Внедрение решения по базовому делопроизводству

Государственное автономное учреждение Иркутский областной Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (ГАУ "МФЦ ИО") даёт возможность гражданам получать одновременно несколько услуг по принципу «одного окна».

В настоящее время функционирует 4 крупных представительства МФЦ по городу Иркутску и 13 филиалов МФЦ "Мои документы". На момент открытия предприятие необходимо было поставить на контроль и создать единое информационное пространства, как в центральном подразделении, так и в территориально удалённых.

При открытии первого офиса многофункционального центра в г.Иркутске было принято решение установить систему, которая позволит систематизировать всю документацию и выстроить бизнес-процессы "с нуля".

Перед Многофункциональным центром стояла задача: организовать электронный документооборот, создать технологические регламенты, автоматизировать филиалы.

Руководителям проекта со стороны Заказчика важно было организовать согласование документов, написать "с чистого листа" регламенты по делопроизводству и с помощью системы электронного документооборота, придерживаться этих регламентов.
Все проекты заказчика

• Первоначальные потребности

  Перед Многофункциональным центром стояла задача: организовать электронный документооборот, создать технологические регламенты, автоматизировать филиалы. 

  Руководителям проекта со стороны заказчика важно было организовать согласование документов, написать «с чистого листа» регламенты по делопроизводству и с помощью систем электронного документооборота, придерживаться этих регламентов.

  Достоинством системы стала возможность организации централизованного документооборота во всех филиалах. 

  Одним из главных условий при выборе системы электронного документооборота была расширяемость системы, возможность подключения новых территориально-распределённых филиалов.

• Цели и задачи

  1. Комплексная автоматизация всего делопроизводства предприятия, включая действующие филиалы.
  2. Регистрация входящих, исходящих, распорядительных документов и служебных записок;
  3. Согласование документов;
  4. Поиск документов;
  5. Поддержка библиотеки данных;
  6. Контроль за исполнительской дисциплиной.

• Результаты

  • Работа с входящими, исходящими документами
  • Работа с внутренними документами (приказы, распоряжения, служебные записки)
  • Согласование проектов документов
  • Поддержка библиотеки типовых документов
  • Типовые рабочие места сотрудника и руководителя
  • Работа с личными поручениями
  • Контроль выполнения задач исполнителями

  Обеспечена удалённая работа 200 территориально-разнесённых по Иркутской области обособленных подразделений.

• Развитие системы

  В ближайших планах ГАУ «ИО МФЦ» автоматизация других бизнес-процессов предприятия, а также сертификация специалистов Многофункционального центра по курсам Docsvision.

  Отзыв об обучении сотрудников 2018г.

  Проект получил самую лестную оценку руководства ГАУ «ИО МФЦ».

  Читайте полный отзыв о внедрении системы в ГАУ "ИО МФЦ".

  ПОЛНОЕ ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА

Другие проекты заказчика