Система контроля поручений

Администрация Иркутска включает шесть отраслевых комитетов и четыре комитета по управлению округами.
В данный момент в системе электронного документооборота Docsvision работают все комитеты Администрации города Иркутска, включая руководителей и вице-мэра.

Все проекты заказчика

• Ситуация

  Проект был начат в 2012 году, когда существующая СЭД в администрации города Иркутска перестала соответствовать предъявляемым требованиям.

  1. Устаревшая система «Гран-док»: система не поддерживалась разработчиком, её нельзя было развивать самостоятельно.

  На момент старта проекта  в администрации была развернута СЭД «Гран-док». В системе работали только руководители. Тиражировать ее, включить в работу рядовых сотрудников администраторы не могли, так как система была жестко привязана к использованию ЭЦП, требовала электронной подписи на всех этапах разработки и согласования документа. Разработчик прекратил поддержку системы. Закрытые протоколы API не позволяли сотрудникам администрации развивать систему самостоятельно.

  2. Обращения граждан: 30 дней, отведенных по закону, не хватало на подготовку ответа заявителям.

  Законодательно установлен срок ответа в 30 дней. В бумажном виде обращения поступали в администрацию, перепоручались исполнителям, иногда одновременно в несколько подразделений, невозможно было отследить срок их обработки. При нарушении сроков заявители получали услугу несвоевременно, а к сотрудникам администрации применялись дисциплинарные взыскания.

  3.  Поручения руководства: руководители не могли работать в режиме предупредительного контроля.

  Если поручение направлялось в несколько подразделений, невозможно было получить обратную связь, посмотреть, как работают исполнители и оценить итог работ.

• Ситуация (продолжение)

  Отчет по работам можно было выгрузить из программы «Гран-док», но он представлял собой простой перечень операций с документом. Невозможно было понять, сколько документ обрабатывается, кто из сотрудников вовремя выполнил поручение, кто задерживается и по какой причине.  
  

  4. Трудоёмкие, рутинные операции: сотрудники теряли время на поиск и доставку документов.

  Большая часть документов существовала в бумажном виде, все коммуникации между отделами происходили путем физической доставки документов из одного подразделения в другое либо по электронной почте. Найти документы в отсканированном виде в файловых системах было невозможно. На все это уходило до 50% рабочего времени сотрудников.

  Критерии выбора данного решения

  К платформе предъявлялись требования: соответствие законодательству РФ по обеспечению безопасности данных и защиты информации. Открытые протоколы API. Техническая поддержка вендора. При выборе решения определяющую роль играли функциональные возможности, в том числе по интеграции с существующей СЭД «Гран-док». Учитывались опыт интегратора по разработке и внедрению СЭД для госорганизаций, а также комплексных решений для холдинговых структур.

  В конкурсе победила компания RKIT, которая представила собственное решение «Административное делопроизводство» на платформе Docsvision.

• Эффект от внедрения

  Обеспечен эволюционный переход от устаревшей системы Гран-док к комплексной системе электронного документооборота на платформе Docsvision.

  Руководству предоставлены инструменты прогнозного анализа и управления муниципалитетом в режиме реального времени.

  Настроена система обратной связи от конечных исполнителей, руководитель видит и контролирует загрузку сотрудников. Сокращена должность контролер, так как система помогает руководителям напрямую контролировать исполнение поручений.

  Организована групповая работа.

  Внутренние регламенты и процедуры соблюдаются независимо от человеческого фактора. Например, если новый специалист не знает, кому направить отчет на согласование, система по типу отчета определит маршрут согласования и согласующих лиц. Если руководитель отсутствует, система направит документ заместителю.
  Разработан «Личный помощник», напоминающий  сотруднику, сколько у него новых, просроченных, приближающихся к исполнению задач.

• Результат

  В системе работают 18 структурных подразделений администрации, 1200 сотрудников, включая руководителей и вице-мэров. 2032 пользователя зарегистрировано в системе; в среднем 500 человек работают в системе каждую секунду. В настоящий момент система экономит 20% трудозатрат за счет электронного взаимодействия между подразделениями, автоматизированного поиска документов. Свыше 51 млн. рублей в год – экономический эффект от внедрения системы. Вся деятельность администрации основывается на процессах, которые проходят через СЭД: это предоставление муниципальных услуг и работа с обращениями граждан. Эффективность выполнения этих процессов напрямую влияет на качество поддержки населения и качество оказания услуг.

Другие проекты заказчика