Управление совещаниями

Система управления совещаниями на Docsvision помогает компаниям организовать совещание согласно внутренним регламентам компании и регулировать исполнение решений, принятых в ходе совещания. Система может быть использована для классического проведения совещаний, совещаний в рамках проектов. Подходит для территориально-распределенных компаний.

Выдача поручений после совещания

Адаптируем систему под ваши задачи; функционал расширяется по мере появления новых требований.
Система помогает качественно подготовиться
к совещанию: заранее согласовать повестку с участниками, собрать материалы, презентации, ознакомить
с ними участников.
Автоматически встраивается
в календарь Outlook, участники получают напоминания о встрече. Помогает сотрудникам не пропускать
и не опаздывать на встречи.
В решении гибко настраиваются поля, отчёты, типовые повестки, периодичность исполнения решений.
Настраивается интеграция
с корпоративным порталом на базе
MS SharePoint, CRM-системами (Битрикс 24 и др.).
Сокращается время на подготовку
и согласование протокола. Сотрудники быстрее приступают к исполнению решений.
Помогает  в бронировании переговорных комнат, информирует участников об изменениях в повестке, переносе сроков.
Анализ результативности совещаний по базе знаний: насколько эффективно решены вопросы, обсуждавшиеся
на совещаниях на протяжении периода.

Закажите демонстрацию

Специалисты отдела развития бизнеса порекомендуют решение и назначат время демонстрации.

Управляйте процессом на каждом этапе

Планируйте совещание, формируйте повестки. В результате совещания вырабатывайте решения, формируйте протокол. Контролируйте исполнение поручений. Формируйте отчёты и анализируйте совещания.

Организация совещаний

Определите тему совещания, рассматриваемые вопросы и докладчиков. Предварительно согласуйте повестку, через систему вышлите материалы всем участникам. Система позволяет пригласить участников из других компаний. Можно сохранить мероприятие как шаблон.

Выработка решений

Протокол совещания формируется из повестки. По каждому вопросу выдайте поручение. Укажите срок, периодичность. Согласуйте протокол и каждое решение с исполнителем. Включите в протокол неисполненные решения из предыдущих совещаний.

Исполнение поручений

Исполнители видят поручение и контролируют сроки в личной папке. Система автоматически переносит результаты в протокол, сопоставляет плановую и фактическую трудоемкость. Возможна работа с заданиями через почту Outlook.

Контроль исполнения

В любой момент контролируйте, как ведется работа по поручению в Дереве задач.  Исключите внезапное обнаружение невыполненных поручений: система покажет, какие задачи выполнены, по каким сотрудники отстают по срокам. Система информирует руководителя уведомлениями, цветовыми метками, письмом, показывает задания в специальных папках «Близится срок» и «Просроченные».

Анализ совещаний

Создайте электронную базу совещаний (участники, повестка дня, поручения, прикрепленные материалы, протоколы). Используйте Базу знаний для анализа вопросов и принятых решений. Анализируйте: продолжительность совещаний, время, затраченное на решение вопросов, “стоимость” совещания, исполнительскую дисциплину.

Отчёты и поиск

Система снабжена индивидуальными учётами трудоёмкости и отчётами. Все отчёты, таблицы-исполнения экспортируются в файл Microsoft Office. Моментальный поиск по вопросам, повесткам, протоколам: любую задачу можно найти по нужным вам параметрам.

Все функции решения

Определение типа совещания, целей. 

Формирование повестки. 

Резервирование переговорной комнаты. 

Согласование повестки. 

Информирование участников. 

Приглашение участников со стороны 3-х лиц. 

Шаблон совещания. 

Печатная форма повестки.

Формирование протокола из повестки. 

Выдача поручений. 

Сквозное управление совещаниями. 

Согласование решений и протокола. 

Отправка протокола на исполнение. 

Контроль исполнения поручений. 

Гибкая работа с файлами внутри поручения.

Индивидуальный учет трудоёмкости. 

Работа через почту. 

Экспорт и импорт данных. 

Работа с версиями. 

Цифровая подпись. 

База знаний по совещаниям. 

Лучшие практики. 

Аналитика.


Закажите демонстрацию

Специалисты отдела развития бизнеса порекомендуют решение и назначат время демонстрации.

Систему используют

ООО «Иркутская нефтяная компания»

ООО «Иркутская нефтяная компания»

Учитывая интенсивный рост компании, оценка внедрения модуля «Управление совещаниями» положительная. Основной достигнутый эффект — своевременное предоставление информации сотрудниками о выполнении поручений, выданных по результатам рабочих совещаний. Систему можно рекомендовать крупным компаниям, где регулярно проводятся совещания, по итогам которых руководство выдаёт большое количество поручений.

ООО «Газпромдобыча Иркутск»

ООО «Газпромдобыча Иркутск»

Система по управлению совещаниями помогает компании «Газпромдобыча Иркутск» готовиться к рабочим встречам: формировать повестку, собирать материалы, приглашать участников. Во время совещания секретарь фиксирует принятые решения в протоколе и направляет его на согласование. Электронное согласование протокола позволяет оперативно подвести итог совещания и выдать поручения. Благодаря быстрой подготовке протокола у сотрудников остаётся больше времени на исполнение поручений.

Контролы РКИТ повышают удобство работы с Docsvision