Управление проектами

Для кого актуально "RKIT: Управление проектами"? 

·         ведет проектную деятельность для внутреннего или внешнего заказчика;

·         сталкивается с необходимостью постоянного контроля ресурсов проекта: трудовых, технических, материальных, временного ресурса;

·         ориентирована на проектное управление;

·         ведёт проекты по классической методологии, Agile и другим;  

·         территориально-распределённая, с большим количеством подразделений;

·         использует популярные системы управления проектами, но испытывает потребность в более гибких инструментах из-за недостаточного функционала систем, невозможности адаптации под свои требования, невозможности оперативно управлять проектом (либо использует только как системы учёта результатов проекта постфактум);

·         ведёт одновременно несколько сложных многоуровневых проектов в рамках одной команды;

·         задействует в проекте сотрудников, работу которых сложно координировать, контролировать, прогнозировать: разработчики программного обеспечения, юристы, маркетологи, проектировщики, конструкторы.

Бизнес-эффект

·         Точное соответствие системы вашей методологии управления проектами: в решении гибко настраиваются поля, отчёты, типовые этапы проекта, требования к проекту, паспорт проекта, шаблоны проектов. В системе нет лишних возможностей, так как все специальные функции адаптируются для конкретного заказчика;

·         Проекты выполняются в соответствии с планами: повышается  лояльность клиентов и эффективность команды;

·         Высвобождается время руководителей проектов для стратегического планирования, управления портфелем проектов: факт исполнения проекта  собирается автоматически по мере того, как сотрудники работают над задачами и закрывают их;

·         Сотрудники вовлекаются в проект, работают в едином информационном пространстве: работают с задачами через электронную почту, ведут обсуждения внутри задач и в поле комментариев, прикрепляют документы;

·         Снижается риск срыва сроков, невыполнения обязательств, перерасхода ресурсов за счёт превентивного автоматического уведомления руководителей о возникновении  осложнений  в ходе выполнения проекта;

·         Руководитель проекта своевременно принимает решения о внесении изменений в проект, получая оперативные уведомления в почту и оценивая текущее состояние проекта в Панели управления проектом;

·         Система  позволяет распределить ресурсы между несколькими проектами и управлять ими, предоставляет оперативные  отчёты по текущей ситуации: по проекту (загрузка сотрудников, учёт трудоёмкости, статус задач), по проектам отдельного менеджера или целой компании;

·         База знаний, сохраненная история проекта и отчёты позволяют учесть влияние на него различных факторов  и оптимально спланировать следующий проект;

·         «RKIT: Управление проектами» интегрировано с MS Outlook. Настраивается интеграция с корпоративным порталом на базе MS SharePoint, учётными системами (1С, Галактика), CRM-системами (Битрикс 24 и др.).

Управление проектом: от инициации до анализа результатов

Тактическое и стратегическое планирование проекта

·         Разграничение прав доступа. Информация в системе конфиденциальна, предоставляется в зависимости от прав доступа. Права на создание проекта, открытие задачи, внесение в нее изменений, возможность комментировать зависят от роли участника проекта. Рядовой сотрудник видит только те задачи, в которых он является исполнителем.

·         Планирование рисков. Определите и зафиксируйте риски в специальной вкладке. Например, риск превышения трудоёмкости, срыва сроков, возникновения проблем с заказчиком, финансовые риски, риск нерентабельности, изменения команды проекта.

·         Электронный Паспорт проекта. Паспорт создаётся в системе согласно вашим требованиям. Заполните его, используя подсказки и справки по каждому из разделов Паспорта. При сохранении Паспорта автоматически формируется документ в формате .docx и сохраняется в документах проекта.

·         Создание проекта по шаблону. Если вы используете типовые по структуре проекты, создайте проект по настроенному для вас шаблону. Система сама заполнит часть реквизитов, создаст типовую структуру папок для хранения документов и вложит в папки актуальные шаблоны проектных документов.

Управление: исполнение, контроль, оперативная корректировка

·         Фиксация проблемных вопросов: во время работы часто возникают вопросы, которые могут влиять на проект или сказаться на дальнейших проектах. Фиксируйте эти вопросы и способы их разрешения, они автоматически поступят в Базу знаний.

·         Индивидуальный учёт трудоёмкости и индивидуальные отчёты: сотрудник ведёт работу по проекту внутри системы. По мере работы над задачей создаёт мини-отчёты, где указывает трудоёмкость, фактический срок выполнения задачи. Система соотносит дату завершения работы с плановым сроком,  сопоставляет плановую и фактическую трудоёмкость.

Система информирует руководителя проекта уведомлениями, цветовыми метками, письмом, показывает задания в специальных папках «Близится срок», «Просроченные»:

·         если сотрудник не справляется с задачей, а срок подходит к концу;

·         если сотрудник выполнил работу, но превысил плановые лимиты.

На основании отчётов исполнителей генерируются общие отчёты по трудоёмкости по всем сотрудникам и проектам в разных разрезах. 

Интерфейс интуитивно понятный, снабжен всплывающими подсказками. Все свои задачи сотрудник видит в личной структуре папок. Содержимое папок отображается справа в виде таблиц. Сотрудник может работать с перечнями задач:  выставлять цветовые метки, делать выборки и фильтры, это не повлияет на общее представление проекта. 

·         Работа через почту. Если вы получили письмо по проекту от контрагента, направьте задание участникам проекта из почты. Текст письма прикрепится к заданию автоматически. Сотрудники через почту могут комментировать, выполнять, закрывать задачи, прикреплять документы. Система самостоятельно прикрепит к проекту результаты этой работы.

·         Аналитика: мгновенно формируются отчёты SQL Server Reporting Services (SSRS) и выборки по проектам, по задачам, по заказчикам, по исполнителям. Для оценки полной картины по проекту достаточно просмотреть Панель управления проектом. Возможна дополнительная настройка графических отчётов по заданным вами параметрам. 

·         Экспорт и импорт данных. Все отчёты, таблицы-представления по клику экспортируются в файлы формата Microsoft Office; для ряда отчётов предусмотрена выгрузка в форматы XML и PDF.

 ·        Гибкая работа с вложенными файлами и документами внутри проекта:

• Все файлы и документы проекта сохраняются в системе и доступны в поиске.  На основе документов формируется база знаний в структурированном виде.
• Система показывает прикрепленные документы по проекту моментально без открытия специальных программ (.docx, .xlsx, .pdf).

Документы отображаются в виде иерархии (внутри задачи)...

…и в виде дерева папок (документы по проекту)

• Дополнение файлов атрибутами: любой файл может быть дополнен атрибутами: например, автор, дата, контрагент, этап. Благодаря этому вы можете легко найти любой документ по известным вам данным (например, зная только автора или контрагента).
• Работа с версиями: система сохраняет все версии документов. Выберите версии, которые требуется проанализировать (например, проект договора и ответ с замечаниями контрагента) и  сравните их:  в системе откроется MS Word в режиме сравнения двух файлов документов.
• Отправка файлов по электронной почте: если необходимо отправить пакет документов контрагенту, просто отметьте нужные файлы  в документах проекта.  Система создаст архив с сохранением структуры папок, сформирует электронные письма,  если необходимо, разделит архив на части фиксированного объема (например, по 10 мб), и вложит в письма. Вам нужно только указать адресата.
• Вы можете подписать цифровой подписью все файлы проекта или каждый в отдельности.
• Создавайте внутри карточки свою структуру папок и распределяйте документы между папками. 

Завершение и анализ: непрерывное улучшение

·         В Базу знаний автоматически поступят:

• факторы, облегчающие работу с конкретным заказчиком: уровень компетенции рабочей группы проекта, личностные особенности сотрудников, квалификационные, организационные нюансы;

·         ноу-хау; проектные решения;

·         организационные решения по проекту, протоколы совещаний;

·         проблемные вопросы и способы их разрешения;

·         данные по сотрудникам: система зафиксирует опыт и результаты участия каждого конкретного сотрудника в проектах. Это позволит вам оптимально формировать команду в новых проектах и аттестовать сотрудников;

·         документы проекта. Например:  промежуточные презентации, проектно-эксплуатационная документация (инструкции, паспорта), техзадания и т.п.

·         Моментальный поиск по задачам, сообщениям, обсуждениям: любую задачу можно найти по нужным вам параметрам, поля в форме поиска могут изменяться в зависимости от специфики вашей проектной деятельности.