Управление локальной нормативной документацией на корпоративном портале

АО «АНХК» — это нефтеперерабатывающий, химический и завод масел, а также товарно-сырьевое производство, производство топлив и другие структурные подразделения.

АО «АНХК» входит в состав нефтяной компании ПАО «Роснефть» и является крупнейшим предприятием по нефтепереработке в блоке компаний «Роснефть». Входит в первую десятку среди 28 компаний по нефтепеработке в России. Экспорт продуктов АО «АНХК» производится в 14 стран мира и по России.
Все проекты заказчика

Компания использует: Архив локальных нормативных документов, Корпоративный портал на платформе Microsoft SharePoint

Ситуация
В АО «АНХК» необходимо было обеспечить доступ к актуальным локальным нормативным документам (инструкциям, положениям, стандартам предприятия и другим НД). Доступ нужно было организовать с разграничением прав.
Чтобы обеспечить большинству сотрудников АНХК доступ к актуальной нормативной базе, компания RKIT интегрировала уже работающую на предприятии систему управления локальной нормативной документации на Docsvision с порталом на MS Share Point.

Основные функции системы:
- публикация актуальных НД на портале для общего доступа сотрудников компании, создание структурированного хранилища файлов;
- удобный интерфейс для ознакомления с документами;
- обеспечение доступа в соответствии с ролью пользователя;
- поиск НД;
- формирование системных и пользовательских реестров НД.
Возможности системы
Внедрение системы управления локально-нормативной документации на портал предоставило пользователям необходимые инструменты и возможности.
1. На портале обеспечено выполнение всех принципов управления доступом к ЛНД. Например, пользователи с ролью «гость» не имеют возможности скачивать, распечатывать документы.
2. На портале встроен интерфейс просмотра файлов.
3. Есть всплывающая панель параметрического поиска, обеспечивающая онлайн выборку массивов документов.
4. Появилась возможность добавить НД в избранные, составлять собственные пользовательские тематические реестры НД. Реестры НД интерактивные: документы, попавшие в реестр, обновляются автоматически.
5. Все новые изменённые НД имеют на портале визуальную подсветку.
6. Ведётся автоматическая статистика использования электронного фонда НД, какие документы чаще всего читают, скачивают и т.п.
7. Страницы раздела «Нормативная документация» на портале снабжены блоками с инфографикой, новостной лентой для информирования пользователей
8. Пользователь может на лету перестроить структуру папок – по видам или типам НД .

Результаты

Портал разработан по стандартам НК «Роснефть» компанией RKIT в тесном взаимодействии с Заказчиком.
Весь процесс разработки и утверждения нормативных документов, управление фондом порядка 5000 документов происходит в системе Docsvision. Пользователи системы — сотрудники отдела нормативного обеспечения отмечают, что избавились от рутинных процедур регистрации, публикации нормативных документов и ознакомления с ними сотрудников.
Новые и обновлённые документы, а также распорядительные документы отмены/ввода НД автоматически раз в сутки публикуются на портале. При этом старые документы, утратившие силу, удаляются.
Таким образом достигаются цели документационного обеспечения бизнеса по стандартам ISO, все сотрудники компании имеют доступ к актуальной нормативной базе. Большинство из них (около 1000 человек) работают с базой нормативных документов через внутренний корпоративный портал. Сотрудники предприятия в режиме реального времени имеют доступ к актуальной информации в соответствии со своими правами.

Другие проекты заказчика

АО «Ангарская нефтехимическая компания» Комплексная автоматизированная система по управлению предприятием Оптимизация базы данных 450 пользователей с приростом документов до 1 Гб в сутки. Автоматизация всего цикла претензионно-исковой работы январь 2013 Подробнее
АО «Ангарская нефтехимическая компания» Адаптация бизнес-процессов и актуализации ЛНД Подробнее
АО «Ангарская нефтехимическая компания» Корпоративное делопроизводство Подробнее
АО «Ангарская нефтехимическая компания» Разработка корпоративного портала и интеграция с решением «Управление нормативными документами» Подробнее

Управление локальной нормативной документацией на корпоративном портале

Ситуация

Возможности системы

Другие проекты заказчика