Базовое делопроизводство и контроль исполнительской дисциплины

Базовое делопроизводство и контроль исполнительской дисциплины

Справка о компании ООО "Ленская золоторудная компания"

  • Задачи

    1. Автоматизация делопроизводства компании, включая работу с документами и процессами; 

    2. Решение проблемы дублирования информации; 

    3. Ускорение поиска нужных документов.

Описание проекта

В конце ноября 2013 стартовал проект по внедрению прикладного решения «Базовое делопроизводство и контроль исполнительской дисциплины» для ЗАО ЗДК «Лензолото». 

Предприятие «Лензолото» входит в состав группы «Полюс». Ранее в компании «Лензолото» учётных систем для работы с документами не было. Так как компания ЗАО ЗДК «Лензолото» располагается в Бодайбо, работы по проекту велись удалённо.

Новая система на платформе Docsvision в разы ускорила поиск документов и упростила их хранение. Благодаря системе в компании ушли от проблемы дублирования информации: ранее для регистрации документов велись 8 разных бумажных журналов, теперь есть единая база данных. Система напоминает сотрудникам о сроках исполнения задач и облегчает руководству контроль исполнения.

Важной особенностью системы является то, что учёт документов ведётся для двух юридических лиц: головной компании и дочернего предприятия. При этом документы регистрируются в единой базе, но нумерация, согласно корпоративным стандартам, ведётся в разрезах обеих компаний.   

Для сотрудников отдела делопроизводства проведено обучение в формате вебинаров. В рамках обучения разработаны и переданы заказчику инструкции по работе с системой. Несколько ключевых сотрудников отдела были отправлены на обучение в наш учебный центр для практического изучения работы с системой под руководством опытного преподавателя. По прохождении курсов все слушатели получили сертификаты нашего авторизованного учебного центра


  • Решены задачи

    • работа с входящей и исходящей корреспонденцией, 
    • рассылка уведомлений, передача на исполнение, 
    • получение резолюций, 
    • формирование отчётов, 
    • поиск документов,
    • напоминания по срокам исполнения, 
    • ведение контроля исполнения.