Согласование электронных документов

Конструктор согласований является частью системы электронного документооборота. Утилита позволяет в режиме реального времени создать новый маршрут согласования – параллельный, смешанный, последовательный, многоэтапный с большим количеством согласующих лиц или выбрать и настроить существующий.

Для удобства пользователей маршрут согласования имеет графическое представление: видно, какой этап завершён, а какие согласующие лица ещё не начинали работу.

Решение зарегистрировано в реестре отечественного ПО № 2488.

Преимущества:

благодаря системе электронного документооборота экономится время сотрудников, которые отвечают за согласование документов;

благодаря наглядному графическому представлению сотрудники избегают ошибок при назначении согласующих лиц и сроков согласования;

возможность регистрации проектов документов позволяет упорядочить работу любого подразделения;

возможность создания нового маршрута согласования или выбор существующего помогает гибко реагировать на любые организационные изменения в компании;

добавление множества этапов в маршрут согласования с возможностью настройки и выбора согласующих лиц для каждого этапа позволяет настроить систему под любые требования;

автоматическая рассылка заданий на согласование документа в разы ускоряет процесс и повышает контроль согласования;

формирование графического представления маршрута согласования в виде дерева позволяет экономить время участников ЭДО на поиск информации;

автоматическое формирование листа согласования в виде документа MS Word помогает не упустить важных замечаний согласующих лиц и зафиксировать историю согласования;

электронная подпись придаёт юридическую значимость согласованным и подписанным документам.

Функциональные возможности:

Организация взаимозаменяемости участников процесса ЭДО (замещение сотрудников)

Настройка любых маршрутов и схем согласования (последовательное, параллельное, смешанное)

Автоматический контроль сроков, система напоминаний

Сохранение истории согласования документа со всеми комментариями участников

Формирование и печать листов согласования по утверждённой форме

Как настраивается шаблон согласования в системе

Создаём маршрут согласования, добавляем этап, в параметрах этапа прописываем необходимую информацию: название бизнес-процесса, ответственного, действие, которое должно происходить после согласования.

После настройки этапов согласования у пользователей отобразится маршрут. В системе учитывается отсутствие работников и автоматически назначаются согласующие в зависимости от прав сотрудников. Например, если руководитель в отпуске, задание на согласование приходит его заместителю.

Как использовать шаблон для согласования документа

Все документы, для которых выбран шаблон, будут направляться согласующим в той последовательности, которую выстроили.

В системе есть возможность создать несколько маршрутов согласования и в зависимости от условий запускать нужный. Например, в организации есть правило, что договоры, сумма которых больше 1,5 млн. руб., положено обязательно согласовывать с руководителем департамента. Когда система видит, что сумма выше, автоматически запускает маршрут с согласованием руководителя департамента.

Вопрос – ответ

Какие сценарии возможны при создании нового маршрута согласования?

Возможны два сценария:

Пользовательский - предполагает создание маршрута пользователем. В этом случае пользователь частично или полностью настраивает маршрут согласования самостоятельно: выбирает согласующих лиц из справочника сотрудников, указывает сроки.

Регламентный - предполагает создание маршрута администратором системы. В этом случае пользователь нажимает кнопку «Согласовать». Система сама определяет, кому и в какой последовательности направить документ.

Расскажите, как работает Конструктор согласований?

Пользователь выбирает документ (документ может содержать вложенные файлы, ссылки на другие карточки и т. д.) и нажимает кнопку «Согласовать».

Согласование, как правило, представляет собой маршрут — отдельные этапы согласования со своим списком согласующих лиц и сроками.

Если маршрут заранее сформирован в системе, документ автоматически уйдёт по заданному пути. Если такого маршрута нет, открывается интерфейс для настройки согласования.

Сотрудник указывает этапы, выбирает для каждого этапа согласующих лиц и указывает сроки.

После создания маршрута проект документа можно направить на согласование. Для наглядности в карточке проекта документа присутствует графическое представление данных.

По мере того как согласующие лица реагируют на задачи, согласовывают документ либо направляют на доработку, формируется лист согласования и графическое дерево согласования.

Система напоминает участникам о сроках.

Инициатор согласования в любой момент времени видит, что происходит с документом, может просматривать версии и замечания согласующих лиц.

Каждое действие «согласовано», отдельные версии и финальный документ со всеми правками, а также лист согласования могут быть подписаны электронными подписями.

Закажите демонстрацию

Специалисты отдела развития бизнеса порекомендуют решение и назначат время.

Вместе с этим решением используют

Электронное делопроизводство

Смотреть →

Управление техническим архивом предприятий

Мастер разметки

Смотреть →

Управление договорами

Контролы РКИТ повышают удобство работы с Docsvision

Узнать больше