Реализация проекта по учёту и контролю исполнения документов и поручений

Реализация проекта по учёту и контролю исполнения документов и поручений

Справка о компании ООО "Газпром добыча Иркутск"

  • Особенности

    Проект по автоматизации делопроизводства стартовал в ноябре 2013 года. Решение было передано в опытную эксплуатацию в апреле 2014 года.

    Благодаря возможностям системы осуществляется работа с корреспонденцией,  служебными записками, контроль исполнения поручений, выданных сотрудникам и  процесс управления совещаниями. Это позволило ускорить регистрацию документов, исключило потери. Каждый сотрудник видит свои задачи и может их контролировать, руководители оперативно получают информацию об исполнении своих поручений.
  • Потребности

    До момента внедрения в компании  использовалась самописная система электронного документооборота на базе платформы 1С, в которой велась лишь небольшая часть документов в ручном режиме. Существовавшая ранее система не позволяла полноценно вести учёт служебных записок, не поддерживала контроль исполнения, представляла собой некий электронный журнал.

    В связи с этим возникла потребность в новой системе. 

    Было принято решение  перейти на готовый коммерческий продукт: качественный и гибкий, с возможностью дальнейшего расширения функциональности. Выбор был сделан в пользу платформы Docsvision, позволяющей максимально адаптировать его под задачи предприятия.

  • Цели и задачи

    На рабочих совещаниях были обозначены основные цели перехода на новую систему: комплексная автоматизация  делопроизводственной деятельности  компании. 

    Ключевые задачи проекта обозначили как:               

    1. регистрация входящих, исходящих и распорядительных документов, служебных записок

    2. учёт проектов договоров учёт и минимальное согласование проектов договоров

    3.  контроль за исполнением задач,

    4. ведение протоколов совещаний

    5. поиск документов

    6. контроль исполнительской дисциплины.

Гибкое и прозрачное решение

Для реализации поставленных целей была выбрано прикладное решение «Корпоративное делопроизводство на Docsvision 5» - собственная разработка компании RKIT Group.

Реализованное прикладное решение позволяет постепенно наращивать функциональность. Благодаря такой возможности формируется  комплексная система, в которой все бизнес-процессы связаны между собой.

Прикладное решение обеспечивает управление следующими бизнес-процессами:

  • Регистрация и контроль исполнения входящих; регистрация и визирование исходящих;  исполнение и ознакомление для распорядительных документов;
  • Автоматизация полного жизненного цикла по служебным запискам
  • Учёт и ознакомление с  нормативными актами;
  • Учёт и последовательное согласование проектов договоров;
  • Планирование совещаний: от повестки до протокола с фиксацией принятых решений и автоматического контроля их исполнения;
  • Функция  перераспределения информации в случае отсутствия кого-либо из сотрудников

В процессе работ требования к системе дополнились задачами, которые изначально не были запланированы: рабочее место помощника руководителя, учёт и последовательное согласование проектов договоров.

  • Результаты

    Обучение работе с новой системой было произведено нашими сотрудниками по принципу наставничества. Наставники прошли обучение работе в системе «Корпоративное делопроизводство», а потом  обучение и консультирование  других сотрудников. Кроме этого, для всех сотрудников была проведена установочная лекция и разработаны упражнения для обучения работе с системой.    

  • Развитие системы

    В ближайших планах ООО «Газпром Добыча Иркутск» дальнейшее развитие текущей функциональности системы и автоматизация управления договорами. Также в планах предприятия  стоит межфилиальное взаимодействие и интеграция с другими системами.  

Необходимо решение по цифровизации бизнес-процессов или техподдержка Docsvision?
Оставьте номер телефона или эл.почту. Специалист отдела развития бизнеса Мария Байдина ответит на Ваши вопросы.
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку своих персональных данных.