Система для управления входящими и исходящими документами

Система помогает быстро регистрировать входящие письма и выдавать по ним поручения. Напоминает сотрудникам о сроках, помогает руководителю контролировать подчинённых, вне зависимости от местонахождения, показывает в реальном времени результаты работы. Система автоматически вычисляет реквизиты для исходящих писем, создаёт письмо на фирменном бланке вашей организации. Процесс согласования писем проходит в электронном виде, лист согласования формируется автоматически, можно подписывать рабочие документы ЭП и многое другое.

Решение зарегистрировано в реестре отечественного ПО № 2488.

Используйте шаблоны и бланки

Библиотека типовых документов хранит бланки, шаблоны. Они формируются по кнопке с реквизитами, логотипами и данными адресата. Вам необходимо заполнить только текст письма, остальное система сделает за вас.

Отслеживайте документ и поручения по нему

Система показывает, кто из сотрудников работает с документом, журналирует действия пользователей с задачами и рабочими документами, показывает начальнику, если кому-то из сотрудников нужна помощь, автоматически напоминает о сроках руководителю, исполнителю, контролёру и ведет учет выполненным и просроченным заданиям.

Направляйте исходящие на согласование в электронном виде

Система направит задачи согласующим, продублирует задачу в электронную почту, напомнит о сроках. Сохранит результаты согласования, все действия и замечания согласующих лиц, версии документов. Позволит скачать отдельные вложения или нужные версии на рабочее место. Сформирует лист согласования и, если нужно, печатную форму, настроенные под требования организации.

Связывайте входящие и исходящие письма, чтобы поднять всю переписку с адресатом

Укажите системе, с каким документом или контрагентом связать письмо. Вы будете видеть всю переписку в системе. И сможете отслеживать все задания и ответственных сотрудников по каждому проекту.

Контролируйте исполнительскую дисциплину в компании

По кнопке формируется отчёт по исполнительской дисциплине: исполненные задания, просроченные задания по сотрудникам, подразделениям. Если организации нужна специальная отчётность, её можно настроить с рабочего места руководителя под любые требования, включая графическое представление и выгрузку отчетов.

Закажите демонстрацию

Специалисты отдела развития бизнеса порекомендуют решение и назначат время.

Все функции системы

регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

регистрация резолюций/поручений;

постановка рабочих документов на учет;

отслеживание истории переписки;

поиск входящих и исходящих документов;

регистрация и отслеживание проектов исходящей корреспонденции;

отслеживание связей с корреспонденцией;

формирование журналов, реестра, отчётности по входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;

настройка дополнительных категорий документов в «Дереве папок»;

интеграция с другими информационными системами, уже внедрёнными на предприятии (например, 1С, MS Sharepoint, MS Outlook и др.);

документооборот в территориально распределённых подразделениях, филиалах;

дополнительные типовые рабочие места (например, контролёр, регистратор, руководитель и пр.);

моментальные отчёты по исполнительской дисциплине;

уведомления по срокам;

документооборот в территориально распределённых подразделениях, филиалах.

Карточка

Реквизиты настраиваются, исходя из ваших потребностей;
Часть информации в полях заполняется автоматически из справочников;
К карточке можно прикреплять файлы: сканы в любом формате – pdf, tiff, jpg; файлы MS Office – doc, docx, xls, xlsx;
Встроенный просмотрщик файлов;
Автоматическое присвоение номера рабочего документа/поручения в соответствии с внутренними регламентами Вашей компании.

Из карточки можно выдать поручение, отправить задание на ознакомление и рассмотрение документа.

Открыв карточку задания, руководитель видит файл входящего письма: без открытия почты, Word, Excel. И все приложенные документы

Руководитель со своего рабочего места видит письма в новых заданиях, кроме того ему приходят уведомления о новых документах на рабочий стол.

Руководитель визирует электронной подписью документы.

Возможно визировать как рабочие документы, так и действия.

Часто задаваемые вопросы

Что такое «Делопроизводство»?

Согласно 125-ФЗ Делопроизводство это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Что такое «Документооборот»?

Согласно ГОСТу Р 7.0.8-2013, документооборот — это деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив
«Документооборот представляет собой движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документов:
•    поступающие из других организаций (входящие);
•    отправляемые в другие организации (исходящие);
•    создаваемые в организации и используемые работниками в управленческом процессе (внутренние).

Что такое «Документ»?

Согласно 77-ФЗ - это материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Что такое «Реквизит»?

Реквизит — это информационный элемент документа, необходимый, в том числе и для корректного движения документа в организации. Например, дата, время, наименование, наименование юридического лица. К реквизитам также относятся: подпись, адресат, отправитель, исполнитель, срок хранения и т.д. Формуляр — это совокупность реквизитов документа.

Как выглядит в системе работа с Исходящими документам?

Этап обработки включает:
•    составление проекта документа исполнителем;
•    проверка правильности оформления проекта документа;
•    согласование проекта документа;
•    подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
•    регистрация документа;
•    отправка документа адресату: по почте; курьером; электронной почтой; по факсу.
•    подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Как выглядит в системе работа с Входящими документами?

Документы могут быть доставлены: по почте; курьером; электронной почтой; по факсу. Система позволяет учитывать данные, полученные любым способом. После этого начинается этап обработки:
•    регистрация в системе, отправка на рассмотрение;
•    предварительное рассмотрение;
•    рассмотрение документов руководством;
•    направление на исполнение;
•    исполнение документов;
•    контроль исполнения;
•    формирование архива: сохранение документов в дела.

Что понимается под исполнением документов?

Обработка любых документов проходит через определенные этапы, например:
•    определить исполнителя;
•    дать конкретные указания по исполнению рабочего документа;
•    указать сроки исполнения.
Контроль исполнения включает проверку исполнения рабочего документа с установлением промежуточных сроков и контактов с исполнителями.

Систему используют

ОАО «Верхнечонскнефтегаз»

Зам. генерального директора — главный инженер
В.В. Владимиров

Благодаря использованию Docsvision, стала возможна оперативная обработка входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, появился эффективный инструмент контроля исполнения документов, заданий и поручений. При этом гибкость системы Docsvision позволяет организовать работу в соответствии с регламентами и политикой управления, которые приняты в нашей компании.
Специалисты компании «РКИТ» показали высокий уровень профессионализма с самого начала проекта. Отдельно хочется отметить скорость реакции на возникавшие в ходе внедрения вопросы и трудности — большинство вопросов решалось в течение одного рабочего дня, что также говорит о высоком профессиональном уровне вашей компании.

ГАО «МФЦ ИО»

Начальник отдела АСУ ТП ГАУ

Мы постарались подойти к внедрению СЭД системно, понимая, что это один из важнейших компонентов нашей технической инфраструктуры. Ещё до начала работ был проведён тщательный анализ и планирование того, какие бизнес-процессы будут затронуты, как Docsvision будет взаимодействовать с инфраструктурой, какие могут возникнуть дополнительные нагрузки и потребность в оборудовании (каналах связи), как мы будем масштабировать систему и подключать удалённые филиалы. Благодаря рекомендациям нашего опытного партнёра – компании RKIT Group – удалось избежать ситуации, в которой мы чего-то не учли. Считаю реализованный нами проект внедрения успешным, планируем развивать систему дальше, обеспечивая сотрудникам МФЦ эффективную и быструю работу с документами.

ЗАО ЗДК «Лензолото»

специалист аппарата генерального директора
Елена Долгерд

Система электронного документооборота ускорила поиск документов с нескольких часов до 2-5 минут и упростила их хранение. Благодаря системе мы ушли от проблемы дублирования информации: раньше мы вели регистрацию в 8 разных бумажных журналах, теперь есть единая база данных с единой простой регистрацией всех документов.

ООО "Аланс" Внедрение электронного делопроизводства Подробнее
Территориальный медицинский фонд обязательного страхования Камчатского края Управление обращениями граждан в ТФОМС Камчатского края Подробнее
ОАО "Фармасинтез" Внедрение прикладного решения по общему делопроизводству Подробнее
Администрация города Иркутска Развитие автоматизированной системы управления документами и процессами Подробнее

Посмотреть ещё →