Локальная нормативная документация на корпоративном портале

Локальная нормативная документация на корпоративном портале

Данное решение используют:

«Локальная нормативная документация на корпоративном портале» на платформе MS Sharepoint предоставляет доступ к актуальным документам всем сотрудникам компании с  учётом разграничения прав.  Помогает организовать работу с подразделениями. Состоит из двух компонентов:

— фонд актуальных нормативных документов для всех сотрудников компании;

— сайт отдела управления нормативной документацией.

Основные функции:

  • публикация актуальных ЛНД на портале для общего доступа сотрудников компании, создание структурированного хранилища файлов;

  • удобный интерфейс для ознакомления с документами;

  • обеспечение доступа в соответствии с ролью пользователя;

  • поиск ЛНД;

  • формирование системных и пользовательских реестров ЛНД.

Основные функции

  • Обеспечено выполнение всех принципов управления доступом к ЛНД

    Например, пользователи с ролью «гость» не имеют возможности скачивать, распечатывать документы. На портале встроен интерфейс просмотра файлов

  • Всплывающая панель параметрического поиска, обеспечивающая он-лайн выборку массивов ЛНД

  • Возможность добавить ЛНД в избранные, составлять собственные пользовательские тематические реестры ЛНД

    Реестры ЛНД интерактивные – документы, попавшие в реестр, обновляются автоматически

  • Все новые, изменённые ЛНД имеют на портале визуальную подсветку

  • Ведётся автоматическая статистика использования электронного фонда ЛНД

    какие документы чаще всего читают, скачивают и т.п.

  • Страницы ресурса НОБ на портале снабжены блоками с инфографикой, новостной лентой для информирования пользователей

  • Пользователь может на лету перестроить структуру папок – по видам или типам ЛНД

Результаты

  • Пользователи системы - сотрудники отдела нормативного обеспечения отмечают, что избавились от рутинных процедур регистрации, публикации нормативных документов. В разы ускорился поиск, были сведены к минимуму ошибки при регистрации НД.
  • Сотрудникам отдела нормативного обеспечения доступен полный объём информации по любому документу: его предыдущие версии и изменения, история согласования, замечания и комментарии согласующих лиц.
  • Рядовые пользователи видят только вершину айсберга: актуальные нормативные документы. Большинство из них (около 1000 человек) работают с базой нормативных документов через внутренний корпоративный портал. Портал также разработан по стандартам НК «Роснефть» компанией RKIT Group в тесном взаимодействии с Заказчиком. В автоматическом режиме база данных нормативных документов на портале ежедневно обновляется: публикуются нормативные документы, распорядительные документы отмены/ввода НД, удаляются документы, утратившие силу. Таким образом, сотрудники предприятия в режиме реального времени имеют доступ к актуальной информации в соответствии со своими правами