Система для управления командировками

Система позволяет быстро оформлять заявки на выезды специалистов, согласовывать документы и контролировать затраты компании на командировки. С помощью системы вы сможете своевременно компенсировать сотруднику командировочные расходы согласно внутренним регламентам и ТК РФ.

Решение зарегистрировано в реестре отечественного ПО № 2488.

Регистрируйте и создавайте приказы по командировкам на основе шаблонов в один клик.

Согласовывайте заявки на командировки в электронном виде. Маршрут согласования можно настроить самостоятельно или выбрать подходящий. Процесс согласования может быть параллельным, последовательным и смешанным.

Моментально рассчитывайте командировочные расходы. Система вычислит сумму автоматически с учётом выходных и праздничных дней.

Изменяйте параметры командировки при изменении сроков или других причин. В любой момент можно отозвать документы и внести правки, все участники получат уведомления.

Создавайте отчёты и выгружайте электронные документы для контролирующих органов. Все документы по командировке хранятся в одной карточке, сотрудник, бухгалтер всегда имеют доступ к билетам и актуальным версиям документов.

Надёжное хранение электронных документов, билетов, чеков, обсуждений и других сущностей в системе.

Создавайте документы на закрытие командировки. Система учтёт остатки и перерасходы. Если сотрудник после командировки не успел загрузить документы, система направит уведомление с напоминаем.

Ищите и фильтруйте документы, например, по сотруднику или по проекту. В системе настроен быстрый поиск по любому из полей карточки.

Пример

Сотрудник собирается ехать на конференцию в другой город. В системе он создаёт заявку на командировку, заполняет поля, выбирает пункт назначения, транспорт, на котором отправится и указывает затраты. Возможно оформление поездок на личном автомобиле, нужно лишь указать марку и номер автомобиля. Затем сотрудник выбирает согласующих и подписантов, отправляет документ на согласование. Оформление занимает 2 минуты. При наличии замечаний руководитель или бухгалтер прописывают комментарии и возвращают заявку на доработку, сотрудник меняет параметры командировки. При отсутствии замечаний заявка подписывается руководителем и направляется в бухгалтерию. Бухгалтер, в свою очередь, проверяет заявку, просматривает задолженности по работнику и подписывает документ. На основе заявки автоматически формируется приказ о командировке, который также согласуется и подписывается в электронном виде.

Отслеживайте расходы на командировки сотрудников

Программа позволяет учитывать все траты сотрудников в командировках. Учитываются затраты на проживание, питание и проезд. Прикрепите чеки и другие отчётные документы к карточке.

Согласовывайте запросы на командировку

Информация о ходе согласования отчета хранится в программе.

Кому полезна система «Управление командировками»

Руководителю

Быстрые отчёты.
Контроль бюджета.
Быстрое согласование документов.

Сотруднику

Быстрое согласование поездки.
Удобный интерфейс системы.
Быстрая отчётность.

Бухгалтеру

Удобная отчётность.
Полный финансовый контроль,
Порядок в делах.
Всегда нужная версия документа.
Быстрый поиск документов.

Закажите демонстрацию

Специалисты отдела развития бизнеса порекомендуют решение и назначат время.

Систему используют

Европейская компания

Компания "РКИТ" на платформе Docsvision
реализовала бизнес-процессы по подготовке и электронному согласованию:
·         договоров;
·         заявок на командировку;
·         заявок на выдачу средств;
·         заявок на оплату.
Автоматизировали выгрузку данных из 1С по контрагентам, проектам, подразделениям. Для учета проверки благонадежности контрагента создали специальный ресурс с досье контрагентов.

Часто задаваемые вопросы

Есть ли в системе проверка корректности заполнения заявки на командировку?

В системе настраиваются поля, которые следует заполнять сотруднику при оформлении заявки на командировку. Если поля не заполнены или не выбрано значение из справочника, система подсветит поле и выдаст уведомление. Полноценную проверку заявки проводит бухгалтер или другое ответственное лицо.

Как долго заявки на командировки могут храниться в системе?

Пунктом 669 Приказа № 558 и примечаниями к нему установлено, что документы (служебные задания, отчёты, переписка) о командировании работников подлежат хранению в течение 5 лет, за исключением документов по долгосрочным зарубежным командировкам, которые должны храниться 10 лет.
Система позволяет хранить документы и их версии до тех пор, пока на это хватает возможности инфраструктуры, обычно организации устанавливают ограниченный срок хранения, после которого документы уничтожаются. Процесс уничтожения может быть закреплен в регламентах, а сроки хранения – в Номенклатуре дел. Платформа позволяет настроить архив любой длительности с системой «Электронные архивы для бизнеса».

Вместе с этим решением используют

Конструктор согласований

Смотреть →

Управление договорами

Электронное делопроизводство

Смотреть →

Авансовые отчёты

Смотреть →

Контролы РКИТ повышают удобство работы с Docsvision

Узнать больше