Управление договорами

Система поддерживает жизненный цикл работы с договорами: от регистрации проекта до закрытия договора, делает договорную деятельность прозрачной и слаженной. Является отдельным модулем полного решения «Управление договорной деятельностью».

Создание единого банка договоров, отсутствие потерь документов (в том числе промежуточных вариантов проектов договоров).
Единый порядок работы с договорами с соблюдением корпоративных стандартов.
Быстрое и прозрачное согласование договоров на любом этапе.
Формирование печатной формы листа согласования для подписания у топ-менеджеров .
Организация взаимосвязи с другими бизнес-процессами по бесшовной технологии: например, делопроизводство, претензионно-исковая работа, организационно-распорядительная документация.
Обеспечение планирования и контроля работ по договорам, контроль поручений.
Моментальный поиск договоров и сопроводительных документов.
Контроль в различных аналитических разрезах: по исполнителям, по согласующим лицам, по подразделениям, по срокам согласования / подписания, по контрагентам, по суммам, по статьям бюджета и т.д.
Снижение риска срыва сроков, как результат автоматического контроля по срокам действия договора, автоматических уведомлений.
Оперативное информирование руководства о договорной работе в компании: какие из действующих договоров требуют продления, где требуется ускорить согласование и подписание.

Закажите демонстрацию

Специалисты отдела развития бизнеса порекомендуют решение и назначат время.

Разработка проектов договоров

Регистрируйте и согласуйте в системе заявки на разработку проектов договоров, прикрепляйте документы, необходимые для составления договора (сметы, технические задания и т.д.). Фиксируйте даты поступления документов каждого вида.

Контроль сроков и состояния договора

Контролируйте сроки разработки и согласования договоров. Отслеживайте стадии/статусы договоров: в разработке, на согласовании, подписаны, действуют, срок действия закончится 14 дней.

Согласование и редактирование договора

Настраивайте любые маршруты согласования (параллельные, смешанные) и согласовывайте с каждым лицом отдельно. Просматривайте замечания и комментарии согласующих лиц. Система сохранит все версии документа. Сформирует и распечатает лист согласования договора по утверждённой форме, отправит на ознакомление.

Создание и работа с договором

Создавайте договор на основе шаблона из библиотеки, формируйте печатную форму. Система фиксирует данные: регистратор, состояние (подготовка, действует, завершен), подписант, вид договора (расходный, доходный), тип договора (согласно внутренним регламентам), дата подписания, срок действия, сумма, статья бюджета, контрагент и т.п.. Полный перечень регистрационных полей настраивается по результатам предпроектной диагностики. Изменения автоматически фиксируются в карточке договора.

Оповещения по срокам договора

Система автоматически оповестит об окончании сроков договора, продлит договор при указании нового срока в дополнительном соглашении. При фиксации отправки договора контрагенту для подписания система проконтролирует сроки возврата оригинала документа.

Единая база договоров

Система гарантирует юридическую значимость и информационную защиту подписанного документа: гибкие настройки доступа, применение электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Автоматически формируйте реестр подписанных договоров. Храните недействующие договоры в архиве. Осуществляйте поиск договоров по основным реквизитам. Формируйте отчёты в системе. Создавайте сортировки и выборки: доходные/ расходные, действующие/ архивные и т.п.

Систему используют

Администрация города Иркутска

Зам. руководителя аппарата по информационным технологиям
Харлов Алексей Викторович

Вся деятельность администрации Иркутска основывается на процессах, которые проходят в СЭД.

Европейская компания

Компания "РКИТ" на платформе Docsvision
реализовала бизнес-процессы по подготовке и электронному согласованию: 
·         договоров;
·         заявок на командировку;
·         заявок на выдачу средств;
·         заявок на оплату.
Автоматизировали выгрузку данных из 1С по контрагентам, проектам, подразделениям. Для учета проверки благонадежности контрагента создали специальный ресурс с досье контрагентов.