Проектное управление в организации на примере системы RKIT

03.06.2020

Для кого актуальна система управления проектами от RKIT 

Если компания:

• организует временные команды для решения задач в фиксированные сроки;
• работает на внутреннего или внешнего заказчика;
• сталкивается с необходимостью постоянного контроля ресурсов: трудовых, технических, материальных, временного ресурса;
• ориентирована на проектное управление;
• ведёт проекты по классической методологии, Agile и другим;
• территориально-распределённая, с большим количеством подразделений;
• использует популярные системы управления проектами, но испытывает потребность в более гибких инструментах из-за недостаточного функционала систем, невозможности адаптации под свои требования, невозможности оперативно управлять проектом (либо использует только как системы учёта результатов проекта постфактум);
• ведёт одновременно несколько многоуровневых проектов в рамках одной команды;
• задействует в проекте сотрудников, работу которых сложно координировать, контролировать, прогнозировать: разработчики программного обеспечения, юристы, маркетологи, проектировщики, конструкторы.

Архитектура системы управления проектами

«RKIT: Управление проектами» — система на платформе  Docsvision. «RKIT: Управление проектами» также  может быть внедрено как подсистема в рамках существующей СЭД на платформе Docsvision совместно с другими решениями. Интегрируется со всеми решениями RKIT (Управление документами, Управление претензионно-исковой работой и актами госорганов, Управление техническим архивом, Управление договорами, Управление закупками, Управление муниципальными заказами и контрактами и др.)

Бизнес-эффект от внедрения системы управления проектами

• Точное соответствие системы вашей методологии управления проектами: в решении гибко настраиваются поля, отчёты, типовые этапы проекта, требования к проекту, паспорт проекта, шаблоны проектов. В системе нет лишних возможностей, так как все специальные функции адаптируются для конкретного заказчика;
• Проекты выполняются в соответствии с планами: повышается лояльность клиентов и эффективность команды;
• Высвобождается время руководителей проектов для стратегического планирования, управления портфелем проектов: факт исполнения проекта собирается автоматически по мере того, как сотрудники работают над задачами и закрывают их;
• Сотрудники вовлекаются в проект, работают в едином информационном пространстве: работают с задачами через электронную почту, ведут обсуждения внутри задачи в поле комментариев, прикрепляют документы;
• Снижается риск срыва сроков, невыполнения обязательств, перерасхода ресурсов за счёт превентивного автоматического уведомления руководителей о возникновении осложнений в ходе выполнения проекта;
• Руководитель проекта своевременно принимает решения о внесении изменений в проект, получая оперативные уведомления в почту и оценивая текущее состояние проекта в Панели управления проектом;
• Система позволяет распределить ресурсы между несколькими проектами и управлять ими, предоставляет оперативные отчёты по текущей ситуации: по проекту (загрузка сотрудников, учёт трудоёмкости, статус задач), по проектам отдельного менеджера или целой компании;
• База знаний, сохраненная история проекта и отчёты позволяют учесть влияние на него различных факторов и оптимально спланировать следующий проект;
• «RKIT: Управление проектами» интегрировано с MS Outlook. Настраивается интеграция с корпоративным порталом на базе MS SharePoint, учётными системами (1С, Галактика), CRM-системами (Битрикс 24 и др.).

Управление проектом: от инициации до анализа результатов

Тактическое и стратегическое планирование проекта

• Определение целей, задач и результатов проекта

Вы можете сделать любую декомпозицию задач по проекту на этапы, задачи, подзадачи. Укажите несколько исполнителей для каждой задачи, выберите ответственного. Сотрудники получат автоматические уведомления в почту о своей роли в новом проекте. 

• Разграничение прав доступа

  Информация в системе конфиденциальна, предоставляется в зависимости от прав доступа. Права на создание проекта, открытие задачи, внесение в нее изменений, возможность комментировать зависят от роли участника проекта. Рядовой сотрудник видит только те задачи, в которых он является исполнителем.

• Планирование рисков

 Определите и зафиксируйте риски в специальной вкладке. Например, риск превышения трудоёмкости, срыва сроков, возникновения проблем с заказчиком, финансовые риски, риск нерентабельности, изменения команды проекта.

• Отчетные документы проекта

Фиксируйте отчетные документы проекта: статус, срок предоставления, факт,  сравнивайте  версии документов (ТЗ, техпроект, акты выполненных работ, протоколы о принятии в ОПЭ и т.д.).

• Электронный Паспорт проекта

  Паспорт создаётся в системе согласно вашим требованиям. Заполните его, используя подсказки и справки по каждому из разделов Паспорта. При сохранении Паспорта автоматически формируется документ в формате .docx и сохраняется в документах проекта.

Электронный паспорт проекта настраивается по вашей структуре. При заполнении разделов паспорта пользуйтесь справкой.

• Создание проекта по шаблону 

Если вы используете типовые по структуре проекты, создайте проект по настроенному для вас шаблону. Система сама заполнит часть реквизитов, создаст типовую структуру папок для хранения документов и вложит в папки актуальные шаблоны проектных документов.

Управление: исполнение, контроль, оперативная корректировка

• Оперативное управление проектом

Фактическая трудоемкость собирается автоматически по мере того, как сотрудники по окончанию  работы над задачами закрывают их. Руководитель освобождён от рутины в управлении проектом: проставлять факты выполнения задач, напоминать исполнителям о задачах, держать в памяти информацию по все проектам и задачам. Система автоматически формирует еженедельные и ежедневные отчёты. О любом изменении в задаче, выполнении задачи мгновенно информируются все задействованные сотрудники и руководитель проекта. 

• Живая инфографика «Панель управления проектом»

Это одновременная  визуализация проекта и инструмент управления: управляйте иерархией задач, меняйте сроки, приоритеты — система автоматически вычислит общие сроки проекта. Отслеживайте проект по диаграмме Ганта. Вносите изменение в структуру, добавляйте исполнителей, ставьте новые задачи. 
  

• Статус задач

Отслеживайте статус задач (начато, завершено и т.п.) через дерево задач. Сохраните Панель управления проектом и дерево задач в форматах excel, pdf и т.д., распечатайте для обсуждения с участниками проекта и руководством. 

• Инструменты совместной работы, управление задачами внутри проекта

Управляйте несколькими проектами в рамках одной команды,  соедините в одну рабочую среду территориально-распределенные офисы. Все сотрудники мгновенно получают уведомления через почту, имеют одновременный доступ к файлам проекта в соответствии с ролью доступа. В карточке задачи сотрудники ведут обсуждение, прикрепляют скрины, изображения, таблицы, документы, код. История обсуждения сохраняется и может быть предоставлена как справка по проекту или отдельной задаче. Уведомления в почту можно отключить. 

• Фиксация изменений 

Все изменения фиксируются для последующего анализа. Если вы вносите критичные изменения в задачи проекта (например, меняете сроки, суть задачи, трудоёмкость), система попросит внести обоснование. Автоматически вычислит длительность зависимых этапов при изменении сроков в задаче. Если сотрудник превысил срок, трудоёмкость, другие лимиты, система также потребует внести обоснование. 

• Фиксация проблемных вопросов 

Во время работы часто возникают вопросы, которые могут влиять на проект или сказаться на дальнейших проектах. Фиксируйте эти вопросы и способы их разрешения, они автоматически поступят в Базу знаний.

• Индивидуальный учёт трудоёмкости и индивидуальные отчёты

Сотрудник ведёт работу по проекту внутри системы. По мере работы над задачей создаёт мини-отчёты, где указывает трудоёмкость, фактический срок выполнения задачи. Система соотносит дату завершения работы с плановым сроком,  сопоставляет плановую и фактическую трудоёмкость. 
Система информирует руководителя проекта уведомлениями, цветовыми метками, письмом, показывает задания в спецальных папках «Близится срок» «Просроченные»: 
• если сотрудник не справляется с задачей, а срок подходит к концу;
• если сотрудник выполнил работу, но превысил плановые лимиты. 
На основании отчётов исполнителей генерируются общие отчёты по трудоёмкости по всем сотрудникам и проектам в разных разрезах. 

Интерфейс интуитивно понятный, снабжен всплывающими подсказками. Все свои задачи сотрудник видит в личной структуре папок. Содержимое папок отображается справа в виде таблиц. Сотрудник может работать с перечнями задач: выставлять цветовые метки, делать выборки и фильтры, это не повлияет на общее представление проекта. 

• Работа через почту

Если вы получили письмо по проекту от контрагента, направьте задание участникам проекта из почты. Текст письма прикрепится к заданию автоматически. Сотрудники через почту могут комментировать, выполнять, закрывать задачи, прикреплять документы. Система самостоятельно прикрепит к проекту результаты этой работы.

• Аналитика

Мгновенно формируются отчёты SQL Server Reporting Services (SSRS) и выборки по проектам, по задачам, по заказчикам, по исполнителям. Для оценки полной картины по проекту достаточно просмотреть Панель управления проектом. Возможна дополнительная настройка графических отчётов по заданным вами параметрам.

• Экспорт и импорт данных 

Все отчёты, таблицы-представления по клику экспортируются в файлы формата Microsoft Office; для ряда отчётов предусмотрена выгрузка в форматы XML и PDF.

• Гибкая работа с вложенными файлами и документами внутри проекта:

Все файлы и документы проекта сохраняются в системе и доступны в поиске.  На основе документов формируется база знаний в структурированном виде.

Система показывает прикрепленные документы по проекту моментально без открытия специальных программ (.docx, .xlsx, .pdf).

Документы отображаются в виде иерархии (внутри задачи)

 и в виде дерева папок (документы по проекту)

• Дополнение файлов атрибутами: любой файл может быть дополнен атрибутами: например, автор, дата, контрагент, этап. Благодаря этому вы можете легко найти любой документ по известным вам данным (например, зная только автора или контрагента).
• Работа с версиями: система сохраняет все версии документов. Выберите версии, которые требуется проанализировать (например, проект договора и ответ с замечаниями контрагента) и  сравните их:  в системе откроется MS Word в режиме сравнения двух файлов документов.
• Отправка файлов по электронной почте: если необходимо отправить пакет документов контрагенту, просто отметьте нужные файлы  в документах проекта.  Система создаст архив с сохранением структуры папок, сформирует электронные письма,  если необходимо, разделит архив на части фиксированного объема (например, по 10 мб), и вложит в письма. Вам нужно только указать адресата.
• Вы можете подписать цифровой подписью все файлы проекта или каждый в отдельности.
• Создавайте внутри карточки свою структуру папок и распределяйте документы между папками. 

Завершение и анализ: непрерывное улучшение

После завершения проекта проанализируйте эффективность: система укажет перерасход ресурсов со всеми обоснованиями исполнителей.  Это позволит вам учесть факторы риска и скорректировать последующие проекты.

В Базу знаний автоматически поступят:

• факторы, облегчающие работу с конкретным заказчиком: уровень компетенции рабочей группы проекта, личностные особенности сотрудников, квалификационные, организационные нюансы;

• ноу-хау; проектные решения;

• организационные решения по проекту, протоколы совещаний;

• проблемные вопросы и способы их разрешения;

• данные по сотрудникам: система зафиксирует опыт и результаты участия каждого конкретного сотрудника в проектах. Это позволит вам оптимально формировать команду в новых проектах и аттестовать сотрудников;

• документы проекта. Например:  промежуточные презентации, проектно-эксплуатационная документация (инструкции, паспорта), техзадания и т.п.

Моментальный поиск по задачам, сообщениям, обсуждениям: любую задачу можно найти по нужным вам параметрам, поля в форме поиска могут изменяться в зависимости от специфики вашей проектной деятельности.  

Управление портфелем проектов 

Руководитель видит все свои проекты в папке «Мои проекты». Благодаря аналитическим отчётам (консолидированный отчёт по портфелю проектов, еженедельный отчёт по исполнению проектов, по текущей загрузке исполнителей) руководитель управляет портфелем проектов, учитывает и распределяет ресурсы. 



Используйте отчёты, единую базу документов, инструменты управления задачами, автоматические напоминания в повседневной работе. Система «RKIT: Управление проектами» поможет вам максимально эффективно управлять ресурсами и проектной командой, анализировать изменения, корректировать проекты в ходе реализации, управлять портфелем проектов.

Ищете решение для своего предприятия?

Пишите на sales@rkit.ru или звоните на  +7 (812) 500-25-99. Специалисты отдела развития бизнеса помогут уточнить задачи и порекомендуют решение.