Управление претензиями

Система для цифровизации работы юридических служб корпоративных или государственных структур. Разработана на отечественной платформе электронного документооборота Docsvision, является модулем системы «Управление претензионно-исковой работой и актами госорганов».

Номер в реестре отечественного ПО 4597.

Управление входящими и исходящими претензиями: учет контрагентов, сумм и других данных;

Связывание, копирование, перевыставление претензионных дел;

Автоматическая постановка на контроль по правилам: например, информация моментально поступает топ-менеджменту, если возник спор на сумму свыше 1 млн рублей;

Поиск претензий;

Поддержка претензионных процессов с учётом холдинговой структурой;

Формирование файлов претензий и справок по шаблонам;

Формирование сводной аналитической отчётности;

Последовательное, параллельное, смешанное согласование проектов документов: претензий, ответов, правовых заключений;

Электронное взаимодействие внутри юридической службы с сотрудниками других подразделений, в том числе по e-mail: ознакомление, исполнение, запрос информации, контроль исполнительской дисциплины;

Загрузка курсов валют. Конвертация валютных сумм;

Интеграция с корпоративными информационными системами (финансово-учётными);

Любая структура претензионных дел: по клиентам и подрядчикам, входящие, исходящие и т.п.

Интеграция с КАД (www.arbitr.ru);

Интеграция с внешними сервисами по запросу при наличии открытого API.

Управление трудовыми спорами: учет и объединение дел. Специальные атрибуты для трудовых споров, разграничение прав доступа.

Согласование под контролем

Претензии.PNG

Моментальный доступ к документам по делу.

Доступ к документам.png

Контрольные папки: в них вы увидите задачи, у которых близится срок исполнения

Задачи отображаются в почте. Уведомления о новых заданиях поступают на рабочий стол.

Закажите демонстрацию

Специалисты отдела развития бизнеса порекомендуют решение и назначат время.

Поддержка информационной безопасности

Не облачные технологии

вы всегда контролируете, у кого есть доступ.

Интеграция с системой безопасности

доступ привязан к Вашей учётной записи.

Трёхуровневая защита

ролевая, мандатная, дискреционная модели безопасности.

Разграничение прав по операциям

чтение, редактирование, просмотр файлов, выполнение определённых процессов с карточкой.

Электронная подпись по ФЗ-63

Как выстроен в системе процесс работы с претензией. Пример:

Задача: если подрядчики нарушают условия сотрудничества, компания выставляет претензию, чтобы взыскать с ответчика неустойку по договору. Если поступает входящая претензия, важно вовремя направить ответ и разрешить спор в досудебном порядке. Необходимо контролировать претензии, вовремя получать взыскания с должников. Руководству важно получить информацию о критичном разбирательстве на стадии досудебной работы и вовремя принять управленческое решение.

Решение: «Управление претензиями» — это единая среда и стандарты работы. Юрист создает претензионое дело в одни клик. Система помогает не упустить срок ответа на претензию, разрешать споры в досудебном порядке в пользу организации. В системе сохраняются данные по ним, включая документы, переписку. В инфографике для руководства отображаются процессы согласования, ответа на претензию в реальном времени. Справки по претензионному делу формируются автоматически.
Благодаря базе знаний по претензиям легко поднять историю претензионной работы с клиентом. Система помогает руководителям отслеживать критичные разбирательства.

Систему используют

ПАО НК «Роснефть»

Система обеспечивает контроль претензионной работы во всех филиалах компании. Агрегированная отчетность используется руководством для поддержки принятия управленческих решений. Кроме ""Управления претензионной работой" компания использует все модули системы "ПИР".

Администрация города Иркутска

В системе ведется управление претензионной работой: от регистрации претензии до перехода в судебную стадию. Сотрудники также используют другие модули системы ПИР: регистрируют иски, предписания, планируют работы, ведут учёт судебных документов и контролируют их исполнения. Таким образом претензии связаны сквозным процессом со стадиями судебной работ и исполнительного производства.

Как создать претензионное дело?

Создайте претензионное дело по клику. Часть полей заполнится из справочников или автоматически. Например: данные контрагента, дата, ответственный исполнитель.

Как выстроен процесс согласования?

Соберите недостающую информацию, направив запросы в подразделения. Подготовьте позицию, проект претензии. Вся информация сохраняется в карточке. Укажите согласующих и сроки или воспользуйтесь готовым маршрутом. Ход согласования виден в реальном времени. Лист согласования формируется автоматически.

Как создать файл претензии?

Сформируйте файл претензии по шаблону. Подпишите ЭП. Система заполнит все данные в документе, сформирует письмо для контрагента. Пришлёт вам уведомление, если ответ вовремя не получен.

Как подготовить в системе ответ на претензию контрагента?

Запросите недостающие документы у подразделений. Запрос придёт сотруднику в электронную почту, даже если он не работает в системе ПИР. Система поможет вам вовремя дать ответ на входящую претензию , заранее напомнит о сроках.

Как создать иск, если претензия не урегулирована?

Если спор не удалось решит в досудебном порядке, по кнопке создайте судебное дело, которое наследуюет всю важную ифнормацию и документы из претензии. Даже если судебным делом будет заниматься другой специалист, он получит исчерпывающую информацию по досудебной работе. Для управления судебными делами используйте «Судебные споры».

Можно ли перевыставить, объединить или копировать претензии?

Да. Если претензию необходимо перевыставить, например, от экспедитора контрагенту, сделайте это в одни клик. Если вы ведете несколько однотипных претензий, воспользуйтесь функцией «копировать претензию», вся необходимая информация дублируется. Также по кнопке вы можете объединить две и более претензий.

Как связать претензию с другими делами?

Укажите период, номера дел, контрагента или другие критерии для поиска. Система моментально сделает выборку дел по вашим параметрам. Отметьте нужные дела и укажите «связать». Ссылки на связанные дела появятся в вашей карточке претензии.

Как упрощается работа юриста?

Корпоративные юристы не пропускают сроки подготовки претензии, ответа благодаря автоматическим напоминаниям о датах. Гибкие инструменты управления (поиски, отчеты, формы связывания) помогают избавиться от рутины, сосредоточиться на экспертной оценке дела. Минимум дублирования, ручного труда, единая информационная среда экономят до 20% времени юриста.

Какой управленческий эффект получит руководство от использования системы?

Благодаря уведомлениям о критичных разбирательствах руководство головной компании моментально узнаёт о ситуации в филиале. Это помогает избежать репутационных рисков. Документы хранятся в единой базе, Она позволяет обобщить и использовать опыт юристов для защиты интересов организации. Данные по удовлетворенным претензиям и взысканиям, отчеты по эффективности претензионной работы всегда под рукой. Видно, сколько претензий и на какую сумму удовлетворены, в работе, перешли в стадию судебного процесса.

Каковы финансовые эффекты от использования системы?

Система поможет сократить убытки из-за пропуска сроков подачи претензии и ответов, недооценки прецедентных дел. Вовремя взыскивать долги. Статистика по претензионно-исковой работе с клиентами поможет избежать рискованных сделок. Предиктивная аналитика по долгам и выплатам всей организации поможет спрогнозировать поступление выбытие и денежных средств.