Что такое «Делопроизводство»?
Согласно 125-ФЗ Делопроизводство это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
Что такое «Документооборот»?
Согласно ГОСТу Р 7.0.8-2013, документооборот — это деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив
«Документооборот представляет собой движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документов:
- поступающие из других организаций (входящие);
- отправляемые в другие организации (исходящие);
- создаваемые в организации и используемые работниками в управленческом процессе (внутренние).
Что такое «Документ»?
Согласно 77-ФЗ - это материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.
Что такое «Реквизит»?
Реквизит — это информационный элемент документа, необходимый, в том числе и для корректного движения документа в организации. Например, дата, время, наименование, наименование юридического лица. К реквизитам также относятся: подпись, адресат, отправитель, исполнитель, срок хранения и т.д. Формуляр — это совокупность реквизитов документа.
Как выглядит в системе работа с Входящими документами?
Документы могут быть доставлены: по почте; курьером; электронной почтой; по факсу. Система позволяет учитывать данные, полученные любым способом. После этого начинается этап обработки:
- регистрация в системе, отправка на рассмотрение;
- предварительное рассмотрение;
- рассмотрение документов руководством;
- направление на исполнение;
- исполнение документов;
- контроль исполнения;
- формирование архива: сохранение документов в дела.
Как выглядит в системе работа с Исходящими документам?
Этап обработки включает:
- составление проекта документа исполнителем;
- проверка правильности оформления проекта документа;
- согласование проекта документа;
- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
- регистрация документа;
- отправка документа адресату: по почте; курьером; электронной почтой; по факсу.
- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Что понимается под исполнением документов?
Обработка любых документов проходит через определенные этапы, например:
- определить исполнителя;
- дать конкретные указания по исполнению рабочего документа;
- указать сроки исполнения.
- Контроль исполнения включает проверку исполнения рабочего документа с установлением промежуточных сроков и контактов с исполнителями.