С помощью системы «Заявки на командировки» сотрудники организуют служебные поездки: оперативно создают и согласовывают заявки на командировку. При этом система сама автоматически рассчитывает суточные, а после командировки помогает быстро оформить отчёт по её итогам. Полный цикл работы с командировками сокращает ручной труд, исключает ошибки в расчётах и потерю информации. А с мобильным доступом сотрудники даже в дороге могут работать с документами по командировке, оперативно решить вопрос по поездке в чате внутри карточки.
Решение зарегистрировано в реестре отечественного ПО № 2488.
Моментальные отчёты.
Контроль бюджета.
Управление командированными сотрудниками.
Быстрое согласование поездки.
Работа из любой точки мира.
Автоматическая отчётность.
Своевременные отчёты командируемых.
Контроль за расходами на командировки.
Быстрый поиск документов.
Инициатор создаёт заявку на командировку, заполняет необходимые поля: цель командировки, даты, направления, предполагаемые расходы, пожелания по маршруту, и отправляет её на согласование.
.webp "Карточка командировки (2).webp")
После согласования с руководителем в системе автоматически формируется документ задания:
Все данные отражаются в карточке командировки: маршрут, даты, рейсы/поезда, гостиницы, контактные лица и т. д. Несколько сотрудников могут работать с карточкой одновременно: например, инициатор, специалист по бронированию и бухгалтер могут обмениваться сообщениями внутри карточки в режиме реального времени.
В карточке отображается маршрут согласования
По возвращении из командировки сотрудник прикладывает чеки, билеты, отчёт о проделанной работе.
После утверждения отчёта командировка закрывается, все документы и данные о командировке сохраняются.
Весь процесс от подачи заявки до сдачи отчётных документов прозрачен для участников, действия можно просмотреть в карточке командировки. Все — от командированного сотрудника до бухгалтера — работают с одной карточкой командировки, при этом видят только нужную для себя информацию. Такой подход снижает риск потери информации, упрощает контроль со стороны руководства и исключает человеческий фактор.
Система самостоятельно рассчитывает суточные и предполагаемые траты на основе внутренних нормативов и действующего законодательства, снижая вероятность ошибок и спорных ситуаций. Учитывает выходные и праздничные дни.
Настройте маршрут самостоятельно: параллельный, последовательный и смешанный. Или выберите готовый маршрут.
Система автоматически отправляет напоминания о необходимости согласовать заявку, сдать отчёт по завершении командировки и о других важных действиях. Это помогает избежать задержек и зависших заявок.
Быстрый поиск электронных документов, билетов, чеков, обсуждений и других сущностей в системе. Находите, фильтруйте документы, например, по сотруднику или по проекту. В системе настроен быстрый поиск по любому из полей карточки.
Вся история изменений, согласований и сообщений фиксируется в карточке командировки. Система поддерживает встроенную переписку между участниками прямо внутри карточки, обеспечивая оперативное взаимодействие и прозрачность на каждом этапе.
Даже находясь в поездке, вносите правки в командировку при изменении сроков, сумм или других параметров. Все, кто должен быть извещен, получат уведомления.
Система работает в web-интерфейсе, полностью адаптированном под мобильные устройства. Сотрудники могут создавать, согласовывать и отслеживать заявки с телефона или планшета — удобно в дороге и при срочных согласованиях.
Моментально формируйте отчёты и выгружайте электронные документы для контролирующих органов. В отчёте на закрытие командировки система учтёт остатки и перерасходы.
Систему используют
Часто задаваемые вопросы
Вместе с этим решением используют
Контролы РКИТ повышают удобство работы с Docsvision 
