Кадровый архив

Личные документы сотрудников (бумажные трудовые книжки, трудовые договоры, приказы о премировании и отпусках и другие) часто хранятся в сейфе отдела кадров или в файловой системе кадровиков. При проверках контролирующих органов необходимо вручную делать выборки, искать бумажные оригиналы. Документы теряются, что приводит к трудовым спорам, санкциям со стороны трудовой инспекции и другим негативным последствиям. Система кадровый архив помогает вести учёт документов сотрудников, вовремя актуализировать документы, готовит отчёты по кадрам.
Единый банк кадровых документов без потерь данных.
Моментальный поиск кадровой документации.
Единый порядок работы с кадровыми документами с соблюдением корпоративных стандартов.
Поддержка планирования и контроля работ по кадровым документам.
Контроль кадровой документации по заданным критериям: категории, дата и время, сотрудник, состояние, регистратор, связанные документы.
Автоматическое выявление задублированных документов.
Отображение списка документов, требующих обработки и загрузки в программу.
Выбор документов с ошибками и формирование писем с вложенными документами, требующими исправлений.
Библиотека шаблонов, например: заявления, приказы, штатное расписание, трудовые договоры.

Структура кадрового архива


кадровый архив структура.jpg

Потоковая регистрация кадровых документов

Закажите демонстрацию

Специалисты отдела развития бизнеса порекомендуют решение и назначат время.

Пример задания специалисту кадровой службы: уведомление об истечении срока действия документа

Потоковая регистрация кадровых документов

При помощи утилиты потоков регистрации сотрудник кадровой службы загружает отсканированные документы в систему.

В интерфейсе Docsvision он видит: слева список отсканированных документов, в центре — карточку документа, справа — скан документа. Кадровик выбирает тип документа (например, «заявление на отпуск») и указывает ФИО сотрудника. Другие поля карточки заполняются автоматически, кадровик проверяет данные и дополняет информацию. После первичной обработки всех отсканированных документов, кадровик загружает документы в Docsvision. При этом в системе формируются карточки (заявление на отпуск, о приеме на работу и др.) с прикрепленными соответствующими сканами. Потоковая регистрация позволяет быстро обработать большой массив бумажных документов и сформировать структурированный электронный кадровый архив.

Структурированный электронный архив

Добавляйте в электронный архив акты, заявления, приказы, трудовые книжки, инструкции, штатное расписание, график отпусков. Система создаёт структуру по типам, видам и сотрудникам.

Находите в архиве любой документ по реквизитам или выгружайте целую подборку

Например: трудовая книжка, срочный договор, приказы по сотруднику.

Предоставляйте аудитору защищённый доступ к системе для проверки

Система поможет подготовить отчётность для ПФР, Росстата и других контролирующих органов.

Вовремя актуализируйте документы

Система направит вам уведомление об истечении срока действия документа работнику кадровой службы.

Систему используют

Ольга Екатеринина

генеральный директор
СКБ Электротехнического
приборостроения

Решение RKIT на платформе Docsvision объединяет все системы — CAD, CAE, ERP, CRM — работающие на предприятии, и направляет уведомления об управленческом воздействии руководителям только тогда, когда их вмешательство необходимо.