Система электронного документооборота (СЭД) позволяет автоматизировать цикл работы с договорами: от регистрации проекта документа до закрытия или продления. СЭД позволит автоматизировать все виды договоров: доходные и расходные, договоры поставки, договоры снабжения и т.п.
В системе удобно вести учет закупок, создавать договор по шаблону, регистрировать контрагентов: подрядчиков, партнеров и заказчиков, контролировать сроки обязательств и решать другие задачи.
СЭД увеличивает эффективность договорной работы в организации. Основные задачи системы:
автоматизация обработки договоров для более быстрого заключения сделок;
быстрое согласование и контроль версий;
учет по статусам, контроль сроков договоров;
управление поручениями и задачами в рамках договорных обязательств;
автоматическое продление;
создание электронного хранилища договоров для быстрого поиска и отчетов.
Система электронного документооборота проводит договоры через все стадии обработки. В ней предусмотрены архивы, в которых легко находить необходимые материалы. Можно следить за статусом договора.
Учёт и систематизация договоров на предприятии. Регистрация на основе имеющихся шаблонов.
Регистрация и согласование проектов договоров. Учёт договоров. Поддержка версионности. Электронно-цифровая подпись. Контроль сроков.
Из одной карточки — работа с договором и отправка на подписание внешним контрагентам по системе Диадок. Получение ответов и документов от Диадок.
В досье хранятся документы контрагента и результаты проверки благонадежности в Контур-Фокус. Актуальность данных по благонадежности проверяется ежегодно.
Система управления договорами
|
Проблема |
Решение |
|
При работе с большими объемами документации у сотрудников уходит много времени на согласование договоров и контроль исполнения обязательств. Возможен срыв сроков на этапах согласования с партнерами, поставки товаров, оказания услуг и оплаты, пролонгирования договора. Документы сложно искать. Невозможно отследить эффективность договорной работы. |
Организация договорной работы в системе Docsvision позволяет:
|
Создание единого банка договоров, отсутствие потерь документов (в том числе промежуточных вариантов проектов договоров).
Быстрое и прозрачное согласование договоров на любом этапе.
Организация взаимосвязи с другими бизнес-процессами по бесшовной технологии: например, делопроизводство, претензионно-исковая работа, организационно-распорядительная документация.
Моментальный поиск договоров и сопроводительных документов.
Контроль в различных аналитических разрезах: по исполнителям, по согласующим лицам, по подразделениям, по срокам согласования / подписания, по контрагентам, по суммам, по статьям бюджета и т.д.
Формирование печатной формы листа согласования для подписания у топ-менеджеров .
Оперативное информирование руководства о договорной работе в компании: какие из действующих договоров требуют продления, где требуется ускорить согласование и подписание.
Снижение риска срыва сроков, как результат автоматического контроля по срокам действия договора, автоматических уведомлений.
Единый порядок работы с договорами с соблюдением корпоративных стандартов.
Обеспечение планирования и контроля работ по договорам, контроль поручений. 
Регистрируйте и согласуйте в системе заявки на разработку проектов договоров, прикрепляйте документы, необходимые для составления договора (сметы, технические задания и т.д.). Фиксируйте даты поступления документов каждого вида.
Контролируйте сроки разработки и согласования договоров. Отслеживайте стадии/статусы договоров: в разработке, на согласовании, подписаны, действуют, срок действия закончится 14 дней.
Настраивайте любые маршруты согласования (параллельные, смешанные) и согласовывайте с каждым лицом отдельно. Просматривайте замечания и комментарии согласующих лиц. Система сохранит все версии документа. Сформирует и распечатает лист согласования договора по утверждённой форме, отправит на ознакомление.
Создавайте договор на основе шаблона из библиотеки, формируйте печатную форму. Система фиксирует данные: регистратор, состояние (подготовка, действует, завершен), подписант, вид договора (расходный, доходный), тип договора (согласно внутренним регламентам), дата подписания, срок действия, сумма, статья бюджета, контрагент и т.п.. Полный перечень регистрационных полей настраивается по результатам предпроектной диагностики. Изменения автоматически фиксируются в карточке договора.
Система автоматически оповестит об окончании сроков договора, продлит договор при указании нового срока в дополнительном соглашении. При фиксации отправки договора контрагенту для подписания система проконтролирует сроки возврата оригинала документа.
Система гарантирует юридическую значимость и информационную защиту подписанного документа: гибкие настройки доступа, применение электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Автоматически формируйте реестр подписанных договоров. Храните недействующие договоры в архиве. Осуществляйте поиск договоров по основным реквизитам. Формируйте отчёты в системе. Создавайте сортировки и выборки: доходные/ расходные, действующие/ архивные и т.п.
Все функции системы
Регистрация заявки на разработку проекта договора.
Согласование и утверждение заявки.
Создание договора на основе шаблона, формирование печатной формы.
Фиксация данных: регистратор, состояние договора, подписант, вид договора и др.
Автоматический журнал изменений в карточке договора.
Регистрация проекта договора, прикрепление дополнительных документов, фиксация даты поступления документа каждого вида.
Контроль сроков разработки и согласования договоров.
Контроль стадий/статусов договоров: в разработке, на согласовании, подписаны, действуют, срок действия закончится 14 дней.
Интеграция с Диадок.
Проверка контрагентов.
Согласование договора каждым согласующим лицом.
Любые маршруты согласования (параллельные, смешанные).
Управление версиями договоров.
Поддержка просмотра замечаний и комментариев каждого согласующего лица.
Формирование и печать листа согласования договора по утверждённой форме.
Отправка на ознакомление.
Фиксация отправки договора контрагенту для подписания.
Контроль сроков возврата оригинала документа.
Гарантия юридической значимости и информационной защиты подписанного документа.
Гибкие настройки доступа, ЭП.
Автоматический контроль сроков действия договора.
Автоматическое продление сроков.
Функции управления розничными рынками.
Прикрепление дополнительного соглашения.
Автоматическое продление договора при указании нового срока в дополнительном соглашении.
Ведение реестра подписанных договоров, архива договоров.
Поиск договоров по основным реквизитам.
Автоматические сортировки и выборки: доходные/расходные, действующие/архивные и т.п..
Автоматическое формирование отчётов.
Предпросмотр файлов документов.
Библиотека шаблонов договоров.
Сбор сведений о предстоящих закупках.
Регистрация проектов закупок.
Подготовка закупки к размещению на торговых площадках.
Регистрация контрактов по итогам закупки.
Дополнительно настраивается:
дополнительные регистрационные поля;
интеграция с Диадок;
сервис проверки контрагентов;
интеграция с внутренними и внешними информационными системами: делопроизводство, управление проектами, 1С, SAP и др., «RKIT: Управление доверенностями»;
Систему используют
Европейская компания
Электронное согласование договоров и заявок на командировку, на выдачу средств, на оплату
Подробнее
Администрация города Иркутска
Развитие автоматизированной системы управления документами и процессами
Подробнее
АО «Ангарская нефтехимическая компания»
Комплексная автоматизированная система по управлению предприятием
Подробнее
ООО "Востокгеология"
Разработка и внедрение прикладного решения "Согласование договоров"
Подробнее
Вместе с этим решением используют
Управление претензионно-исковой работой и актами госорганов
Контролы РКИТ повышают удобство работы с Docsvision 
