До обращения в RKIT в ООО НИИПИ «ТОМС» функционировала система «Базовое делопроизводство», однако не существовало системы, которая бы автоматизировала процесс работы с договорами. Куратору договора приходилось лично узнавать у сотрудника бухгалтерии информацию по выставленным счетам и поступлению оплат.
Необходима была система, в которой сразу была бы видна актуальная информация по выполнению этапов договора, по поступлению оплат от заказчиков, по наличию подписанных актов выполненных работ.
Система «Управление договорами» в ООО НИИПИ «ТОМС» охватывает весь цикл работы с договорами: от регистрации документа в системе до его исполнения. Решение обеспечивает высокую скорость работы, прозрачность всех этапов договорного процесса и надёжную интеграцию с уже имеющимися системами.
Карточка договора
Для создания договора пользователю необходимо выбрать шаблон и заполнить данные в карточке, выбрать ответственных, согласующих, заполнить информацию по срокам.
Специалисты RKIT доработали карточку, добавив необходимые Заказчику поля, и доработали раздел «Связанные документы». Теперь в карточке договора отображаются все связанные документы с возможностью группировки: дополнительные соглашения, счета, накладные и другие сопутствующие документы.
Согласование договора
В системе выстроено согласование с возможностью комментирования процесса каждым согласующим лицом. Ход согласования договора также отображается в карточке.
Для более точного и быстрого поиска документов в системе сотрудники RKIT доработали форму поиска, включив в неё дополнительные параметры. Теперь можно искать договоры в системе по нескольким признакам одновременно. Это делает поиск информации быстрым и удобным.
Интеграция с 1С
Система анализирует данные по актам и счетам в 1С и при внесении изменений в 1С привязывает документы или отдельные данные к уже существующей карточке договора в Docsvision. Данные сотрудников и контрагентов также загружаются автоматически из 1С. Синхронизация значительно сокращает рутинные операции, минимизирует вероятность ошибок и исключает потерю данных по актам и счетам.
Заказчик отмечает удобство доступа и пользу инструментов для своевременной актуализации информации. Аккумуляция данных по договорам на одной платформе Docsvision позволяет комплексно анализировать договорной процесс.
В планах развитие системы с выводом консолидированной информации в удобном для финансового анализа виде. В будущем планируется подключение ещё нескольких сотрудников и увеличение количества документов.
ООО НИиПИ "ТОМС"
Базовое делопроизводство и контроль исполнительской дисциплины
Упорядочена производственная корреспонденция, организована работа топ-менеджеров
апрель 2013 - июнь 2013
Подробнее
ООО НИиПИ "ТОМС"
Обновление существующей системы СЭД
Подробнее
ТЕХНИЧЕСКАЯ ПОДДЕРЖКА (2018)
ООО НИиПИ "ТОМС"
