Система «RKIT: Управление совещаниями» помогает компаниям, в том числе территориально-распределенным организовать совещание согласно внутренним регламентам компании и регулировать исполнение решений, принятых в ходе совещания. Система может быть использована для классического проведения совещаний, совещаний в рамках проектов. Система «RKIT: Управление совещаниями» актуальна, если в компании проводятся совещания:
— информационные (инструктивные): информация доводится до исполнителей "сверху вниз";
— проектные (операционные): сотрудники предоставляют информацию по текущим проектам, задачам снизу вверх;
— аналитические (ситуационные): участники дают коллективную оценку проблемной ситуации, стоящей перед компанией, совместно разрабатывают решение.
· совещания превращаются в формальность;
· на совещании присутствуют сотрудники, не имеющие непосредственного отношения к обсуждаемым вопросам;
· во время совещания не удается достичь решения по приоритетным задачам;
· важные участники не присутствуют на совещании: их забыли пригласить, они не смогли подстроить свой рабочий график под совещание;
· критичные вопросы не включаются в повестку;
· принятые решения не выполняются.
Архитектура решения
Бизнес-эффект при внедрении системы для совещаний:
Точное соответствие системы вашей методологии управления совещаниями: в решении гибко настраиваются поля, отчёты, типовые повестки совещаний, периодичность исполнения решений. В системе нет лишних возможностей, так как все специальные функции адаптируются для конкретного заказчика.
укажите место проведения совещания (например конференц-зал № 1), если необходимо, направьте по системе задание техническим специалистам для подготовки оборудования. Переговорная комната автоматически бронируется на дату и время совещания.
Направьте повестку на согласование. Система соберет все замечания согласующих лиц. Это позволит уточнить формулировки вопросов и избежать разногласий во время совещания.
Определите круг участников, указав их из выпадающего списка или по 3-м первым буквам фамилии сотрудника, сотрудники получат уведомления в почту и на рабочий стол. Прикрепите к повестке документы, с которыми участникам необходимо ознакомиться. По клику система направит участникам повестку совещания с включенными в нее материалами. Вместе с повесткой можно направить протокол предыдущего совещания по той же теме. Если изменилось время или место проведения совещания, появились новые документы, система уведомит всех участников о появлении новой информации. Дата автоматически изменится в Outlook.
выберите участников из других компаний. Если их адреса есть в справочнике контрагентов, система автоматически сформирует письма и направит их адресатам. При наличии у контрагента Outlook событие встроится в календарь.
По кнопке создайте шаблон повестки типового совещания. Он включит в себя вопросы и постоянных участников, помощнику руководителя потребуется лишь корректировка при изменении деталей. Укажите периодичность совещаний, включив их в план-график совещаний, например, на месяц, год.
Протокол совещания формируется автоматически из повестки. Печатный документ создается по установленной в вашей компании форме. Отметьте участников, фиксируйте принятые решения.
В карточке вопроса укажите решение по вопросу и выдайте поручение. Для каждого поручения укажите срок исполнения, периодичность (например, начальнику склада раз в неделю отправлять отчёт об отгрузке), список исполнителей. При необходимости прикрепите к решению текст доклада.
По кнопке включите в протокол неисполненные решения из предыдущих совещаний. Если во время совещания появились новые вопросы, добавьте их в протокол.
Каждое решение согласуется по отдельности с ответственным за него исполнителем. Если такая детальная проработка не требуется, можно согласовать весь протокол. Система автоматически рассылает протокол по всем участникам или по заранее определенному маршруту. Ответственный в личной папке видит задание “Согласовать решение по совещанию” и срок. Электронное согласование позволяет оперативно подвести итог совещания и выдать поручения. Благодаря быстрой подготовке протокола у сотрудников остается больше времени на исполнение поручений.
по клику исполнители получат поручения, а контролер — уведомление о том, что адресаты получили задания. Если что-то поменялось в протоколе, всегда можно повторно направить протокол на исполнение.
Сотрудник по мере работы над задачей создаёт мини-отчёты, где указывает трудоёмкость, фактический срок выполнения задачи. Система соотносит дату завершения работы с плановым сроком, сопоставляет плановую и фактическую трудоёмкость.
Если ваши сотрудники привыкли работать через почту, система направит поручения в Outlook. Сотрудник в ответном письме приложит документы, а система прикрепит результат его работы к соответствующему вопросу в протоколе.
Все отчёты, таблицы-представления по клику экспортируются в файлы формата Microsoft Office; для ряда отчётов предусмотрена выгрузка в форматы XTML и PDF.
· Все файлы и документы сохраняются в системе и доступны в поиске. На основе документов формируется база знаний в структурированном виде.
· Система показывает прикрепленные документы по проекту моментально без открытия специальных программ (.docx, .xlsx, .pdf). Документы отображаются в виде дерева папок.
Любой файл может быть дополнен атрибутами: например, автор, дата, контрагент. Благодаря этому вы можете легко найти любой документ по известным вам данным (например, зная только автора или контрагента).
Система сохраняет все версии документов. Выберите версии, которые требуется проанализировать (например, проект договора и ответ с замечаниями контрагента) и сравните их: в системе откроется MS Office в режиме сравнения двух файлов документов.
Создавайте внутри карточки свою структуру папок и распределяйте документы между папками.
· если сотрудник не справляется с задачей, а срок подходит к концу;
· если сотрудник выполнил работу, но превысил плановые лимиты.
На основании отчётов исполнителей генерируются общие отчёты по трудоёмкости по всем сотрудникам и поручениям в разных разрезах.
Используйте Базу знаний для анализа вопросов и принятых решений. Это позволит найти аналогичные прецеденты в компании и использовать лучшие корпоративные практики для выхода из сложной ситуации.
Анализируйте: продолжительность совещаний, время, затраченное на решение вопросов, “стоимость” совещания, исполнительскую дисциплину. Система мгновенно формирует отчёты SQL Server Reporting Services и выборки по темам, вопросам, видам совещаний. Возможна дополнительная настройка графических отчётов по заданным вами параметрам.
Пишите на sales@rkit.ru или звоните на +7 (812) 500-25-99. Специалисты отдела развития бизнеса помогут уточнить задачи и порекомендуют решение.
