Внедрение системы электронного документооборота на производстве

Внедрение системы электронного документооборота на производстве

Справка о компании ООО «Востсибуголь»

  • Задачи

    В короткие сроки и с разумными затратами обеспечить поддержку документооборота в переходный период смены собственника и действовавшей ранее системы электронного документооборота.
Описание проекта

В течение двух недель специалистами RKIT Group было создано прикладное решение по организации делопроизводства и контроля исполнения для секретариата ООО «Востсибуголь», которое включает в себя работу с входящими, исходящими и внутренними документами, организационно-распорядительной документацией, регистрацию договоров и поддержку существующей библиотеки типовых документов. 

Дополнительно настроен процесс создания контрольных карточек и передачи заданий конечным исполнителям через маршрутизацию в электронную почту, что позволило подключить к работе в системе электронного документооборота значительно большее количество пользователей, чем позволяют рамки закупленных лицензий для первого этапа проекта. 

Проведено обучение пользователей, организованы рабочие места, созданы подробные памятки-инструкции по работе с системой. Выполнена работа по загрузке в Docsvision накопленной ранее базы документов из системы Lotus и созданию электронного архива документов.

Вторым этапом к системе были подключены удалённые филиалы - разрезы Мугунский и Азейский, Черемховское ПТУ и Мугунское ОПТУ.
  • Результаты

    Подключение удалённых филиалов: разрезы Мугунский и Азейский, Черемховское ПТУ и Мугунское ОПТУ. Настроили создание контрольных карточек и передачу заданий исполнителям в электронную почту.

    Переход с другой системы на базе Лотус, перенос данных с сохранением преемственности. За две недели организовали делопроизводство и контроль исполнения.