5. Управление заявками на командировку

Создание заявок на командировку с указанием всех расходов. Управление расходами компании на командировки сотрудников.

  • Создание электронной заявки на выдачу денежных средств;
  • автоматическое формирование авансового отчёта;
  • согласование заявки и отчёта по сформированным маршрутам;
  • контроль выданных сотрудникам средств, основания выдачи, наличие отчётных документов, дополнительных расходов компании.

6. Авансовые отчёты

Создание электронной заявки на выдачу денежных средств, автоматическое формирование авансового отчёта. Согласование заявки и отчёта.

Быстрое и результативное взаимодействие между сотрудниками с соблюдением корпоративных регламентов и правил безопасности.
Контроль исполнения поручений и задач в реальном времени.
Повышение результативности сотрудников за счёт автоматизации повторяющихся операций и рутинных действий.
Оперативное управление компанией: в системе быстро формируются любые отчеты и ключевые показатели.
Документооборот автоматически ведётся с соблюдением корпоративных стандартов и ГОСТов (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ 51141-98, ГОСТ Р 54471-2011).
Взаимозаменяемость сотрудников - система помогает быстро войти в курс дела, действия с документами регламентированы.

Закажите демонстрацию

Специалисты отдела развития бизнеса порекомендуют решение и назначат время.

Письма, приказы, распоряжения

Регистрация корреспонденции, внутренней и организационно-распорядительной документации. Работа со всеми типами документов (Microsoft Оffice, PDF и др.). Поддержка библиотеки типовых документов.

Защищенный быстрый обмен документами

Нельзя отправить документ по ошибке, каждому сотруднику назначаются права доступа и ограничения на чтение, редактирование, печать документов.

Структурированное хранение

Структурированное хранение, автоматический поиск, оперативное создание отчётов. Организация общего ресурса подразделения.

Оперативный контроль

Руководитель видит кто, когда, какие действия совершает с документом. Система напоминает о сроках исполнения поручений как руководителю, так и исполнителю.

Интеграция с системами

Возможности экспорта и импорта данных позволяют интегрировать системы с другими системами предприятия (1C, ERP и др.)

Гибкое согласование

Возможно настроить любые маршруты и схемы согласования (параллельное, смешанное).

Систему используют

ОАО «Верхнечонскнефтегаз»

Зам. генерального директора — главный инженер
В.В. Владимиров

Благодаря использованию Docsvision, стала возможна оперативная обработка входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, появился эффективный инструмент контроля исполнения документов, заданий и поручений. При этом гибкость системы Docsvision позволяет организовать работу в соответствии с регламентами и политикой управления, которые приняты в нашей компании.
Специалисты компании «РКИТ» показали высокий уровень профессионализма с самого начала проекта. Отдельно хочется отметить скорость реакции на возникавшие в ходе внедрения вопросы и трудности — большинство вопросов решалось в течение одного рабочего дня, что также говорит о высоком профессиональном уровне вашей компании.

ЗАО ЗДК «Лензолото»

специалист аппарата генерального директора
Елена Долгерд

Система электронного документооборота ускорила поиск документов с нескольких часов до 2-5 минут и упростила их хранение. Благодаря системе мы ушли от проблемы дублирования информации: раньше мы вели регистрацию в 8 разных бумажных журналах, теперь есть единая база данных с единой простой регистрацией всех документов.