Настройка базовых процессов делопроизводства центрального аппарата

Настройка базовых процессов делопроизводства центрального аппарата

Справка о компании ООО "Иркутская Нефтяная Компания"

  • Особенности

    Внедрение современной системы документооборота в ООО "Иркутская Нефтяная Компания" (ООО "ИНК") было необхо­димо для построения эффективных каналов коммуникации и быстрого обмена документами между всеми предприятия­ми холдинга.

    Первоочередная задача, которую поставил за­казчик перед интегратором, — настройка базовых процессов, а именно делопроизводство центрального аппарата ООО "ИНК". Компания RKIT Group, к которой обратились специалисты ООО "ИНК", предложила в качестве решения платформу Docsvision.

    В системе были созданы шаблоны большинства видов документов — более 20, а также печатных форм и отчётов. Интегратор настроил марш­руты прохождения документов. Благодаря этому руководители получили наглядное представление о том, у кого из сотрудни­ков в данный момент находится документ, какие в него вне­сены корректировки. 
  • Цели и задачи

    Одной из первоочерёдных задач была автоматизация дело­производства центрального аппарата, который ведет учёт документов не только ООО "ИНК", но и пяти дочерних компаний. 

    Не­смотря на небольшое количество автоматизированных рабо­чих мест, уже на первом этапе была обеспечена полноценная поддержка документооборота предприятий. 

    Прозрачное управление документами позволило руководителям контролировать исполнительскую дисциплину и оптимально распределять нагрузку между сотрудниками.

Развитие системы
Тесно взаимодействуя с интегратором, ИТ-специалисты ООО "ИНК" получили достаточно знаний о системе, и дальнейшую разработку решений проводили самостоятельно. При этом Заказчик существенно сократил финансовые вложения в развитие электронного до­кументооборота.

Есть и более важный положительный эффект самостоятельного развития: ИТ-специалисты компании держат руку на пульсе бизнес-процессов предприятия — оперативно вносят изменения в систему, наделяют её новыми функциями, реагируя на потребности руководителей и рядовых сотрудников.
  • Результаты

    Среди проведённых Заказчиком доработок:
    • согласование всех договоров в системе Docsvision;
    • формирование реестров для отправки и отслеживания почты;
    • настройка удалённого согласования документов;
    • управление доверенностями;
    • создание информационной базы (оперативного архива);
    • автоматизация согласования анкет соискателей со службой безопасности на этапе приёма  сотрудников;
    • автоматизация процессов проведения тендеров;
    • автоматизация движения служебных записок;
    • настройка обмена данными между информационными системами Docsvision, 1С.
  • Перспективы развития системы

    В перспективе ООО "Иркутская нефтяная компания" планирует автоматизировать боль­шую часть бизнес-процессов. 

    Одна из ближайших задач — переход на новую вер­сию системы Docsvision 5. 

    Перспективная задача — использование QR-кодов для подтверждения подлинности бумажных экземпляров документов, соответствие их электронным карточкам. Также планируется дальнейшая интеграция с другими учётными системами предприятия.

    ПОЛНОЕ ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА

Необходимо решение по цифровизации бизнес-процессов или техподдержка Docsvision?
Оставьте номер телефона или эл.почту. Начальник отдела развития бизнеса Евгений Шорников расскажет об условиях работы.
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку своих персональных данных.