Разработку подсистемы «Управление совещаниями» инициировало подразделение «Административный департамент» ИНК, ответственное за документооборот в компании, а также за организацию и проведение совещаний, подготовку протоколов и контроль исполнения поручений. Основная цель автоматизации совещаний — контроль исполнения поручений, выданных по итогам совещаний, и повышение исполнительской дисциплины сотрудников.
Система «Управление совещаниями» была разработана компанией RKIT Group (ООО «Решение») в период с мая по июнь 2017 года. В результате автоматизированы процедуры: формирование повестки, рассылка приглашений участникам совещаний, согласование проекта решений, рассылка протоколов. Оптимизированы согласование формулировок поручений, а также процесс подготовки отчета по контролю исполнения. Компания–интегратор подготовила инструкции для пользователей и провела обучение сотрудников в консультативном режиме.
Как отмечает заместитель директора Административного департамента Светлана Кузнецова, «на всех этапах внедрения «Управления совещаниями» специалисты ООО «Решение» оказывали оперативную помощь при возникновении вопросов по эксплуатации системы, предлагали индивидуальные решения для учета требований конечных пользователей.»
Подсистема «Управление совещаниями» введена в промышленную эксплуатацию, бесшовно интегрирована в единую информационную систему ЭДО на платформе Docsvision, ранее разработанную совместно со специалистами RKIT Group. Сотрудники компании ИНК оперативно получают повестки и протоколы совещаний. Административный департамент формирует отчёты по исполнению поручений. Руководство анализирует результаты совещаний за месяц, квартал, год, координирует работу по принятым решениям. Основной достигнутый эффект: своевременное выполнение сотрудниками поручений, выданных по результатам рабочих совещаний.
Система помогает организовать совещание: сформировать повестку, создать из нее протокол; выдать поручения по принятым решениям и направить их исполнителям. Система информирует руководителей, как сотрудники выполняют поручения, и напоминает исполнителям, какие задачи к какому сроку необходимо решить.
Система поставляется автономно и может быть интегрирована с СЭД, ERP и корпоративным порталом компании.
ООО "Иркутская Нефтяная Компания"
Настройка базовых процессов делопроизводства центрального аппарата
Автоматизированы процессы проведения тендеров, движения служебных согласования анкет соискателей со службой безопасности. Настроен обмен данными между системами Docsvision и 1С
2011 - 2014
Подробнее
ТЕХНИЧЕСКАЯ ПОДДЕРЖКА (2010-2022)
ООО "Иркутская Нефтяная Компания"
