Учёт договоров

Система предназначена для учёта и систематизации договоров на предприятии и позволяет регистрировать договоры на основе имеющихся шаблонов. Является отдельным модулем полного решения «Управление договорной деятельностью».

Создание единого банка договоров, отсутствие потерь документов (в том числе промежуточных вариантов проектов договоров).
Единый порядок работы с договорами с соблюдением корпоративных стандартов.
Поддержка планирования и контроля работ по договорам.
Моментальный поиск договоров и сопроводительных документов.
Контроль в различных аналитических разрезах: по исполнителям, по согласующим лицам, по подразделениям, по срокам согласования / подписания, по контрагентам, по суммам, по статьям бюджета и т.д.

Закажите демонстрацию

Специалисты отдела развития бизнеса порекомендуют решение и назначат время.

Регистрация договоров

Региструйте договор, прикрепляйте сопроводительные документы (файл договора, смету, техническое задание и т.д.). Система зафиксирует даты поступления документа каждого вида.

Фиксация данных по договору

Система фиксирует данные по договору: регистратора, состояние (подготовка, действует, завершён), подписанта, вид договора (расходный, доходный), тип договора (согласно внутренним регламентам), дату подписания, срок действия, контрагента и т.п. Полный перечень регистрационных полей настраивается по результатам предпроектной диагностики.

Единая база договоров

Система гарантирует юридическую значимость и информационную защиту подписанного документа: гибкие настройки доступа, применение электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Автоматически формирует реестр подписанных договоров. Сохраняет недействующие договоры в архиве.

Фиксация и контроль сроков

Система фиксирует изменения в карточке договора.
При фиксации отправки договора контрагенту для подписания система проконтролирует сроки возврата оригинала документа. Автоматически оповестит о приближении сроков окончания договора.

Дополнительные инструменты

Просматривайте договоры, не открывая их, при помощи функции «Предпросмотр». Ищите договоры по основным реквизитам. Автоматически формируйте отчёты.

Дополнительно настраивается:

дополнительные регистрационные поля;

интеграция с Диадок;

сервис проверки контрагентов;

фиксация отправки договора контрагенту для контроля сроков возврата оригинала документа;


автоматический контроль сроков действия договора, автоматическое продление сроков;

интеграция с внутренними и внешними  информационными системами: делопроизводство, управление проектами, 1С, SAP и др., «RKIT: Управление доверенностями»;  

специализированные отчёты, диаграммы, в том числе  в корпоративном стиле заказчика;

прикрепление дополнительного соглашения, автоматическое продление договора при указании нового срока в дополнительном соглашении.

Систему используют

Администрация города Иркутска

Зам. руководителя аппарата по информационным технологиям
Харлов Алексей Викторович

Вся деятельность администрации Иркутска основывается на процессах, которые проходят в СЭД.

Европейская компания

Компания "РКИТ" на платформе Docsvision
реализовала бизнес-процессы по подготовке и электронному согласованию: 
·         договоров;
·         заявок на командировку;
·         заявок на выдачу средств;
·         заявок на оплату.
Автоматизировали выгрузку данных из 1С по контрагентам, проектам, подразделениям. Для учета проверки благонадежности контрагента создали специальный ресурс с досье контрагентов.