Авансовые отчёты

Вам необходимо вовремя обеспечивать сотрудников ресурсами и контролировать, на что и в каком объеме расходуются средства компании. Система позволяет сотруднику создавать электронную заявку на выдачу денежных средств, затем из нее формировать авансовый отчёт, прикладывать копии чеков и других документов. Согласование заявки и отчёта проходит в электронном виде по заранее сформированным или указанным маршрутам. Таким образом, система помогает контролировать выданные сотрудникам средства, основания выдачи, наличие отчётных документов, дополнительные расходы компании.

Если сотруднику необходимо выполнить служебное задание, требующее денежных средств, то чаще всего компания выдает их заранее в виде аванса. Если же выданных денег не хватило или сотрудник воспользовался собственными, то компания обязана полностью возместить их сотруднику.

Формируйте авансовые отчёты с приложенными копиями чеков и других документов в два клика
Согласовывайте авансовые отчеты в электронном виде
Сокращайте время на согласование, подписание и формирование авансовых отчетов
Программа предупредит о сроках исполнения, корректности заполнения и полноте предоставления данных
Контролируйте выданные сотрудникам средства, основания выдачи, отчетные документы, дополнительные расходы компании

Процесс создания авансового отчёта

При создании карточки выберите назначение авансового платежа, в соответствии с этим станут активными необходимые поля для заполнения. назначение авансового платежа.jpg
авансовые платежи.jpg

Заполните и прикрепите необходимые чеки (если уже совершена покупка) и отправьте на проверку и согласование в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет заявку, вносит необходимую информацию, формирует авансовый отчет.

Файл авансового отчета формируется автоматически по созданному шаблону:

созданный авансовый отчёт.jpg

Пример

Сотрудник собирается покупать канцелярию в офис. Он создает заявку на выдачу денежных средств, указывает причину, необходимую сумму выплаты и отправляет. Бухгалтер заполняет расходный кассовый ордер, где указывает сумму и срок, на который выдается аванс подотчетному лицу, формирует отчёт.

Сотрудник закупил необходимую канцелярию, но ему не хватило средств, поэтому он доплачивает своими деньгами. Он формирует заявку на выдачу денежных средств, прикрепляет чеки и отправляет документ на согласование. Бухгалтер проверяет правильность заполнения карточки внесения сумм по представленным документам, при необходимости делает их разбивку, проставляя счета бухгалтерского учета, формирует авансовый отчёт. После этого документ утверждает руководитель (при необходимости) и бухгалтер формирует документ на оплату.

Бухгалтер при этом видит все задолженности по каждому сотруднику, сумму выплаченных средств, несогласованные и неодобренные заявки на оплату.

Совместимость и стоимость

Система совместима с любыми (в том числе кастомизированными) решениями на Docsvision версий 5.4 и 5.5.

Систему используют

Ольга Екатеринина

генеральный директор
СКБ Электротехнического
приборостроения

Решение RKIT на платформе Docsvision объединяет все системы — CAD, CAE, ERP, CRM — работающие на предприятии, и направляет уведомления об управленческом воздействии руководителям только тогда, когда их вмешательство необходимо.