Ищете российскую систему управления бизнес-процессами? Мы готовы помочь! Отправьте заявку

Система хранения документов

Для учета и хранения бумажных и электронных документов в соответствии с требованиями Росархива и государственными стандартами компании используют номенклатуру дел.

Номенклатура дел – по сути своей – структурированный перечень документов организации, которые должны храниться в определенном порядке. Документы одного типа объединяются в дело. К примеру, приказ по основной деятельности – это документ. Совокупность приказов по основной деятельности за год – это дело. Из таких дел и формируется номенклатура за год. Номенклатура – список всех дел, действует один год. В конце года нужно уточнить ее и ввести в действие на будущий год.

В системе «RKIT: Цифровая корпорация» - номенклатура дел – это справочник. Он формируется ежегодно по правилам вашей компании. Любой документ, который попал в систему электронного документооборота, проходит регистрацию. Когда сотрудник регистрирует его, система обращается к справочнику «Номенклатура дел» и автоматически определяет, как, где, и сколько времени должно храниться входящее письмо контрагента или приказ генерального директора о поощрении сотрудников. Справочник в системе обновляется ежегодно.

Задачи

Управление документами организации.
Структурированное архивное хранение по требованиям законодательства РФ.
Электронная подпись.
Контроль сроков хранения.
Автоматическая обработка дел с истекшим сроком хранения.
Быстрый поиск.
Просмотр связи документов с регламентирующими актами.
Гибкие настройки сроков хранения.

Карточка дела

В карточке указывается вся история документов дела от поступления до уничтожения или дальнейшего хранения в архиве.

карточка дела.png

Карточка документа

В карточке документа содержится вся информация по отдельному документу.  Можно указать правила и срок хранения, статус документа, ответственных, связанные документы, состояние.  

карточка документа.png


Закажите демонстрацию

Специалисты отдела развития бизнеса порекомендуют решение и назначат время.

Бизнес-эффекты от внедрения

  • Дела формируются автоматически.
  • Номенклатура облегчает передачу дел на архивное хранение и формирование электронного архива. Благодаря ей понятно, какие дела сколько времени нужно хранить, какие подлежат уничтожению.
  • По запросу настраиваются отчеты, которые помогут пройти проверку контролирующего органа и провести анализ документационного обеспечения вашей организации.

Вопрос-ответ

Сколько стоит Номенклатура дел от RKIT

Это не отдельное решение, а часть системы «RKIT: Цифровая корпорация». Система не облачная, устанавливается на серверах заказчика. Для использования требуются лицензии Docsvision и «RKIT: Цифровая корпорация», а также услуги по доработке. Стоимость зависит от количества пользователей, конечной функциональности, необходимости доработок, интеграции. Конечная стоимость рассчитывается по итогам обсуждения ваших задач.

Можно ли в течение года вносить новые дела в номенклатуру дел?

Да, ведь она отражает состояние документации вашей организации на текущий момент. Перечень номенклатур дел за разные годы – это документационный паспорт вашей организации, в котором отражается история каждого дела: сколько оно хранится, уничтожено, не уничтожено. Номенклатура отражает культуру работы с документационным обеспечением организации.

Как в систему RKIT внести новую номенклатуру дел?

Вы утверждаете номенклатуру на следующий год и готовите шаблон в формате excel. Администратор создает в справочнике узел на следующий год с номером года, запускает специальную программу-утилиту, выбирает узел в справочнике и шаблон. С момента загрузки в систему RKIT новая электронная номенклатура начинает действовать. Все документы, зарегистрированные в системе в новом году, будут распределяться по этой номенклатуре.

Кто может внести новые дела в номенклатуру дел в течение года?

Внести новые индексы в действующую электронную систему может сотрудник, которому настроены права для доступа к справочнику. Это может быть администратор системы или специалист ДОУ. Права доступа настраиваются по вашим правилам.

Каково официальное определение?

Номенклатура дел (НД) – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации в течение года, в котором указываются сроки хранения документов.

Она фиксирует информацию о делах:

  • количество за год;
  • информация о переходе, если какое-то дело переходит на следующий год;
  • информация об уничтожении.

Когда может потребоваться номенклатура дел?

Она требуется при реорганизации и ликвидации предприятия.

При реорганизации, если одна организация поглощается другой, прекращает существование, документы передаются в организацию-преемник согласно номенклатуре дел.

При ликвидации организации документы, в том числе электронные передаются на государственное хранение.

Контролирующие инстанции также могут проверить наличие номенклатуры дел.

Нормативная база для создания номенклатуры

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях от 31.03.2015

Закон об архивном деле в Российской Федерации

Методические рекомендации по применению правил

Можно ли обойтись без номенклатуры дел?

В организации она обязательна. Организации должны разрабатывать номенклатуру дел самостоятельно и использовать ее при создании архива.

Какие есть виды номенклатур и в чем их различие?

  • сводная;
  • типовая;
  • примерная;

Сводная – локальный нормативный акт. Создается по правилам вашей организации. Каждое структурное подразделение создает свою номенклатуру, канцелярия сводит все это в единый перечень. Генеральный директор утверждает номенклатуру на год.

Типовая и примерная номенклатуры чаще всего разрабатываются контролирующими органами. Например, министерство юстиции разрабатывает НД для нотариальных контор. Примерная создается для образца, на ее основе можно делать свою.

Как разработать?

Рекомендуемый порядок разработки:

  • разработка классификационной схемы номенклатуры дел организации;
  • индексация подразделений;
  • выявление состава документов, составление заголовков, систематизация заголовков внутри разделов;
  • определение сроков хранения;
  • заполнение формы;
  • согласование, утверждение и введение в действие.

Как определить наименования разделов?

Наименование разделов – это чаще всего наименование структурных подразделений. Если вы создаете номенклатуру с нуля, то основой для наименований разделов может послужить оргструктура предприятия, штатное расписание, классификатор структурных подразделений и даже телефонный справочник. Другой принцип деления на разделы — по функциональному признаку.

Как провести индексацию подразделений?

Прежде чем формировать индексы, проверьте, возможно, они уже были присвоены раньше.

Индекс, как правило, формируется так: первая часть индекса документа – это номер подразделения. Вторая часть индекса — номер дела в подразделении.

Разберем индекс «05-10». Здесь «05» – это индекс подразделения, к примеру, Отдела кадров, а «10» – порядковый номер дела внутри пятого раздела номенклатуры.

Принципы индексации:

  • уникальность;
  • уместность;
  • удобство восприятия.

Как выявить состав документов?

Без работников структурных подразделений вам не обойтись!

Для выявления состава документов оптимально выпустить Приказ о сборе информации и подготовке Номенклатуры. К приказу приложить Опросный лист.

Пример опросного листа

Опросный лист

Номер

Наименование документа

Копия или оригинал

Срок хранения

Нормативный документ, регламентирующий срок хранения

Формат: бумажный/электронный

Как правильно составить заголовки дел?

Наименование конкретного документа должно быть максимально точным, например, «Книга учета движения трудовых книжек».

Систематизация заголовков внутри раздела подчиняется следующим правилам:

Сначала в разделе размещаются внешние документы:

  • нормативно-правовые акты (НПА) вышестоящих организаций,
  • организационно-распорядительные документы (ОРД) вышестоящих организаций.

Затем внутренние:

  • локальные нормативные акты (ЛНА) – положения, инструкции-правила;
  • ОРД организации – приказы, распоряжения и т.п.;
  • планы и отчеты от наибольшего периода к наименьшему (год, квартал, месяц);
  • документация по основной деятельности подразделения;
  • информационно-справочные (переписка внешняя и внутренняя);
  • учетные.

Как определить сроки хранения? Нормативная база для формирования хранилища.

Самые главные источники сроков хранения:

Также есть специальные перечни

  • ведомственные;
  • отраслевые НПА;
  • пожелания руководителей подразделений;
  • письмо в госархив: если в типовом перечне или ведомственном правовом акте нет, можно направить письмо в госархив с просьбой о разъяснении.

Как заполнить форму номенклатуры?

Форма НД утверждена приложением 25 к Правилам-2015

Третью графу с указанием количества дел заполняли в конце года, когда итоговый перечень был сформирован.

Как согласовать, утвердить и ввести в действие номенклатуру дел?

Перечень согласуется либо со специально сформированной экспертной комиссией, либо руководителем каждого подразделения. Руководители согласуют только раздел своего подразделения.

Номенклатуру дел утверждает гендиректор. Она вступает в действие с 1 января следующего года.

Организации-источники комплектования госархива один раз в 5 лет согласуют НД с экспертной комиссией архивного учреждения.

Как закрыть НД?

В бумажном виде НД составляется в 3-х экземплярах: контрольный, рабочий и запасной. В электронном виде номенклатура дел представляет собой справочник, который загружается в систему ежегодно и может оперативно пополняться.

В конце года нужно утвердить новую номенклатуру на следующий год и в середине января закрыть номенклатуру дел на прошлый год. По результатам составляется итоговая запись - это отчет.

Дела формируются в тома. Один том равен 250 листам. Не переходящие (закрытые) дела передаются в архив. Если вы ведете электронный архив, бумажные документы также желательно учесть в электронном архиве. Вы можете организовывать Электронный архив вашей организации на Docsvision. Читайте об этом подробнее

Электронные документы закрытой номенклатуры выгружаются из системы на файловое хранилище. Но лучше выгружать их в электронный архив. Документация со сроком хранения свыше 5 лет записывается в двух экземплярах на 2 диска — основной и резервный. На каждый диск сохраняется документация в объеме 700 Мб. Диски хранятся в разных местах и раз в 5 лет запускаются на компьютере для проверки их работоспособности.

Форма отчета по НД за год. В 3 графе вносится количество томов.

Что такое переходящие дела?

Дела, которые не завершены в текущем году, являются переходящими. Желательно сохранить их индекс, но смена допускается.

Переходящие дела:

  • ОРД (устав организации, свидетельство о регистрации и постановке на учет и т.д.),
  • ЛНД (положения, инструкции, регламенты),
  • личные дела работников,
  • судебные дела,
  • переписка с конкретным контрагентом,
  • учетные формы, которые ведутся годами.

Систему используют

Харлов Алексей Викторович

Зам. руководителя аппарата по информационным технологиям
Администрации города Иркутска
Работа с документами – основная деятельность администрации. Все бизнес-процессы подкрепляются массивом документов. Сегодня в системе ежедневно обрабатывается свыше 1000 документов, более 35 тысяч документов в месяц. Работают 1200 сотрудников, включая высшее руководство. Вся документация имеет чёткую структуру, документы распределяются в соответствии с ответственностью, работает поиск по документам, можно просмотреть всю информацию по отдельным документам в режиме реального времени.