header__burger
Ищете российскую систему управления бизнес-процессами? Мы готовы помочь! Отправьте заявку
Конструктор согласований

Согласование электронных документов

Конструктор согласований является частью системы электронного документооборота. Утилита позволяет в режиме реального времени создать новый маршрут согласования – параллельный, смешанный, последовательный, многоэтапный с большим количеством согласующих лиц или выбрать и настроить существующий.

Для удобства пользователей маршрут согласования имеет графическое представление: видно, какой этап завершён, а какие согласующие лица ещё не начинали работу.

Решение зарегистрировано в реестре отечественного ПО № 2488.

Преимущества:

благодаря системе электронного документооборота экономится время сотрудников, которые отвечают за согласование документов;
благодаря наглядному графическому представлению сотрудники избегают ошибок при назначении согласующих лиц и сроков согласования;
возможность регистрации проектов документов позволяет упорядочить работу любого подразделения;
возможность создания нового маршрута согласования или выбор существующего помогает гибко реагировать на любые организационные изменения в компании;
добавление множества этапов в маршрут согласования с возможностью настройки и выбора согласующих лиц для каждого этапа позволяет настроить систему под любые требования;
автоматическая рассылка заданий на согласование документа в разы ускоряет процесс и повышает контроль согласования;
формирование графического представления маршрута согласования в виде дерева позволяет экономить время участников ЭДО на поиск информации;
автоматическое формирование листа согласования в виде документа MS Word помогает не упустить важных замечаний согласующих лиц и зафиксировать историю согласования;
электронная подпись придаёт юридическую значимость согласованным и подписанным документам.

Функциональные возможности:

Организация взаимозаменяемости участников процесса ЭДО (замещение сотрудников)

Настройка любых маршрутов и схем согласования (последовательное, параллельное, смешанное)

Автоматический контроль сроков, система напоминаний

Сохранение истории согласования документа со всеми комментариями участников

Формирование и печать листов согласования по утверждённой форме

Как происходит согласование документов в сервисе

  • сотрудник, ответственный за документ, регистрирует проект  в базе Docsvision;
  • сотрудник создаёт или выбирает готовый маршрут, отправляет проект документа на согласование;
  • согласующие лица выполняют задания в рамках согласования документа, при этом они могут согласовать его, отправить на доработку, не согласовывать документ, согласовать с замечаниями;
  • по ходу процесса формируется лист согласования.  Лист согласования может быть сформирован в электронной и печатной форме. В том числе  на бланке организации. Лист согласования может содержать ссылки на версии документов с замечаниями каждого согласующего лица;
  • согласованный документ и лист согласования сотрдуники могут подписать ЭП: простой, усиленной неквалифицированной или усиленной квалифицированной элктронной подписью, в зависимости от того, что используется  в организации.

Вопрос – ответ

Какие сценарии возможны при создании нового маршрута согласования?

Возможны два сценария:

Пользовательский - предполагает создание маршрута пользователем. В этом случае пользователь частично или полностью настраивает маршрут согласования самостоятельно: выбирает согласующих лиц из справочника сотрудников, указывает сроки.

Регламентный - предполагает создание маршрута администратором системы. В этом случае пользователь нажимает кнопку «Согласовать». Система сама определяет, кому и в какой последовательности направить документ.

Расскажите, как работает Конструктор согласований?

Пользователь выбирает документ (документ может содержать вложенные файлы, ссылки на другие карточки и т. д.) и нажимает кнопку «Согласовать».

Согласование, как правило, представляет собой маршрут — отдельные этапы согласования со своим списком согласующих лиц и сроками.

Если маршрут заранее сформирован в системе, документ автоматически уйдёт по заданному пути. Если такого маршрута нет, открывается интерфейс для настройки согласования.

Сотрудник указывает этапы, выбирает для каждого этапа согласующих лиц и указывает сроки.

После создания маршрута проект документа можно направить на согласование. Для наглядности в карточке проекта документа присутствует графическое представление данных.

По мере того как согласующие лица  реагируют на задачи, согласовывают документ либо направляют на доработку, формируется лист согласования и графическое дерево согласования.

Система напоминает участникам о сроках.

Инициатор согласования в любой момент времени видит, что происходит с документом, может просматривать версии и замечания согласующих лиц.

Каждое действие «согласовано», отдельные версии и финальный документ со всеми правками, а также лист согласования могут быть подписаны электронными подписями.

Закажите демонстрацию

Специалисты отдела развития бизнеса порекомендуют решение и назначат время.

Вместе с этим решением используют

Контролы РКИТ повышают удобство работы с Docsvision
Узнать больше

решения

О компании