Настройка базовых процессов делопроизводства центрального аппарата

• Особенности

  Внедрение современной системы документооборота в ООО "Иркутская Нефтяная Компания" (ООО "ИНК") было необхо­димо для построения эффективных каналов коммуникации и быстрого обмена документами между всеми предприятия­ми холдинга.
  
  Первоочередная задача, которую поставил за­казчик перед интегратором, — настройка базовых процессов, а именно делопроизводство центрального аппарата ООО "ИНК". Компания RKIT Group, к которой обратились специалисты ООО "ИНК", предложила в качестве решения платформу Docsvision.
  
  В системе были созданы шаблоны большинства видов документов — более 20, а также печатных форм и отчётов. Интегратор настроил марш­руты прохождения документов. Благодаря этому руководители получили наглядное представление о том, у кого из сотрудни­ков в данный момент находится документ, какие в него вне­сены корректировки. 
  

• Цели и задачи

  Одной из первоочерёдных задач была автоматизация дело­производства центрального аппарата, который ведет учёт документов не только ООО "ИНК", но и пяти дочерних компаний. 

  Не­смотря на небольшое количество автоматизированных рабо­чих мест, уже на первом этапе была обеспечена полноценная поддержка документооборота предприятий. 

  Прозрачное управление документами позволило руководителям контролировать исполнительскую дисциплину и оптимально распределять нагрузку между сотрудниками.

• Результаты

  Среди проведённых Заказчиком доработок:
  
  • согласование всех договоров в системе Docsvision;
  • формирование реестров для отправки и отслеживания почты;
  • настройка удалённого согласования документов;
  • управление доверенностями;
  • создание информационной базы (оперативного архива);
  • автоматизация согласования анкет соискателей со службой безопасности на этапе приёма  сотрудников;
  • автоматизация процессов проведения тендеров;
  • автоматизация движения служебных записок;
  • настройка обмена данными между информационными системами Docsvision, 1С.

• Перспективы развития системы

  В перспективе ООО "Иркутская нефтяная компания" планирует автоматизировать боль­шую часть бизнес-процессов. 

  Одна из ближайших задач — переход на новую вер­сию системы Docsvision 5. 

  Перспективная задача — использование QR-кодов для подтверждения подлинности бумажных экземпляров документов, соответствие их электронным карточкам. Также планируется дальнейшая интеграция с другими учётными системами предприятия.

  ПОЛНОЕ ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА