Задача: при большом количестве доверенностей сложно контролировать сроки действия полномочий. Если сотрудник подпишет документ по просроченной доверенности, документ будет признан недействительным.
Решение: в системе создаётся база доверенностей. В доверенности регистрируются сроки и полномочия. При подписании документа система предложит возможных подписантов только с действующими и подходящими по условиям доверенностями. Уведомит, если срок действия доверенности истекает, не даст подписать документ сотруднику с недействительной доверенностью.
Решение зарегистрировано в реестре отечественного ПО № 4597.
Храните доверенности в единой системе, управляйте полномочиями физических и юридических лиц.
Автоматические проверки напомнят, что заканчивается срок действия доверенности, и не позволят сотруднику подписать документы, если его доверенность недействительна.
Находите доверенности по реквизитам в один клик: по доверенному лицу, по доверителю, по сроку действия, по номеру.
Чтобы узнать, какие доверенности актуальны, откройте реестр действующих доверенностей. Сформируйте моментальные отчёты: на физических лиц, юрлиц, по дате, по типу, по доверителю.
Если вы уже используете Docsvision, «Управление доверенностями» бесшовно и быстро встроится в вашу систему. Для пользователя просто добавится несколько новых папок в структуре Docsvision.
Получайте заявки на создание доверенностей от подразделений.
Создайте карточку доверенности по клику, заполните поля автоматически.
Выберите полномочия из списка или вручную, укажите лимит. Например: полномочие действует до 21 декабря 2022, на сумму, не превышающую 1 млн.
Формируйте файл доверенности. В карточке доверенности автоматически появится документ «Доверенность» на бланке вашей компании. Файл сохраняется на вкладке документы. Его можно переименовать, удалить, сохранить на файловой системе, отправить по электронной почте. При отправке по почте автоматически создается письмо Outlook с вложенным файлом доверенности.
Согласуйте проект доверенности с коллегами. Настройте маршрут согласования или воспользуйтесь готовым шаблоном.
Контролируйте сроки действия доверенности. Система заранее предупредит об окончании срока. Не даст сотруднику подписать документы (например, договор) электронной подписью, если его доверенность недействительна.
Система учтёт, если подписант не работает (например, находится в отпуске) и не имеет права подписывать документы.
Определите круг лиц, которые будут иметь доступ к доверенности. Передоверяйте полномочия в один клик.
Нужно создать доверенность с одними и теми же полномочиями на разных поверенных лиц? Скопируйте доверенность. Система предложит вам выбрать список поверенных лиц. Укажите их и моментально создайте одну доверенность для всех или отдельную доверенность на каждое поверенное лицо.
Сформируйте моментальные отчёты: на физических лиц, юрлиц, по дате, по типу, по доверителю. Чтобы узнать, какие доверенности актуальны, откройте реестр действующих доверенностей.
Находите доверенности по реквизитам в один клик: по доверенному лицу, по доверителю, по сроку действия, по номеру.
Нумеруйте доверенности по корпоративным правилам. Для нотариальных доверенностей проставляйте номер вручную. 