Автоматизация работы с путевыми листами

Система «Путевые листы в Docsvision» предназначена для создания и учёта путевых и маршрутных листов, куда вносится вся информация о водителе, транспортном средстве, маршруте следования, топливе и других характеристиках. Ориентирована на компании, обладающие собственным автопарком: транспортные, логистические компании, владельцы автопарков для грузоперевозок, торговых представителей.

Регистрируйте путевые листы по одной кнопке.

Система сама проверит и корректно заполнит данные.

Рассчитывайте расходы на ГСМ.

Все расчёты выданного, израсходованного топлива, остатков на конец месяца происходят автоматически.

Контролируйте нормы расхода топлива.

Система выделит данные, если значения в маршрутном листе не совпадут с чеками, которые сдал водитель.

Создавайте печатные формы путевых листов прямо в программе

Печатная форма создаётся автоматически и прикрепляется к карточке путевого листа.

Быстро согласовывайте документы в электронном виде

Теперь не нужно искать информацию в 6 разных отчётах в 1С для проверки путевого листа, все данные уже проверены Docsvision.

Ведите журнал учёта путевых листов

Все листы структурированно хранятся в Docsvision. Можно найти конкретный путевой лист или сформировать подборку по любым параметрам: водитель, марка авто, период и т.п.

Закажите демонстрацию

Специалисты отдела развития бизнеса порекомендуют решение и назначат время.

Как сотрудники работают с путевыми листами

Водитель создаёт карточку путевого листа. В карточке вручную заполняет обязательные поля: «Месяц» и «Год». Выбирает госномер своего автомобиля и вид сообщения.
Путевой лист (3).png

Автоматически из справочника заполняются поля «Марка автомобиля», «Горючее марка», «Наименование собственника», «Организация». В таблице с водителями система указывает ответственного и подтягивает серию и номер его водительского удостоверения.

На вкладку «ГСМ» система добавляет информацию: сколько ГСМ выдано за месяц, показания одометра на начало месяца, остаток топлива на начало месяца, нормы ГСМ (зима и лето).

Водитель заполняет оставшиеся данные в маршрутном листе и отправляет на согласование бухгалтеру.

В маршрутном листе автоматически записываются показание одометра при выезде для первого дня месяца и остаток топлива на конец дня.
Путевой лист (1).png

Если данные по полученному топливу не совпадают с 1С, система выдаёт предупреждение и документ не отправляется на согласование.

Маршрут согласования может быть задан автоматически или вручную.

Автоматически при сохранении карточки путевого листа или при отправке её на согласование будет сформирован файл отчёта в определённом формате Excel и приложен на вкладке Файлы.

Там же формируется печатная форма путевого листа.

Систему используют

Европейская компания

Путевые листы в электронном виде заполняет сам водитель.
Раньше, чтобы согласовать один путевой лист, бухгалтер вручную сверял 5-6 отчётов в 1С: искал норму на автомобиль в журнале норм расхода ГСМ, выбирал из оборотно-сальдовой ведомости все данные по авто и бензину, проверял данные одометра из документа «Учёт ГСМ» за предыдущий месяц, сверялся со справочником «Склады». Сейчас все эти данные из 1С автоматически агрегирует Docsvision. Бухгалтеру не требуется вручную искать и сверять данные по автомобилю в разных источниках. Бухгалтер получает в Docsvision уже проверенный системой путевой лист с корректно заполненными данными.

Формирование и согласование путевого листа в Docsvision прозрачно: никто из сотрудников не может написать лишние данные в путевой лист и присвоить денежные средства компании.

Наличие структурированной базы путевых листов защищает компанию от штрафов ГИБДД и других инстанций.

Контролы РКИТ повышают удобство работы с Docsvision

Узнать больше