Управление входящими/ исходящими

Система помогает быстро регистрировать входящие письма и выдавать по ним поручения. Напоминает сотрудникам о сроках, помогает руководителю контролировать подчинённых, показывает в реальном времени результаты работы. Система автоматически вычисляет реквизиты для исходящих писем, создаёт письмо на вашем фирменном бланке. Согласование писем проходит в электронном виде, лист согласования формируется автоматически, можно подписывать документы ЭП.

Используйте шаблоны и бланки

Библиотека типовых документов хранит бланки, шаблоны. Документы формируются по кнопке с реквизитами, логотипами и данными адресата. Вам необходимо заполнить только текст письма.

Отслеживайте документ и поручения по нему

Система показывает, кто из сотрудников работает с документом, журналирует действия пользователей с задачами и документами, автоматически напоминает о сроках руководителю, исполнителю, контролёру.

Направляйте исходящие на согласование в электронном виде

Система направит задачи согласующим, продублирует задачу в электронную почту, напомнит о сроках. Сохранит результаты согласования, все действия и замечания согласующих лиц, версии документов. Сформирует лист согласования и, если нужно, печатную форму.

Связывайте входящие и исходящие письма, чтобы поднять всю переписку с адресатом

Укажите системе, с каким документом или контрагентом связать письмо. Вы будете видеть всю переписку в системе.

Контролируйте исполнительскую дисциплину в компании

По кнопке формируется отчёт по исполнительской дисциплине: исполненные задания, просроченные задания по сотрудникам, подразделениям. Если нужна специальная отчётность, её можно настроить.

Все функции системы

регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

регистрация резолюций/поручений;

постановка документов на контроль;

отслеживание истории переписки;

поиск входящих и исходящих документов;

регистрация и отслеживание проектов исходящей корреспонденции;

отслеживание связей исходящей с входящей корреспонденцией;

формирование журналов, реестра, отчётности по входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;

настройка дополнительных категорий документов в «Дереве папок»;

интеграция с другими информационными системами, уже внедрёнными на предприятии (например, 1С, MS Sharepoint, MS Outlook и др.);

документооборот в территориально распределённых подразделениях, филиалах;

дополнительные типовые рабочие места (например, контролёр, регистратор, руководитель и пр.);

моментальные отчёты по исполнительской дисциплине;

уведомления по срокам;

документооборот в территориально распределённых подразделениях, филиалах.

Закажите демонстрацию

Специалисты отдела развития бизнеса порекомендуют решение и назначат время.

Систему используют

ОАО «Верхнечонскнефтегаз»

Зам. генерального директора — главный инженер
В.В. Владимиров

Благодаря использованию Docsvision, стала возможна оперативная обработка входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, появился эффективный инструмент контроля исполнения документов, заданий и поручений. При этом гибкость системы Docsvision позволяет организовать работу в соответствии с регламентами и политикой управления, которые приняты в нашей компании.
Специалисты компании «РКИТ» показали высокий уровень профессионализма с самого начала проекта. Отдельно хочется отметить скорость реакции на возникавшие в ходе внедрения вопросы и трудности — большинство вопросов решалось в течение одного рабочего дня, что также говорит о высоком профессиональном уровне вашей компании.

ГАО «МФЦ ИО»

Начальник отдела АСУ ТП ГАУ

Мы постарались подойти к внедрению СЭД системно, понимая, что это один из важнейших компонентов нашей технической инфраструктуры. Ещё до начала работ был проведён тщательный анализ и планирование того, какие бизнес-процессы будут затронуты, как Docsvision будет взаимодействовать с инфраструктурой, какие могут возникнуть дополнительные нагрузки и потребность в оборудовании (каналах связи), как мы будем масштабировать систему и подключать удалённые филиалы. Благодаря рекомендациям нашего опытного партнёра – компании RKIT Group – удалось избежать ситуации, в которой мы чего-то не учли. Считаю реализованный нами проект внедрения успешным, планируем развивать систему дальше, обеспечивая сотрудникам МФЦ эффективную и быструю работу с документами.