Автоматизация договорной деятельности в банке на платформе Docsvision

Array
(
    [0] => 2018
    [1] => 2019
    [2] => 2020
    [3] => 2021
    [4] => 2022
    [5] => 2023
    [6] => 2024
)

Международный банк действует с середины девяностых годов и включён в реестр системы обязательного страхования вкладов. Предлагает широкий спектр розничных и корпоративных продуктов: депозиты, потребительские и сегментные кредиты, а также сопутствующие сервисы.
Название скрыто по условиям NDA

Компания использует: Договорная деятельность, Управление договорами, Техническая поддержка

Ситуация

Международный Банк (название скрыто по условиям NDA) много лет использует Docsvision. В системе ведётся учёт документов административного департамента, HR, департамента информационной безопасности, департамента расчётов и других подразделений. РКИТ более 7 лет ведёт для заказчика разработку и внедрение новых функций в системе: специалисты интегратора оцифровали командировки, выдачу траншей, авансовые отчёты и настроили интеграцию договоров со СБИС.

Система заказчика долгое время работала на версии Docsvision 4.5. Интеграция со СБИС была выполнена уже в новой версии платформы и заложила основу для расширения функционала работы с договорами.

В 2025 году банк принял решение перенести все договорные процессы на актуальную версию платформы с миграцией существующих карточек и данных. Заказчику необходимо было организовать регистрацию договоров, которые поступают из СБИС или в виде сканов на почту. А также организовать связи между этими документами и создать удобный архив. Чтобы сотрудники контролировали статусы и вовремя продлевали договоры, им необходимы были уведомления.
Перед проектной командой стояли следующие задачи
- выполнить миграцию данных из карточек 4.5 в Docsvision 5.4;
- реализовать функциональность для регистрации, хранения и контроля хозяйственных договоров;
- доработать карточки договоров;
- настроить контроль смены состояния договоров, мониторинг сроков действия и систему уведомлений для повышения прозрачности и скорости работы.

Решение

На старте проекта была выполнена миграция данных: все договоры из версии 4.5 перенесли на новую версию Docsvision с сохранением ключевых реквизитов и связей. Архив договоров был структурирован и распределён по годам, кварталам и месяцам, что позволило организовать быстрый доступ к документам.

В новой системе реализовали два сценария создания договоров:

Автоматический: при поступлении договора через СБИС сотрудник создаёт карточку, при этом данные договора автоматически переносятся в карточку.
Ручной: если договор приходит на бумаге или в виде pdf. В этом случае сотрудники бухгалтерии и административного департамента по клику создают карточку договора, а затем дозаполняют поля и подгружают копию документа.

Специалисты РКИТ проанализировали нумерацию уже существующих в базе договоров и дополнительных соглашений. В результате выяснилось, что в части документов сотрудники вручную вписывали номера, это ломало связи между документами. Чтобы связи заработали, специалисты РКИТ скорректировали такие номера, а также автоматизировали нумерацию. Теперь, когда сотрудник создаёт договор или допсоглашение, номер автоматически учитывает подразделение, год и связь с дочерним или родительским документом.

Дополнительно внедрили контроль корректности заполнения полей: например, проверку соответствия дат начала и окончания действия договора или наличие ИНН у контрагента.

Особое внимание уделили удобству работы с документами. В системе появился расширенный поиск по ключевым параметрам — номеру, контрагенту, дате, сумме и другим реквизитам. Для повышения прозрачности был настроен мониторинг сроков действия договоров: система ежедневно проверяет карточки, за 30 дней, две недели и в день окончания договора автоматически отправляет напоминания ответственным сотрудникам и бухгалтерии. Также настроили уведомления для участников при смене состояния договора: «Проект», «Действует», «Не действует».

Результат
В результате проекта банк полностью перевёл процесс работы с договорами на актуальную версию платформы Docsvision.
Время регистрации договоров сократилось, а встроенная проверка данных снизила риск ошибок. Автоматические уведомления минимизировали вероятность пропуска сроков продления договоров. Благодаря структурированному архиву пользователи получили быстрый доступ к документам и возможность гибкого поиска по ключевым параметрам.

Другие проекты заказчика

Международный банк Автоматизация процесса согласования выдачи/пролонгации транша Подробнее
Международный банк Проект интеграции системы электронного документооборота со СБИС 2021 Подробнее
ТЕХНИЧЕСКАЯ ПОДДЕРЖКА (2018-2024) Международный банк

Автоматизация договорной деятельности в банке на платформе Docsvision

Ситуация

Перед проектной командой стояли следующие задачи

Результат

Другие проекты заказчика