Прикладное решение по делопроизводству и контролю исполнения

Прикладное решение по делопроизводству и контролю исполнения

Справка о компании АО «Иркутскгипродорнии»

  • Потребности

    В 2010 году на предприятии была  проведена оценка,  которая показала, что существующее программное обеспечение работает только как аналог электронного архива, не решая  задачи учёта и контроля. 

    Возникла необходимость в выборе системы электронного документооборота.

  • Цели и задачи

    Основная задача при выборе состояла в лёгкости интеграции с операционной системой Windows и пакетом прикладных программ Microsoft Office.

    По итогам сравнительного анализа в начале 2012 года заказчиком была выбрана система Docsvision. 

    Компания RKIT Group провела настройку системы под модули делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины. На базе авторизованного учебного центра RKIT Group были обучены исполнители проекта и делопроизводители.

Прикладное решение

Поэтапное внедрение модулей системы Docsvision  началось со служебных записок. Затем был планомерный переход к другим типам документов: организационно-распорядительным, корреспонденции, протоколам. 

  • Результаты проекта

    На данный момент система успешно эксплуатируется. Это регистраторы, помощники руководителей, сотрудники канцелярий и приёмных, которые ведут учёт, работают  с классическим навигатором.

    Руководителями проекта отмечено значительное ускорение рутинной работы по заполнению регистрационных документов. Время создания приказа до внедрения системы составляло  более 5 дней, а после внедрения стало составлять менее 3 дней. Такие же результаты дало измерение оформления сотрудников на работу. Во всех процессах по итогам внедрения более чем в 2 раза сократилось формирование, согласование и подписание документов.

    Система надёжна, с момента перехода на новую версию, все процессы, по отзывам пользователей работают очень чётко.

  • Развитие системы

    На данный момент АО Иркутскгипродорнии» планирует переход на модуль совещаний версии Docsvision 5, который по жизненному циклу организации совещаний интегрирован с Outlook.