В современной компании большинство процессов так или иначе связано с работой с документами. Если документ находится в одной системе, ЭП — в другой, проверка контрагента — в третьей, а совещание организуется в отдельном сервисе, сотрудники ежедневно тратят время на переключение между окнами, перенос данных и контроль того, что информация не потерялась. Каждый такой переход увеличивает количество ручных действий и создаёт дополнительные точки риска.
Именно поэтому интеграции становятся одним из ключевых направлений развития корпоративных информационных систем.
Специалисты RKIT и «Доксвижн» реализовали на платформе интеграции с несколькими сервисами СКБ Контур. Разберём их на примере договоров, где интеграции объединяет цикл взаимодействия с контрагентом в одну прозрачную цепочку.
-
проверка информации о контрагентах через Контур.Фокус;
-
выпуск и управление электронной подписью через Контур.КЦР и Контур.УЦ;
-
оформление и регистрация машиночитаемых доверенностей: Контур.Доверенности;
-
обмен электронными документами с контрагентами через Контур.Диадок;
-
организация онлайн-встреч в Контур.Толк и сохранение их результатов;
Шаг 1. Проверка через Контур.Фокус прямо в Docsvision
Прежде чем начать сотрудничество с контрагентом, важно за минуты проверить благонадёжность партнёра. Интеграция позволяет по кнопке получить в Docsvision отчёт о статусе, руководстве и рисках контрагента, избежать ручного поиска и ускорить старт сделки.Сценарий применим и к новым поставщикам, и к претензионно-исковой работе с уже действующими контрагентами. Без интеграции для проверки приходится открывать Контур.Фокус, искать компанию по ИНН или названию, изучать информацию и переносить необходимые сведения в СЭД.
Для оперативной проверки сделана интеграция Docsvision и Контур.Фокус. Коннектор по кнопке загружает отчёт по контрагенту из Контур.Фокус прямо в карточку контрагента в Docsvision и помогает быстро оценивать риски сделок. В результате проверка контрагента становится частью процесса работы с документом, а не отдельной операцией.
Шаг 2. Подписываем документы УКЭП: интеграция с Контур.КЦР и Контур.УЦ для выпуска электронных подписей
Как только сотрудничество согласовано, требуется подписать договор. Выпуск УКЭП и подписание ЭП также доступны без выхода из Docsvision. Вся история сертификатов — под контролем. Платформа поддерживает все виды подписи. Выпуск усиленной квалифицированной электронной подписи организован непосредственно из Docsvision при помощи интеграции с Контур.КЦР.Стандартный модуль Docsvision предназначен для выпуска облачной УНЭП. Но с его помощью нельзя выпустить УКЭП на съёмном носителе. В одном из проектов команда RKIT разработала интеграцию для такого сценария.
В интеграции RKIT за сотрудником закрепляется карточка, в которой сохраняется история взаимодействия с удостоверяющим центром: первоначальный выпуск, перевыпуск, отзыв, истечение срока действия сертификата и другие события. Одна карточка-заявка используется на протяжении всего периода работы сотрудника, что упрощает контроль и поиск информации. При этом паспортные данные, СНИЛС и ИНН в Docsvision не хранятся, что позволяет соблюдать требования законодательства о защите персональных данных.
Информация об электронной подписи отображается прямо на рабочем столе системы Docsvision.
При подписании документа сотрудник просто выбирает действующий сертификат. Система заранее напоминает о необходимости продления ЭП. Таким образом, выпуск и учёт электронных подписей становятся частью корпоративного процесса, а не отдельной процедурой, которую сотрудник должен отслеживать вручную.
Практический опыт RKIT показывает, что интеграция позволяет в 2-3 раза сократить время выпуска электронной подписи и вести учёт ЭП как на уровне конкретного сотрудника, так и на уровне организации.
Шаг 3. Подключение машиночитаемой доверенности: интеграция с Контур.Доверенности
Если подписание требует МЧД — создаём, согласовываем и регистрируем машиночитаемую доверенность напрямую в Docsvision с помощью интеграции с сервисом Контур.Доверенности. То же требуется для доверенностей в закупках, кадровых процессах, претензионной работе.Выпуск МЧД Docsvision — простая процедура: сотрудник или его руководитель создаёт заявку на доверенность, выбирают полномочия из справочника ФНС или определяют самостоятельно. Если это предусмотрено внутренними правилами компании, заявка согласовывается. Далее в Docsvision формируется МЧД и передаётся на подписание электронной подписью уполномоченному лицу.
Docsvision отправляет МЧД через Контур.Доверенности в реестр ФНС. После регистрации в ФНС статус доверенности в Docsvision автоматически меняется на «Действует». С этого момента сотрудник может выбрать её из списка действующих и прикладывать к договору и другим документам.
Таким образом, Docsvision выступает единым рабочим пространством для оформления и согласования доверенности, а Контур.Доверенности обеспечивает её регистрацию в ФНС.
Интеграция работает и в обе стороны: актуальный статус доверенности доступен в Docsvision, поэтому сотруднику не нужно отдельно проверять её статус в реестре.
При этом персональные данные не хранятся в Docsvision постоянно: они могут подтягиваться из кадровой или учётной системы, например, 1С, в момент формирования МЧД.
Сейчас доверенности автоматически регистрируются в реестре ФНС. Если требуется работа с другими ведомствами, например ФТС, такой обмен можно реализовать отдельно через открытый API Docsvision.
Шаг 4. Обмен документами с контрагентом: интеграция Docsvision и Контур.Диадок
Интеграция с Диадок поможет обмениваться договорами с контрагентом прямо в интерфейсе Docsvision: непосредственно в карточке документа. Подобный подход используют и для другой первичной бухгалтерской документации: счетов, актов, счетов-фактур.В проектах RKIT такое решение закрывает сразу несколько практических задач:
1. Единая работа с входящими и исходящими документами.
- Входящие документы от контрагентов автоматически формируются в карточки Docsvision — сотрудникам не нужно вручную создавать и регистрировать их.
- Исходящие документы можно отправлять контрагентам непосредственно из Docsvision, без перехода в веб-кабинет Диадока.
- Подписание и отклонение входящих документов с использованием КЭП также выполняется непосредственно в карточке, а статус ответа партнёра — согласие, отказ или запрос на уточнение по УПД или счёту-фактуре — отображается тут же, в режиме реального времени.
-
Для работы с большими объёмами однотипных документов предусмотрены пакетное подписание и массовая передача.
-
По каждому документу автоматически формируется полная хронология обмена: от отправки до получения всех ответных сообщений. Это заметно упрощает разбор спорных ситуаций с контрагентами, ведь история коммуникаций всегда под рукой.
- Данные о партнёрах, их подразделениях и почтовых адресах автоматически загружаются из Диадок.
- Сотрудникам не нужно вручную переносить и регулярно актуализировать эту информацию. Это снижает количество ошибок и поддерживает справочные данные в актуальном состоянии.
- Система самостоятельно сопоставляет акты сверки и выявляет расхождения. Бухгалтерии не требуется вручную сравнивать документы построчно — сотрудники получают информацию о выявленных несоответствиях и могут сосредоточиться непосредственно на их устранении.
Счета, накладные и акты стали обрабатываться в едином цифровом контуре. При этом сотрудникам больше не требуется параллельно вести переписку и выполнять операции в отдельном кабинете оператора ЭДО. В результате удалось сократить время согласования и сделать процесс обработки документов более прозрачным и управляемым — от момента создания или поступления документа до подписания, регистрации, исполнения и последующего архивирования.
Шаг 5. Совещания непосредственно из Docsvision в Контур.Толк
Предположим, компания заключила договор с контрагентом и организует регулярные совещания онлайн. Онлайн-встречи — согласования условий, решение спорных вопросов — можно создавать в Docsvision, связывая их с карточками проект/договор. Вся коммуникация и протоколы остаются в системе.
У сотрудников, работающих в СЭД, встречи и созвоны часто живут в параллельной реальности: календарь — в приложении, ссылка на встречу — в почте или мессенджере, протокол — в системе электронного документооборота.
RKIT разработала коннектор к Контур.Толк, который позволяет организовывать онлайн-встречи прямо из Docsvision и привязать все онлайн-совещания к одному проекту.
Для организации встречи пользователь создаёт карточку, указывает тему, добавляет участников, дату и время, если нужно, связывает встречу с проектом. Приглашения автоматически рассылаются участникам, а встреча добавляется в календарь. Возможна настройка повторяющихся встреч.
При использовании контрола «RKIT: Календарь» расписанием можно управлять непосредственно из интерфейса Docsvision: просматривать и редактировать запланированные встречи.
После завершения встречи видеозапись, транскрипция и протокол сохраняются во вкладке «Файлы». Таким образом, все данные по встрече остаются рядом с материалами, которые стали предметом обсуждения.
.webp "Запись-встречи (1).webp")
Сотрудникам не нужно отдельно искать письмо со ссылкой, вспоминать, где проходило обсуждение, или переносить результаты встречи в другую систему вручную. Решения и дальнейшие задачи остаются доступны сотрудникам компании в карточке соответствующего документа или проекта.
Интеграция настраивается под разные сценарии использования и не привязана к конкретному продукту RKIT. Заказчики часто используют коннектор в связке с модулем «Управления совещаниями» для управления проектными, административными встречами.
Что получает заказчик в итоге
Если объединить эффект от всех интеграций, результат можно свести к пяти основным плюсам:
-
Скорость. Меньше ручных операций — быстрее проходят типовые процессы.
-
Удобство. Сотрудник работает в привычном интерфейсе Docsvision и реже переключается между системами.
-
Прозрачность. История действий, статусы и результаты операций остаются в информационной системе.
-
Надежность. Снижается количество ошибок, связанных с повторным вводом данных и ручной передачей информации.
-
Масштабируемость. Автоматизированные сценарии можно применять для большого числа сотрудников, документов и бизнес-процессов.
Интеграции с сервисами Контура — не отдельные модули, а инструмент оптимизации всей цепочки работы. Когда Docsvision и специализированные сервисы работают как единая среда, сотрудники меньше тратят времени на технические операции и больше — на документы, задачи и решения.
RKIT помогает проектировать и внедрять такие интеграции с учётом конкретных бизнес-процессов.
Для консультации обращайтесь на почту sales@rkit.ru или звоните по номеру 8 (812) 500-25-99. Или заполните форму.
