Ищете российскую систему управления бизнес-процессами? Мы готовы помочь! Отправьте заявку

Работа с кадрами

Компоненты системы

  • Единый банк кадровых документов без потерь данных;
  • быстрый поиск кадровой документации;
  • единый порядок работы с кадровыми документами;
  • поддержка планирования и контроля работ по кадровым документам;
  • поддержка планирования и контроля работ по кадровым документам.

1. Кадровый архив

Помогает вести учёт документов сотрудников, вовремя актуализировать документы, готовит отчёты по кадрам.

  • Сокращение времени на подготовку и согласование протокола;
  • бронирование переговорных комнат;
  • информирование участников об изменениях в повестке, переносе сроков;
  • анализ результативности совещаний по базе знаний.

2. Управление совещаниями

Помогает компаниям организовать совещание согласно внутренним регламентам и регулировать исполнение решений, принятых в ходе совещания.

  • Создание заявок на командировку с указанием всех расходов;
  • автоматический расчёт суммы суточных;
  • расчёт общей суммы затрат на командировку;
  • автоматическая компенсация дней работы;
  • автоматические создание отчёта о командировке и связание его с заявкой;
  • управление расходами компании на командировки сотрудников.

3. Управление заявками на командировку

Создание заявок на командировку с указанием всех расходов. Управление расходами компании на командировки сотрудников.

  • Создание электронной заявки на выдачу денежных средств;
  • автоматическое формирование авансового отчёта;
  • согласование заявки и отчёта по сформированным маршрутам;
  • контроль выданных сотрудникам средств, основания выдачи, наличие отчётных документов, дополнительных расходов компании.

4. Авансовые отчёты

Создание электронной заявки на выдачу денежных средств, автоматическое формирование авансового отчёта. Согласование заявки и отчёта.

Кадровый электронный документооборот

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) представляет собой процессы, хранения, подписания, а также обмена электронными кадровыми документами, при этом они существуют исключительно в электронном виде и не копируются на бумажных носителях.

Только пересылка через систему кадрового электронного документооборота считается полноценным КЭДО. Обмен файлами в мессенджерах или по email к КЭДО не относится.*

*ст. 22.1 ТК РФ

Электронные документы, заверенные электронной подписью, имеют ту же юридическую силу, что и их бумажные аналоги. Учитывая эффективность КЭДО, в последние годы все больше компаний стараются переходить именно на этот формат.

КЭДО — эффективный способ упорядочивания и ускорения кадрового документооборота, соответствующий трудовому законодательству. Он помогает избежать рисков, связанных с заполнением и проверкой документов. Всегда можно отследить их путь и статус, а также настроить множество различных каналов для уведомления как сотрудников, так и начальства. В частности, платформа Docsvision позволяет настроить внешний вид решения под нужды любой компании:

  • Личный кабинет сотрудника доступен в адаптивном web-интерфейсе, через браузер любого устройства, без установки и настройки.
  • Инфокиоски, установленные на территории компании, позволяют организовать доступ к КЭДО даже сотрудникам без электронных устройств.
  • Вход в систему настроен в том числе и через личный кабинет ЕСИА (Единая система идентификации и аутентификации). Для повышения безопасности данных для входа можно использовать учётную запись портала «Госуслуги».
  • Облачная электронная подпись позволяет подписывать электронные документы, просто введя смс-код с телефона. Облачную неквалифицированную электронную подпись (ОНЭП) невозможно подделать, потерять или украсть, а хранится она на сервере в зашифрованном виде.

Задачи системы Управления Кадрами

- создание, движение, обмен документами между сотрудником, руководителем и HR;

- передача и получение документов и статусов в/из учетные системы, в системы (устройства) хранения документов сотрудником;

- хранение документов и подписей.

Преимущества Управления Кадрами

  • Ускорение процесса прохождения кадровых документов
  • Сокращение ручного труда при кадровом делопроизводстве
  • Экономия на доставке и хранении
  • Устранение риска потери и снижение времени на их поиск, риска кадровых ошибок и невыполнения законодательства в части сроков
  • Все необходимые базовые объекты и механизмы предметной области
  • Средства быстрого создания решений и интеграции с другими системами
  • Общая инфраструктура с другими решениями на платформе/предприятии
  • Простая интеграция с другими решениями на платформе/предприятии
  • Единый интерфейс для пользователей решений
  • Возможность комплексной цифровизации кадровых процессов
  • Возможность подгонки решения «по фигуре»
  • Использование предыдущего опыта автоматизации кадровых процессов
  • RKIT – Gold-партнёр Docsvision: обладаем предметной экспертизой, наработками и прототипами решений по КЭДО, теперь и с новыми возможностями.

Вопрос/ответ

Как выглядит процесс со стороны рядового сотрудника?

Например, сотруднику нужно заполнить заявление на отпуск:

1. Сотрудник заходит в систему.

2. Нажимает на кнопку создать заявление.

3. Выбирает шаблон «Заявление о предоставлении отпуска без сохранения з/п».

4. Заполняет все поля заявления с указанием дат начала и окончания отпуска.

rabota-s-kadrami1.png

5. По кнопке «Заполнить документ» Система автоматически формирует файл заявления и заполняет данными из карточки.

rabota-s-kadrami2.png

6. Сотрудник отправляет «На согласование».

7. Запрос уходит на согласование и подписание.

8. Сотрудник получает уведомление о результате согласования и подписания в личном кабинете или при соответствующей настройке - на e-mail.

Какие документы нельзя переводить в КЭДО?

Только 3 вида документов остаются исключительно на бумаге:

  • о прохождении инструктажа по охране труда;
  • акт о несчастном случае на производстве;
  • приказ об увольнении.

Все остальные разрешены в электронном виде с ЭП*

*377-ФЗ от 22.11.2021 «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ»

Где можно вести КЭДО?

КЭДО может вестись по выбору работодателя через:

  • Портал «Работа в России»
  • Информационную систему работодателя

От чего зависят используемые виды ЭП?

Используемые виды ЭП зависят от:

  • Используемой информационной системы
  • Стороны трудовых отношений (Работодатель/Работник)
  • Вида документа

Какие виды документов можно обрабатывать в системе RKIT?

Любые кадровые документы при соответствующей настройке.

Чаще всего обрабатывают следующие виды:

Заявления и приказы об устройстве на работу; Трудовые договоры и соглашения к ним; Должностные инструкции; Заявления и приказы о предоставлении разных видов отпусков; Уведомление о вызове из отпуска;  Заявления и приказы о переводе внутри отделения или в другое отделение; Приказы о премировании; Приказы о штатном расписании; Командировочные документы; Заявление об изменении перс данных; Служебные записки; Ведомости; Приказы о наказании; Акты о несчастном случае; Подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда; Заявление на мат. Помощь; Заявление об увольнении; и т.д.

Система также включает модули

1. Кадровый архив

Помогает вести учёт документов сотрудников, вовремя их актуализировать, готовит отчёты по кадрам.

2. Управление совещаниями

Помогает компаниям организовать совещание согласно внутренним регламентам и регулировать исполнение решений, принятых в ходе совещания.

3. Управление заявками на командировку

Создание заявок на командировку с указанием всех расходов. Управление расходами компании на командировки сотрудников.

4. Авансовые отчёты

Создание электронной заявки на выдачу денежных средств, автоматическое формирование авансового отчёта. Согласование заявки и отчёта.


Закажите демонстрацию

Специалисты отдела развития бизнеса порекомендуют решение и назначат время.