Обновление СЭД, внедрение веб клиента

Администрация Иркутска включает шесть отраслевых комитетов и четыре комитета по управлению округами.
В данный момент в системе электронного документооборота Docsvision работают все комитеты Администрации города Иркутска, включая руководителей и вице-мэра.

Все проекты заказчика

• Ситуация

  На момент старта проекта система функционировала 6 лет, было автоматизировано 10 ключевых управленческих процессов. Информация о внедренных ранее решениях здесь.

  В день в системе регистрировалось до 4000 документов; в среднем 22 000 документов — в месяц. Генерировалось до 100 0000 заданий на исполнение и согласование ежемесячно (свыше 5 млн. за время использования системы).

  К 2018 году производительность системы начала падать, что сказывалось на скорости открытия карточек (базовых объектов системы). В итоге это снижало показатели операционной деятельности всех подразделений организации, вызывало негатив со стороны пользователей и руководства.

• Цели проекта

  Поскольку СЭД является критически значимой информационной системой для администрации Иркутска, необходимо было: выявить причины падения производительности, добиться достижения показателей: открытие карточек всех типов документов, заданий, задач (входящие, исходящие, распорядительные, служебные) – не более 3-5 сек; перевести систему на обновленную версию платформы Docsvision 5.4.

• Ход проекта

  Для выявления причин падения производительности системы был проведен анализ ресурсов, выявлены неиспользуемые ресурсы. Разработана собственная методика испытаний для подтверждения результатов проекта. В результате масштабного исследования и тестирования системы:

  • установлено накопительное обновление 11 платформы Docsvision;
  • удалены неиспользуемые объекты системы, функциональность;
  • оптимизирован механизм подгрузки документов при открытии карточек;
  • включено предкэширование;
  • оптимизирован программный код и элементы интерфейса.

  Кроме того были выявлены факторы, негативно влияющие на производительность, в частности перегруженность карточек пакетами документов.

• Уникальность проекта

  1. Масштабность. В администрации 18 подразделений, более 1200 сотрудников. Автоматизировано 10 крупных бизнес-процессов. Все процессы были тиражированы на подразделения с учетом их специфики в течение 1-2 лет. Система непрерывно развивается в течение 7 лет.

  2. Разработана методика тиражирования, снизившая стоимость владения системой: специалисты администрации тиражируют систему, обучают пользователей без привлечения подрядчиков.

  3. Проведено комплексное обновление СЭД, что обеспечило не только дальнейшее активное использование, но и развитие СЭД. Так в 2019 года запущен в промышленную эксплуатацию web-клиент.

  Разработана методика проведения испытаний, позволившая повысить производительность единой системы юридически
  значимого документооборота без остановки системы

• Результат

  Достижение параметров работы системы, указанных производителем платформы. В системе работают все структурные подразделения администрации, все сотрудники, работающие на АРМ, включая руководителей и вице-мэров.

  • 2032 пользователя зарегистрировано в системе;

  • в среднем 500 человек работают в системе каждую секунду.

  При этом скорость открытия карточек составляет 3-5 секунд. В настоящий момент система экономит 20% трудозатрат за счет электронного взаимодействия между подразделениями, автоматизированного поиска документов. Свыше 51 млн. рублей в год – экономический эффект от внедрения системы.

Другие проекты заказчика