Единственный в России научно-технологический центр комплексных испытаний транспортных ядерно-энергетических установок (ЯЭУ). Институт проводит комплексные испытания на наземных стендах-прототипах, обеспечивая требуемый уровень надежности и безопасности установок, и сопровождает эксплуатацию оборудования в течение его жизненного цикла. Наряду с этим НИТИ проводит большой объём научно-технологических исследований и работ, охватывающих практически весь спектр проблематики современной ядерной энергетики.
Реализацию проекта взяла на себя компания RKIT — Gold-партнёр Docsvision, обладающий необходимыми компетенциями и опытом. В качестве прототипа использовали решение «RKIT: Цифровая корпорация». Так как у Заказчика разделены локальная сеть и сеть интернет, у команды RKIT не было возможности подключаться к серверам и работать внутри сети удалённо. Рабочие группы заказчика и исполнителя взаимодействовали в рамках совещаний по ВКС и консультаций. Обмен информацией, в том числе согласование доработок и приёмка результатов, происходил по защищённым каналам, которые проходят через дополнительные фильтры службы безопасности.
Для настройки решения, серверов, платформы, резервного копирования, импорта справочников и обучения администраторов был организован выезд специалистов RKIT на территорию института по специальным допускам. Все процедуры проводились в строго отведенное рабочее время.
В результате проекта в системе выстроена работа с внутренней документацией - приказами, поручениями, ОРД, входящими и исходящими документами. Созданы справочники согласно номенклатуре дел. Загрузка данных в справочники осуществляется автоматически через утилиту. Совместно с заказчиком разработаны удобные и функциональные web-интерфейсы. Учтены требования к фирменному стилю.
Созданы 8 корпоративных шаблонов, на базе которых по клику формируются документы. Заказчик может корректировать существующие шаблоны, а также добавлять новые.
В системе работают более 100 человек. Уведомления о заданиях и поручениях дублируются сотрудникам института в электронную почту, это позволяет сокращать время реагирования на задачи и всегда быть в курсе рабочих процессов. Предусмотрена возможность регистрации конфиденциальных документов, в карточках которых не требуется прикрепление файла.
Сотрудники создают, согласовывают, подписывают и отправляют на исполнение служебные записки. Документ формируется по шаблону автоматически.
Карточка служебной записки
Из протокола совещаний автоматически формируются задания и направляются ответственным сотрудникам. Такой механизм позволяет не только фиксировать итоговые решения, но и контролировать их исполнение.
Карточка протокола совещания
В системе настроена работа с соисполнителями, параллельное и последовательное согласование, инструменты для самостоятельной настройки маршрутов согласования. Процесс автоматически фиксируется в листе согласования.
Визуальное отображение исполнения позволяет контролировать сроки и следить за выполнением задач и поручений руководства в реальном времени.
Дерево исполнения по задаче
Большая работа проведена с электронными подписями. Заказчику не подходило стандартное отображение электронной подписи, поэтому RKIT внесли изменения. Штамп подписи содержит элемент журнала подписей.
Пример отображения подписи на документах
Система позволяет в одном окне выбирать и подписывать сразу несколько документов, это ускоряет работу руководителей.
Выбор документов для подписи
Проект занял 10 месяцев. На финальном этапе команда RKIT провела обучение администраторов на системе Заказчика. Запланировано дополнительное обучение, которое позволит специалистам Заказчика самостоятельно дорабатывать систему. Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами на базе «RKIT: Цифровая корпорация», внедренная Заказчику, соответствует требованиям Минкомсвязи и подходит под условия импортозамещения. Институт получил гибкий инструмент для управления документами и процессами, который повышает надёжность хранения корпоративной информации и соответствует высоким стандартам информационной безопасности. В течение года предприятие планирует увеличить количество пользователей, переведя всех сотрудников на новую систему электронного документооборота и управления бизнес-процессами.