Управление делопроизводством и объектами недвижимости в ЗАО "Иркутскнефтепродукт"

Управление делопроизводством и объектами недвижимости в ЗАО "Иркутскнефтепродукт"

ЗАО "Иркутскнефтепродукт" входит в состав ПАО "Роснефть"

  • Ситуация

    ЗАО «Иркутскнефтепродукт» входит в состав ПАО НК «Роснефть». 
    В 2009 году руководители «Иркутскнефтепродукт» обратились в компанию RKIT Group чтобы решить задачи:
    • навести порядок в документах,
    • легко находить документы, 
    • контролировать бизнес-процессы, связанные с документацией.
    В этом же году RKIT Group создала и запустила в эксплуатацию автоматизированную систему управления документами на платформе Docsvision.
  • Решение

    Специалисты RKIT Group автоматизировали:
    • учет входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов организации, постановку заданий по документам и контроль их исполнения;
    • управление договорами;
    • управление претензиями и исками;
    • управление доверенностями;
    • управление библиотекой локальных нормативных документов (ЛНД);
    • управление объектами недвижимости.
    Решения были тщательно проработаны и заточены под потребности ЗАО «Иркутскнефтепродукт».
Результаты
Делопроизводители регистрируют входящий документ, в электронном виде направляют его руководителю. Руководитель на экране монитора формирует задания подчиненным и в реальном времени видит их отчеты. Сотрудники в электронном виде регистрируют, направляют служебные записки, организационно-распорядительные документы и отчитываются об исполнении. Делопроизводители в системе ведут учет командировочных листов и работу с повестками и протоколами совещаний.

Юристы создают договоры на основе шаблонов. Ответственные специалисты и руководителями согласуют договор в электронном виде, система напоминает им о сроках согласования. Юристы формируют задания, дополнительные соглашения к подписанным договорам, прикрепляют к ним акты и счета. Ведут учет контрагентов и моментально проверяют наличие учредительных документов.

Специалисты отдела нормативной документации в ЗАО «Иркутскнефтепродукт» автоматически составляют реестры нормативной документации, запускают обсуждения. Согласовывают ЛНД в срок, отслеживают введенные в действие и утратившие силу нормативные документы.

Для управления объектами недвижимости Заказчика — например, автозаправочными станциями в собственности или в аренде, — компания RKIT Group создала специализированное решение. Этот инструмент отслеживает всю документацию по объектам недвижимости (кадастровые номера, договоры с обслуживающими организациями, документы, подтверждающие регистрацию права собственности или договоры аренды), контролирует сроки платежей за аренду, заранее напоминает об окончании действия договора.
Необходимо решение по цифровизации бизнес-процессов или техподдержка Docsvision?
Оставьте номер телефона или эл.почту. Начальник отдела развития бизнеса Евгений Шорников расскажет об условиях работы.
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку своих персональных данных.