Электронные архивы для бизнеса

Компоненты системы

Электронная «Номенклатура дел» позволяет вести систематизированный учёт документов и дел юрлица. При регистрации документа вы можете прикрепить скан документа к карточке и указать дело: система прикрепит документ к нужному делу и установит сроки хранения и списания в архив согласно нормативным актам. В папки «На удаление», «На списание в архив», «На экспертизу ценности» документы и дела поступают автоматически, в зависимости от сроков и действий, указанных регистратором в карточке. Документы и дела можно просмотреть прямо в карточках. Документ или дело легко найти по любым реквизитам. Система не даст удалить дела по ошибке (например, запретит удаление дел, если в них есть не удалённые документы).

1. Номенклатура дел

Систематизированный учёт документов и дел юрлица.

На каждый технический документ автоматически создаётся электронное досье со всеми его версиями. Каждый документ привязан к единице продукции. Таким образом, собирается пакет актуальной технической документации на каждую единицу продукции.

2. Архив технической документации

Электронное досье со всеми версиями технического документа. Пакет актуальной технической документации на каждую единицу продукции.

На основе зарегистрированных документов система создаёт архив входящих (от контрагента) и исходящих документов, интегрированный с учётными системами. Можно найти любой документ по любым реквизитам. Или выгрузить подборку: счёта, акты, счёт-фактуры с конкретным контрагентом за период. Предоставить в СБИС или аудиторам для проверки.

3. Архив бухгалтерской документации

Архив первичной документации и альтернатива дорогостоящему автоматическому распознаванию ABBYY — потоковая регистрация документов.

На основе документов система создаёт архив со сканированными копиями, интегрированный с учётными системами. Можно найти любой документ по любым реквизитам. Или выгрузить подборку: налоговая декларация по налогу на прибыль организации, расчёт по страховым взносам за период и т.п. Сформировать отчётность для ФНС или аудиторской проверки. Вы также можете предоставить аудитору защищённый доступ к системе для проверки.

4. Архив налоговой отчётности

Архив документов налоговой отчётности с потоковой регистрацией документов.

Система показывает связи между документами (какой документ на какой ссылается), помогает быстро согласовать изменения и вносить их в документы. Рядовые сотрудники пользуются актуальными документам, создавая удобные подборки на корпоративном портале или в web-интерфейсе системы.

5. Архив нормативной документации

Автоматически создаётся библиотека нормативных документов, заполняются карточки с информацией о каждом нормативном документе.

Создаёт структуру по типам, видам и сотрудникам. Направляет уведомление об истечении срока действия документов. Позволяет найти любой документ по любым реквизитам. Или выгрузить подборку: например, трудовая книжка, срочный договор, приказы по сотруднику. Оперативно сформировать отчётность для ПФР, Росстата и других контролирующих органов. Вы можете предоставить аудитору защищённый доступ к системе для проверки.

6. Кадровый архив

Позволяет в потоковом режиме зарегистрировать документы: акты, заявления, приказы, трудовые книжки, инструкции, штатное расписание, график отпусков.

Закажите демонстрацию

Специалисты отдела развития бизнеса порекомендуют решение и назначат время.