Архив бухгалтерских документов

Задача: при проверках контролирующих органов, внешнем и внутреннем аудите невозможно быстро найти акты, счета-фактуры, счета. Выборки приходится делать вручную, искать и сканировать бумажные оригиналы. Документы теряются, повышается риск штрафов надзорных органов.

Решение: На основе зарегистрированных бухгалтерских документов система создаёт архив первичных документов (входящих и исходящих), интегрированный с учётными системами. Можно найти любой документ по любым реквизитам. Или выгрузить подборку: счёта, акты, счёт-фактуры с конкретным контрагентом за период. Предоставить в СБИС или аудиторам для проверки.

Решение зарегистрировано в реестре отечественного ПО № 5221.

Техническая документация

Загружайте и формируйте карточки первичных бухгалтерских документов пакетно

Согласовывайте и исполняйте бухгалтерские документы в электронном виде

Сокращайте время внесения информации в систему в 3-5 раз с помощью утилиты потоковой регистрации

Защищайте документы от несанкционированного доступа

Предоставляйте аудитору защищённый доступ к системе для проверки

Отслеживайте сроки действия документов

Обеспечивайте своевременное поступление информации из региональных офисов или точек продаж

Сокращайте необходимость использования бумажных оригиналов документов более чем на 90 %

При помощи утилиты потоков регистрации сотрудник загружает отсканированные документы в систему

В интерфейсе Docsvision он видит: слева список отсканированных документов, в центре — карточку документа, справа — скан документа. Сотрудник выбирает тип документа (например, «счёт») и указывает ИНН организации. Другие поля карточки заполняются автоматически. Сотрудник проверяет данные и дополняет информацию. При этом в системе формируются карточки (акты, счета-фактуры, счета и др.) с прикрепленными соответствующими сканами. Потоковая регистрация позволяет быстро обработать массив бумажных документов и сформировать структурированный электронный архив бухгалтерских документов.
Потоковая регистрация бухгалтерских документов.png

Потоковая регистрация бухгалтерских документов.png

Закажите демонстрацию

Специалисты отдела развития бизнеса порекомендуют решение и назначат время.

Карточка бухгалтерского документа

Выявление и исправление ошибок в документе

При нахождении ошибки в документе, направьте письмо контрагенту прямо из системы.

ошибки в документе.png

Оптимизируйте время на поиск, отдельного документа, групп документов, связанных общими поисковыми параметрами

Например, контрагент, тема, услуга, поставщик и т.д.

Выбирайте и связывайте с текущим документом любые другие

Например, свяжите с актом: счёт-фактуру, товарную накладную и т.п.

Обеспечивайте контроль доступа сотрудников

Настраивайте доступ к информации отдельным сотрудникам или группе.

Систему используют

Ольга Екатеринина

генеральный директор
СКБ Электротехнического
приборостроения

Решение RKIT на платформе Docsvision объединяет все системы — CAD, CAE, ERP, CRM — работающие на предприятии, и направляет уведомления об управленческом воздействии руководителям только тогда, когда их вмешательство необходимо.