Внедрение электронного делопроизводства

Компания ООО "Аланс"

Оказанные услуги: Делопроизводство
Особенности решения

В компании были оцифрованы следующие процессы:

  • работа с входящей корреспонденцией, резолюциями, поручениями, проектами исходящих документов. Помимо стандартных функций делопроизводства (регистрация, отправка на рассмотрение, подготовка резолюций и поручений, проектов ответа, контроль исполнения поручений), предусмотрена связь с договорами по шифру договора. Таким образом, вся переписка, имеющая отношения к договорным обязательствам, автоматически прикрепляется к карточке договора;

  • работа с внутренними документами и ОРД (служебными записками, приказами, распоряжениями). Система сохраняет проекты внутренних документов, позволяет отследить историю по изменениям и утрате силы приказов. Настроен контроль исполнения поручений, устных распоряжений руководства через систему. Лист ознакомления с организационно-распорядительными документами формируется автоматически. В ходе доработок были подготовлены шаблоны для всех видов внутренних документов и юридических лиц, входящих в состав группы компаний. При использовании шаблона реквизиты юр. лица заполняются из карточки. 

  • управление совещаниями (повестки, протоколы, вопросы совещания, поручения, контроль исполнения поручений). Система автоматизирует комплекс процедур по управлению совещаниями: от формирования повестки и предварительного обсуждения отдельных вопросов до контроля исполнения поручений, зафиксированных в протоколе. Кроме того, в ресурс «Совещания» в ходе проекта был добавлен этап согласования повестки и протокола, множественный выбор участников совещания, возможность копирования повестки по кнопке. 

Для оперативного решения управленческих задач в систему внедрены функции:

  • Автоматически все поручения поступают в папку делопроизводителя «На контроле». Вопросы, которые, по мнению руководителя,  требуют особого внимания, он ставит на личный контроль при помощи специальной кнопки;
  • в папку «Просроченные на рассмотрении» делопроизводителю поступают документы, с которыми руководитель не успел вовремя ознакомиться. Таким образом, ни один документ не остается без внимания;
  • руководители освобождаются от рутинной работы по подготовке резолюций и поручений по входящим документам.  Делопроизводитель создает проекты поручений по шаблонам и направляет руководству. Руководителю требуется только утвердить направленный ему проект резолюции.

В системе учтены особенности организации делопроизводства в компании ООО «Аланс».

  • документы привязаны к определенному юридическому лицу;
  • файлы формируются по шаблонам в зависимости от вида документа и организации;
  • список подписантов ограничен юридическим лицом;
  • налажена отдельная нумерация для каждой организации.