Управление совещаниями

Данное решение используют:

Система «RKIT: Управление совещаниями» помогает компаниям, в том числе территориально-распределенным: организовать совещание согласно внутренним регламентам компании и регулировать исполнение решений, принятых в ходе совещания. Система может быть использована для классического проведения совещаний, совещаний в рамках проектов.

Для управления проектами и совещаниями мы рекомендуем совместное использование систем “Управление совещаниями” и “Управление проектами”.

Для кого актуально «RKIT: Управление совещаниями»?

Решение «RKIT: Управление совещаниями» актуально, если в компании проводятся совещания:

— информационные (инструктивные): информация доводится до исполнителей “сверху вниз”;

— проектные (операционные):  сотрудники предоставляют информацию по текущим проектам, задачам снизу вверх;

— аналитические (ситуационные): участники дают коллективную оценку проблемной ситуации, стоящей перед компанией, совместно разрабатывают решение.


Архитектура решения

  1. «RKIT: Управление совещаниями» — решение на платформе Docsvision. Может быть внедрено как подсистема в рамках существующей СЭД на платформе Docsvision совместно с другими решениями. Интегрируется со всеми решениями RKIT (Управление делопроизводством, Управление претензионно-исковой работой и актами госорганов, Управление техническим архивом, Управление договорами, Управление закупками, Управление муниципальными заказами и контрактами и др).

 

Бизнес-эффект

  1. Сокращается в 4 раза время на подготовку совещания, так как согласование повестки, ознакомление участников с повесткой и дополнительными материалами проходит в электронном виде.
  2. Сотрудники планируют свое время: совещания автоматически встраиваются в календарь Outlook, участники получают напоминания о встрече. Это помогает сотрудникам не пропускать совещания и не опаздывать.
  3. Система помогает качественно подготовиться к совещанию: заранее согласовать повестку с участниками, собрать материалы, презентации, ознакомить с ними участников.
  4. Продолжительность совещаний сокращается на 30% благодаря качественной подготовке и согласованной повестке.
  5. Сотрудники быстрее приступают к исполнению решений, принятых на совещании, так как сокращается время на подготовку и согласование протокола.
  6. Благодаря контролю за исполнением принятых решений на 70% повышается результативность рабочих встреч.
  7. Если какое-то поручение по итогам совещания нужно выполнять периодически (например, раз в неделю), система каждый раз будет напоминать об этом исполнителям.
  8. Система помогает избежать организационных накладок: обеспечивает бронирование переговорных комнат, информирует участников об изменениях в повестке, переносе сроков.
  9. Руководство анализирует результативность совещаний по базе знаний: насколько эффективно решены вопросы по выбранной тематике (например, “Охрана труда”), обсуждавшиеся на совещаниях на протяжении периода (например, за год).
  10. «RKIT: Управление совещаниями» интегрировано с MS Outlook. Настраивается интеграция с корпоративным порталом на базе MS SharePoint, CRM-системами (Битрикс 24 и др.).

Точное соответствие системы вашей методологии управления совещаниями: в решении гибко настраиваются поля, отчёты, типовые повестки совещаний, периодичность исполнения решений. В системе нет лишних возможностей, так как все специальные функции адаптируются для конкретного заказчика.

«RKIT: Управление совещаниями»: управляйте процессом на каждом этапе

RKITGroup-Управление совещаниями.jpg

Планирование совещаний, формирование повестки

Определение вопросов и формирование повестки
  • Определите тип совещания и его цели.
  • Определите вопросы, которые будут рассматриваться на данном совещании. Укажите продолжительность доклада и лимит обсуждения, выберите докладчика. Система автоматически добавит их к участникам обсуждения.
  • Укажите место проведения совещания (например конференц-зал № 1), если необходимо, направьте по системе задание техническим специалистам для подготовки оборудования. Переговорная комната автоматически бронируется на дату и время совещания.
Согласование повестки
Печатная форма повестки

Управление: выработка решений, формирование протокола

Формирование и наполнение протокола.
Протокол совещания формируется автоматически из повестки. Печатный документ создается по установленной в вашей компании форме. Отметьте участников, фиксируйте принятые решения.

Выдача поручений. В карточке вопроса укажите решение по вопросу и выдайте поручение. Для каждого поручения укажите срок исполнения, периодичность (например, начальнику склада раз в неделю отправлять отчёт об отгрузке), список исполнителей. При необходимости прикрепите к решению текст доклада.

Сквозное управление совещаниями. По кнопке включите в протокол неисполненные решения из предыдущих совещаний. Если во время совещания появились новые вопросы, добавьте их в протокол. 


Согласование решений и протокола

Исполнение поручений

Исполнение поручений сотрудниками: исполнители видят поручение и контролируют сроки в личной папке. Все свои задачи сотрудник видит в личной структуре папок. Содержимое папок отображается справа в виде таблиц. Сотрудник может работать с перечнями задач: выставлять цветовые метки, делать выборки и фильтры. Система напоминает ему о сроках, помогая спланировать работу по поручениям. Когда сотрудник выполнил задание и передал на приемку, результат его работы, комментарии и статус автоматически переносятся в карточку протокола.

организация совещаний - отчет сотрудника

Индивидуальный учёт трудоёмкости и индивидуальные отчёты: сотрудник по мере работы над задачей создаёт мини-отчёты, где указывает трудоёмкость, фактический срок выполнения задачи. Система соотносит дату завершения работы с плановым сроком, сопоставляет плановую и фактическую трудоёмкость.

Работа через почту. Если ваши сотрудники привыкли работать через почту, система направит поручения в Outlook. Сотрудник в ответном письме приложит документы, а система прикрепит результат его работы к соответствующему вопросу в протоколе.

Экспорт и импорт данных. Все отчёты, таблицы-представления по клику экспортируются в файлы формата Microsoft Office; для ряда отчётов предусмотрена выгрузка в форматы XTML и PDF.

Гибкая работа с вложенными файлами и документами внутри поручения:

· Все файлы и документы сохраняются в системе и доступны в поиске. На основе документов формируется база знаний в структурированном виде.

· Система показывает прикрепленные документы по проекту моментально без открытия специальных программ (.docx, .xlsx, .pdf). Документы отображаются в виде дерева папок.

· Дополнение файлов атрибутами: любой файл может быть дополнен атрибутами: например, автор, дата, контрагент. Благодаря этому вы можете легко найти любой документ по известным вам данным (например, зная только автора или контрагента).

· Работа с версиями: система сохраняет все версии документов. Выберите версии, которые требуется проанализировать (например, проект договора и ответ с замечаниями контрагента) и сравните их: в системе откроется MS Office в режиме сравнения двух файлов документов.

· Вы можете подписать цифровой подписью все файлы совещания или каждый в отдельности.

· Создавайте внутри карточки свою структуру папок и распределяйте документы между папками.

Контроль исполнения

В любой момент контролируйте, как ведется работа по поручению в Дереве задач.  Из дерева можно открыть карточку любого вопроса и приложенные исполнителем документы. Исключите внезапное обнаружение невыполненных поручений: система покажет, какие задачи выполнены, по каким сотрудники отстают по срокам. 

проведение совещаний - контроль исполнения

Система информирует руководителя уведомлениями, цветовыми метками, письмом, показывает задания в специальных папках «Близится срок» «Просроченные»:

· если сотрудник не справляется с задачей, а срок подходит к концу;

· если сотрудник выполнил работу, но превысил плановые лимиты.

На основании отчётов исполнителей генерируются общие отчёты по трудоёмкости по всем сотрудникам и поручениям в разных разрезах. 

Анализ совещаний

База знаний по совещаниям. Создайте электронную базу совещаний (участники, повестка дня, поручения, прикрепленные материалы, протоколы). База знаний станет востребованным корпоративным ресурсом.

Лучшие практики. Используйте Базу знаний для анализа вопросов и принятых решений. Это позволит найти аналогичные прецеденты в компании и использовать лучшие корпоративные практики для выхода из сложной ситуации.

Стратегический  анализ.  Анализируйте: продолжительность совещаний, время, затраченное на решение вопросов, “стоимость” совещания, исполнительскую дисциплину. Система мгновенно формирует отчёты SQL Server Reporting Services и выборки по темам, вопросам, видам совещаний. Возможна дополнительная настройка графических отчётов по заданным вами параметрам.

Используйте преднастроенные отчёты

организация совещаний - формирование отчетов


совещания - выгрузка отчетов в excel

Моментальный поиск по вопросам, повесткам, протоколам: любую задачу можно найти по нужным вам параметрам.   

Хотите заказать демонстрацию или появились вопросы? Оставьте контакты - мы свяжемся с вами!