Управление претензиями по простою вагонов

Компания-поставщик доставляет грузы контрагенту используя Ж/Д-перевозку. Если грузополучатель вовремя не разгрузил товар, возникает простой вагонов. Экспедитор выставляет претензию компании-поставщику. Но по факту простой возник по вине получателя товара. Если компания-поставщик постоянно использует ЖД-транспорт для доставки грузов, а грузополучателей сотни, юристы компании не успевают обрабатывать простои вагонов. Штрафные санкции приводят к регулярным финансовым издержкам. Необходимо сопоставлять  реестры РЖД с договорами, выявить грузополучателей, по вине которых возникают простои, рассчитывать штрафы. Вести учёт взысканий с контрагентов и оплат по претензиям.

Система «Управление претензиями по простоям вагонов» предназначена для компаний-экспедиторов и поставщиков товаров, которые доставляют грузы ЖД-транспортом. Система помогает комплексно управлять многосторонней претензионной работой: автоматически формирует претензии по простоям вагонов, рассчитывает сумму задолженности исходя из условий договора. Автоматически формирует пакет документов: претензия, расчёт штрафа, реестр ГВЦ.  Помогает отслеживать оплату и контролировать должников. Предоставляет руководителям отчеты для контроля критичных разбирательств. 

Доверьте системе трудоемкую работу

Система обработает реестры простоев вагонов, создаст претензии, рассчитает штрафы. Освободите время для аналитики и принятия решений.

Закажите демонстрацию

Специалисты отдела развития бизнеса порекомендуют решение и назначат время.

1. Система обрабатывает реестры

Например, отчёт РЖД или другой подготовленный реестр: сопоставляет данные с номером накладной на груженый рейс, датой отгрузки, номером вагона и номером договора с контрагентом.

2. Система вычисляет простои каждого контрагента

Моментально находите простои, которые относятся к одному номеру договора, одному контрагенту и одному типу продукта. Система сгруппирует их в претензию.

3. Вам не нужно рассчитывать штрафы

Ставка штрафа часто зависит от типа продукта и периода простоя. При группировке простоев в претензии система проверяет  наличие договора с контрагентом и ставку штрафа, соответствующую дате отгрузки и типу продукта. Система рассчитывает штрафы в соответствии со ставками, указанными в договоре с контрагентом.

4. Если в составе вашей группы компаний и экспедитор, и поставщик

Система одновременно создаст претензию от экспедитора поставщику и от поставщика контрагенту и учтёт разницу в штрафах.

5. В каждой претензии смотрите детально:

Простои, которые вошли в претензию, даты простоев, штраф за каждый вагон и общую задолженность. Если юрист изменит количество дней простоя или другие данные, система сохранит сведения: кто внес изменения, по какой причине.

6. Система создаст и заполнит карточку претензии

В таблице с данными по простою система не только покажет основные реквизиты, но и сохранит весь массив данных.

7. Не тратьте время на заполнение печатных форм

Во вкладке «Документы» система создаст и вложит претензии в формате word и pdf, а также расчет штрафов и реестр ГВЦ для грузополучателя.  

8. Направьте претензии по e-mail или по почте

Если в договоре с контрагентом указано, что возможен обмен документами в электронном виде, то такую претензию достаточно подписать ЭП, или поставить на нее штамп (факсимиле) и направить контрагенту по e-mail. Система проконтролирует получение письма и сохранит переписку.

9. Если контрагент предоставляет встречную претензию или обжалует претензию

Если нужно изменить условия претензии, создайте  корректировку. Сведения о корректировке (кто корректировал и по какой причине) сохраняются.

10. Отслеживайте платежи по простоям

Если договорённости с контрагентом достигнуты, и он начал выплаты, система автоматически распределяет платежи по простоям.

11. Создайте судебное дело

Если договоренности не достигнуты, по клику из карточки претензии создайте судебное дело.

Вместе с этим решением используют

Управление договорами

Управление претензионно-исковой работой и актами госорганов

Контролы РКИТ повышают удобство работы с Docsvision