СЭД для предприятий нефтегазовой отрасли

Анатолий Петрович Буняк,
Генеральный директор ООО «Решение» (RKIT group)

Общеизвестно, что система электронного документооборота — удобный инструмент для контроля над потоками документации, особенно на крупных предприятиях. Но автоматизация делопроизводства сегодня не единственное, для чего используется СЭД — круг задач, которые можно решить с помощью современной платформы, гораздо шире традиционной работы с документами. Грамотное управление предприятием трудно представить без оптимизации и автоматизации внутренних процессов, влияющих на общую эффективность.

Специфика документооборота и внутренних процессов предприятий нефтегазовой отрасли

Нефтегазовая отрасль, как и любая другая, имеет свою специфику в плане документооборота и внутренних процессов предприятий. Прежде, чем говорить об автоматизации, стоит отметить ряд характерных особенностей, которые нужно учитывать.

Предприятия нефтегазовой отрасли — крупные компании с мощными потоками различных внутренних документов, широкой сетью контрагентов, что означает постоянно растущую базу данных и документов. Важная задача при этом — обеспечить оперативный доступ к этой базе, а также реализовать удобный и надёжный архив, поскольку документы, как правило, имеют длинный жизненный цикл.

Масштабы компаний сказываются и на том, что в сквозных процессах часто задействованы все филиалы во главе с управляющей компанией. Этим обусловлена необходимость интеграции со службой каталогов (Active Directory) и различными учётными системами.

Непрерывное производство диктует высокие требования к безопасности и отказоустойчивости информационных систем.

На деятельность нефтегазовых компаний сильное влияние оказывают жёсткие корпоративные стандарты, регламенты, предъявляются высокие требования к внутренней культуре работы с документами.

Существует необходимость разграничения прав доступа к информации.

При разработке систем управления бизнес-процессами для предприятий нефтегазовой отрасли необходимо учитывать все перечисленные особенности. При этом проводить испытания разработанных решений на действующей базе заказчика недопустимо по стандартам безопасности.

Становится понятно, почему нефтегазовые компании отказываются от сложно модифицируемых разнородных систем в пользу единой интегрированной системы. Управление документами и бизнес-процессами на базе профессиональных отраслевых решений — это перспектива развития, избавление от рисков и современный подход к управлению предприятием.

На базе СЭД Docsvision компанией RKIT Group предложено специализированное решение для предприятий нефтегазовой отрасли, которое повысит культуру работы с документами, обеспечит удобство доступа к информации, улучшит внутреннюю коммуникацию, поможет оптимизировать ресурсы и привить единую культуру работы с документами.

Автоматизация документооборота и бизнес-процессов на базе СЭД  

Современная технологическая платформа позволяет автоматизировать документооборот и строить специализированные отраслевые решения.

В 2011 году на базе компании RKIT Group (партнёр компании «ДоксВижн» с высшим статусом Docsvision Certified Solution Partner Gold) был создан Технологический центр, основной целью которого было обобщение требований заказчиков нефтегазовой отрасли к функционалу платформы и создание тиражируемых типовых решений по организации и управлению документооборотом и бизнес-процессами отрасли. В рамках деятельности Технологического центра помимо автоматизации базовых функций общего делопроизводства и контроля исполнения документов и поручений, выполнен целый ряд прикладных решений, отражающих специфику работы и корпоративные стандарты дочерних обществ ОАО «НК «Роснефть».

В системе электронного документооборота решаются задачи классического делопроизводства 

✔ Корпоративное делопроизводство

СЭД позволяет организовать локальный документооборот с учётом специфики каждого подразделения. Как правило, он включает в себя такие блоки, как работа с организационно-распорядительной документацией, организация и проведение совещаний, управление корреспонденцией (исходящими, входящими письмами), организация внутренней переписки. Кроме того, настраивается онлайн-контроль по заданным метрикам.  

✔ Согласование документации

Автоматизация в СЭД договорного процесса в рамках масштабного холдинга и взаимодействия с контрагентами делает согласование прозрачным, экономит время участвующих сторон и исключает потерю документов. 

Автоматизация специфических процессов в СЭД

✔ Управление претензионно-исковой работой

Разработанное RKIT Group на базе СЭД Docsvision решение обеспечивает управление судебными и административными делами, учёт и контроль исполнения договоров, учёт рабочего времени и загруженности юрисконсультов. Задача системы — обеспечить управление судебными и административными делами от фиксации предмета спора, административного правонарушения до контроля исполнения решений судебных и административных органов и сумм к оплате-взысканию.

✔ Управление нормативным обеспечением бизнеса

Необходимым условием соблюдения требований по охране окружающей среды, требований к технике безопасности, к деятельности по нефтепереработке является упорядоченная система управления нормативно-правовой базой и возможность доступа сотрудников к актуальным нормативным документам. СЭД позволяет обеспечить организацию ресурса нормативных документов, поддержку полного цикла работы с нормативной документацией и обеспечить взаимосвязи между локальными и общекорпоративными нормативными документами.

Для управления нормативной документацией на базе платформы Docsvision компанией RKIT Group разработана единая система управления документами и бизнес-процессами. Система разработана в соответствии с корпоративными требованиями к организации работы локальной нормативной документации (ЛНД) одного из дочерних обществ ОАО «НК «Роснефть». 

Автоматизированная система «Комплексное управление процессами нормативного обеспечения» предназначена для поддержки полного жизненного цикла работы с нормативными документами:

• Выявление потребности в разработке, актуализации ЛНД (Полная история внутренней деловой переписки по вопросам актуализации и разработки новых ЛНД структурированно хранится в электронном виде в СЭД Docsvision);
  
Учёт и анализ инициатив по актуализации, разработке, отмене ЛНД;


• Формирование, согласование, утверждение планов-графиков на разработку/актуализацию ЛНД;
  
Организация исполнения планов-графиков, контроль исполнения;


• Учёт проектов ЛНД, управление согласованием ЛНД;
  


• Учёт проектов РД, управление согласованием РД, связанных с отменой/вводом в действие новых ЛНД;
  
Регистрация утверждённых ЛНД в фонде, актуализация – автоматическая ревизия и замена неактуальных версий документов;


• Рассылка РД, ЛНД на исполнение;
  


• Автоматическое размещение на портале новых документов, удаление неактуальных версий;
  


• Обеспечение доступа к электронному фонду ЛНД всех заинтересованных пользователей через веб-интерфейс (раздел НО на внутреннем портале Microsoft SharePoint);
  


• Мониторинг, контроль, анализ исполнения, отчётность по корпоративным стандартам.
  

Сотрудники отдела нормативного обеспечения избавляются от рутинных процедур регистрации, публикации нормативных документов. Решение в разы ускоряет поиск и сводит к минимуму ошибки при регистрации нормативной документации, эффективно решая вопрос актуализации документов и хранения документов, утративших силу.

✔ Отчётность

В ситуации с дочерними предприятиями, последние обязаны предоставлять периодическую отчётность по разработке и внесению изменений в нормативные документы, исполнению планов-графиков по этим изменениям в головную компанию.

Если на подготовку такого отчёта вручную уходят часы, то с помощью СЭД отчётность формируется моментально, в один клик. Можно также анализировать потребность в разработке новых документов и актуализации существующих. Сотрудникам отдела нормативного обеспечения становится доступен полный объём информации по любому документу: предыдущие версии и изменения, история согласования, замечания и комментарии согласующих лиц. Рядовые пользователи при этом видят только актуальные нормативные документы.

✔ Интеграция с внутренними системами предприятия и корпоративным порталом.

Внутрикорпоративный портал (например, на базе платформы Microsoft SharePoint) — это инструмент корпоративного общения, выступающий в роли витрины актуальных документов.

Исходя из практики разработки портала для крупной нефтяной компании: помимо оперативного доступа к нормативной базе, он охватывает все направления деятельности: предоставляет информацию о компании, ее истории и первых лицах, рабочие документы, шаблоны заявок на транспорт, сервисы поиска, формирования личных подборок документов. Портал служит единой информационной площадкой, объединяющей персонал и поддерживающей корпоративную культуру.

Ежедневное использование данного ресурса должно быть для рядового сотрудника простым, удобным и информативным.

Данная задача решена за счёт задействования в портальной части системы таких функциональных возможностей:

• Виртуальная структура папок с ЛНД, которой пользователь имеет возможность управлять по собственному усмотрению. По умолчанию структура папок выстроена по критерию отнесения ЛНД к тому или иному направлению деятельности (бизнес-процессу). Однако пользователь может на лету перестроить структуру — по видам или типам ЛНД;
  


• Всплывающая панель параметрического поиска, обеспечивающая онлайн выборку массивов ЛНД по комбинации значений ходовых характеристик;
  


• Возможность добавить ЛНД в избранные, составлять собственные пользовательские тематические реестры. Реестры ЛНД интерактивные — документы, попавшие в реестр, обновляются автоматически;
  
Все новые, изменённые ЛНД имеют на портале визуальную подсветку;


• Ведётся автоматическая статистика использования электронного фонда ЛНД — какие документы чаще всего читают, скачивают и т.п.;
  


• Страницы ресурса НОБ на портале снабжены блоками с инфографикой, новостной лентой для обеспечения лучшего качества информирования пользователей о правилах НОБ;
  


• Обеспечено выполнение всех принципов управления доступом к ЛНД. Например, пользователи с ролью «гость» не имеют возможности скачивать, распечатывать документы. На портале встроен интерфейс просмотра файлов;
  
и много других интересных функций интерфейса.

✔ Архив технической документации

Грамотно организованный электронный архив и удобство доступа к документации — важная задача для крупных предприятий, проектных институтов. Платформа обеспечивает возможность структурированного хранения технических документов, возможность управлять изменениями в документах, организовывать поиск и формирование реестров.

✔ Управление заявками

Процесс подачи различных заявок внутри крупной организации можно легко взять под контроль. Решение на базе платформы позволяет организовать работу с заявками пользователей, выдачу поручений по ним и контроль исполнения.

✔ Управление качеством

Важный блок документооборота на предприятиях с повышенной ответственностью и требованиями к качеству процессов — документы, связанные с работой службы управления качеством. Для этого также есть специализированные решения на базе платформы Docsvision.

Отличительной особенностью перечисленных специализированных решений является возможность интеграции их между собой за счёт единой технологии создания.    

На базе существующего Технологического центра и ныне Центра отраслевой компетенции компании RKIT Group (статус получен компанией в 2015 г.) развернут собственный испытательный стенд, соответствующий характеристикам типовой инфраструктуры предприятия нефтегазовой отрасли. С его помощью проводится тестирование новых версий платформы Docsvision и дополнительных модулей, функциональных доработок, выполненных для заказчиков, а также создание типовых тиражируемых решений на платформе Docsvision для нефтегазовой отрасли.

В результате работы Технологического Центра и Центра отраслевой компетенции RKIT  Group создана целая линейка продуктов с отраслевыми идеями, полезными для предприятий не только нефтегазового, но и других секторов.

Комплексный подход к автоматизации документооборота и внутренних процессов предприятий значительно повышает эффективность работы всех сотрудников. Ликвидируются рутинные операции и ускоряются ресурсоёмкие (поиск, отчётность, учёт), перераспределяются ресурсы отдела нормативного обеспечения бизнеса (на аудиты, обучение, консультации сотрудников), повышается управление жизненным циклом ЛНД (контроль, прозрачность, эффективность). Это подтверждается ежедневной практикой.