Автоматизация работы с путевыми и маршрутными листами

Заказчик – группа компаний, которая разрабатывает, производит и обслуживает грузоподъемное оборудование. Грузоподъемная техника используется в промышленном производстве, энергетике, грузовых терминалах портов, судостроительных верфях. Ассортимент грузоподъёмных решений включает в себя канатные и цепные механизмы подъёмов, крановые компоненты, ручные подъёмники, вилочные погрузчики. Компания-заказчик занимается также обслуживанием и модернизацией поставляемой техники.

Месторасположение: г. Санкт-Петербург.

Отрасль: Производство и обслуживание техники.

Все проекты заказчика «Европейская компания»

• Особенности проекта

  Компания имеет собственный автопарк и штат квалифицированных водителей. Для учёта времени поездок и расхода топлива водители заполняли таблицы в Excel и отправляли бухгалтеру по почте. Для того чтобы согласовать документ, бухгалтер вручную сверял данные из 5-6 отчётов 1С. Процедура занимала много времени, возникали ошибки, которые могли привести к штрафам контролирующих органов, поэтому было принято решение автоматизировать  процесс.
  
  Компания работает в системе электронного документооборота Docsvision с 2017 года: сотрудники ведут в системе договоры, заявки на командировку, заявки на выдачу средств и на оплату, а также регулярно проводят проверки контрагентов. У водителей есть доступ к Docsvision, в отличие от 1С. Электронное оформление путевых листов также решили реализовывать на платформе Docsvision с помощью компании RKIT. Важно было настроить корректную интеграцию с 1С, поскольку все затраты на ГСМ первоначально фиксируются бухгалтером в этой программе
  
  

• Задачи проекта

  Для компании важно видеть, на что расходуются денежные средства и в каком объёме. Нужно было автоматизировать работу с путевыми и маршрутными листами, чтобы водители вносили информацию прямо в систему Docsvision во избежание потери информации, а система сама проводила проверку данных, формируя для бухгалтера готовые путевые листы.

• Отзыв

  Путевые листы в электронном виде заполняет сам водитель.

  Раньше, чтобы согласовать один путевой лист, бухгалтер вручную сверял 5-6 отчётов в 1С: искал норму на автомобиль в журнале норм расхода ГСМ, выбирал из оборотно-сальдовой ведомости все данные по авто и бензину, проверял данные одометра из документа «Учёт ГСМ» за предыдущий месяц, сверялся со справочником «Склады». Сейчас все эти данные из 1С автоматически агрегирует Docsvision.  Бухгалтеру не требуется вручную искать и сверять данные по автомобилю в разных источниках. Бухгалтер получает в Docsvision уже проверенный системой путевой лист с корректно заполненными данными.

  Формирование и согласование путевого листа  в Docsvision прозрачно: никто из сотрудников не может написать лишние данные в путевой лист и присвоить  денежные средства компании.

  Наличие структурированной базы путевых листов защищает компанию от штрафов ГИБДД и других инстанций.

Другие проекты заказчика