Заказчик создал рабочую систему по управлению проектами за 40 часов обучения

Заказчик создал рабочую систему по управлению проектами за 40 часов обучения

Проектная организация ООО "СТБ-проект"

  • Потребности в автоматизации

    Компании была нужна единая система управления проектной деятельностью. Руководство предприятия ставило задачу:  скоординировать работу  главного инженера, начальников отделов, проектировщиков и юристов при разработке проектной и рабочей документации.
  • Выбор платформы и подрядчика

    Специалисты «СТБ-Проект» искали платформу, на которой можно создать решение с учётом специфики проектной организации максимально самостоятельно. Выбрали платформу Docsvision. К тому же, по признанию сотрудников «СТБ-Проект», Docsvision отличает дружелюбный интерфейс. Обратились в единственный в регионе сертифицированный учебный центр по Docsvision, то есть к нам. Выбирали RKIT и по рекомендациям как команду, с которой можно при необходимости разделить  задачи по разработке и внедрению системы.
Реализация проекта

За 40 часов обучения сотрудники «СТБ-Проект» освоили работу со стандартными инструментами платформы. Прошли путь от установки Docsvision и администрирования до создания своего решения. Разработали карточку договора для своей организации. На конструкторе согласований Docsvision создали маршрут согласования проекта договора с гендиректором. Автоматизировали создание проекта на основе договора и рассылку заданий по проекту. Создали карточку раздела проекта. 

Решение автоматизирует разработку проектной документации.

Пример: «СТБ-Проект» получает заказ на проектирование торгово-развлекательного комплекса.

1.  Юрист создает карточку договора и согласовывает договор с генеральным директором.

2.  Затем юрист направляет поручение главному инженеру проекта.

3.  Из поручения по договору главный инженер по кнопке создает карточку проекта и в ней выдаёт задания начальникам отделов: какую документацию нужно спроектировать.

4.  Начальники отделов получают задания в свои личные папки и в свою очередь выдают поручения проектировщикам.

5.  Проектировщики подготавливают требуемые документы в AutoCAD и PDF и прикрепляют в соответствующий раздел проекта.

Таким образом, автоматически формируется досье проекта: в карточке все участники видят разделы проектной документации. Каждый раздел включает документы-основания и саму проектную документацию. Участников проекта легко координировать и контролировать их работу.

  • Результаты

    В системе Docsvision автоматически формируется досье проекта: в карточке проекта участники видят проектную документацию для каждой стадии и по каждому разделу. Каждый раздел включает документы-основания и саму проектную документацию, данные ответственного за разработку документации и контрольный срок подготовки. Задачи поступают сотрудникам в личные папки, руководство отслеживает результат исполнения в автоматических отчётах. Таким образом, благодаря системе, сотрудники работают с проектом в едином информационном поле, руководство компании получило инструменты для управления проектом, координации участников и контроля результатов.

    Процессы организации работы над проектами стали более организованы. Появились механизмы для балансировки нагрузки специалистов. Практически исключены случаи работы с устаревшей проектной документацией и как следствие ускорились процессы создания обновления проектной документации на всех этапах.

    Обучение сотрудников администрированию системы Docsvision

  • Развитие системы

    В данный момент компания успешно развивает систему собственными силами.

    В частности, доработан ресурс договоры.

    Договоры учитывают сроки, наличие дополнительных соглашений,  условия закрытия этапов и другие параметры.

    При изменении сроков договора в дополнительном соглашении, автоматически меняются сроки проекта и всех заданий в составе проекта.

    Расширены отчёты, настроены формы с использованием MSSQL Report Services.

    В частности отчёт по проекту позволяет: оценить ход проекта, состояние готовности разделов проекта и их статус. Отчёт по проекту позволяет оценить вклад каждого сотрудника в результаты проекта.

    Сводный отчёт по проектам предоставляет информацию обо всех проектах в разрезе сроков, этапов, готовности документов и других параметров.

    Отчёт по сотруднику за период представляет данные о продуктивности работы сотрудника. Исходя из данных отчёта, руководство делает выводы об эффективности персонала.

    Отчёт «По неисполненным задачам» в графическом и табличном представлении выгружается для анализа на еженедельной планерке. Позволяет оценить невыполненные в срок задачи, стимулировать ответственных сотрудников.

    Ежедневно подготовленная рабочая и проектная документация консолидируется и автоматически поступает в соответствующую структуру папок проекта.