Архив бухгалтерских документов

Задача: при проверках контролирующих органов, внешнем и внутреннем аудите невозможно быстро найти акты, счета-фактуры, счета. Выборки приходится делать вручную, искать и сканировать бумажные оригиналы. Документы теряются, повышается риск штрафов надзорных органов.

Решение: На основе зарегистрированных бухгалтерских документов система создаёт архив первичных документов (входящих и исходящих), интегрированный с учётными системами. Можно найти любой документ по любым реквизитам. Или выгрузить подборку: счёта, акты, счёт-фактуры с конкретным контрагентом за период. Предоставить в СБИС или аудиторам для проверки.

Решение зарегистрировано в реестре отечественного ПО № 5221.

Техническая документация

Загружайте и формируйте карточки первичных бухгалтерских документов пакетно

Согласовывайте и исполняйте бухгалтерские документы в электронном виде

Сокращайте время внесения информации в систему в 3-5 раз с помощью утилиты потоковой регистрации

Защищайте документы от несанкционированного доступа

Предоставляйте аудитору защищённый доступ к системе для проверки

Отслеживайте сроки действия документов

Обеспечивайте своевременное поступление информации из региональных офисов или точек продаж

Сокращайте необходимость использования бумажных оригиналов документов более чем на 90 %

При помощи утилиты потоков регистрации сотрудник загружает отсканированные документы в систему

В интерфейсе Docsvision он видит: слева список отсканированных документов, в центре — карточку документа, справа — скан документа. Сотрудник выбирает тип документа (например, «счёт») и указывает ИНН организации. Другие поля карточки заполняются автоматически. Сотрудник проверяет данные и дополняет информацию. При этом в системе формируются карточки (акты, счета-фактуры, счета и др.) с прикрепленными соответствующими сканами. Потоковая регистрация позволяет быстро обработать массив бумажных документов и сформировать структурированный электронный архив бухгалтерских документов.
Потоковая регистрация бухгалтерских документов.png

Потоковая регистрация бухгалтерских документов.png

Закажите демонстрацию

Специалисты отдела развития бизнеса порекомендуют решение и назначат время.

Карточка бухгалтерского документа

Выявление и исправление ошибок в документе

При нахождении ошибки в документе, направьте письмо контрагенту прямо из системы.

ошибки в документе.png

Оптимизируйте время на поиск, отдельного документа, групп документов, связанных общими поисковыми параметрами

Например, контрагент, тема, услуга, поставщик и т.д.

Выбирайте и связывайте с текущим документом любые другие

Например, свяжите с актом: счёт-фактуру, товарную накладную и т.п.

Обеспечивайте контроль доступа сотрудников

Настраивайте доступ к информации отдельным сотрудникам или группе.

Систему используют

Ольга Екатеринина

генеральный директор
СКБ Электротехнического
приборостроения

Решение RKIT на платформе Docsvision объединяет все системы — CAD, CAE, ERP, CRM — работающие на предприятии, и направляет уведомления об управленческом воздействии руководителям только тогда, когда их вмешательство необходимо.

Администрация города Иркутска Архивный фонд Администрации города Иркутска Подробнее
Администрация города Иркутска Поэтапная комплексная автоматизация комитетов Администрации Подробнее
Администрация города Иркутска Разработка и внедрение системы управления документами и процессами на платформе Docsvision в Администрации г. Иркутска Подробнее