Основные тенденции развития систем электронного документооборота

1.   Расширение функциональности СЭД

По мнению портала tadviser.ru, в 2015-2016 году расширился круг задач, который стоит перед системами электронного документооборота. СЭД может решать задачи не только согласования договоров и ведения делопроизводства в электронном виде, но и другие задачи, например организации проектного управления, совещаний.

В сильно регламентированных организациях появилась тенденция  использовать системы электронного документооборота в  качестве инструментов управления и контроля.

В связи с расширением функциональности в СЭД проникают идеи и методики BPM - Business Process Model. Например, нотация BPMN поддерживается уже на многих платформах документооборота дефакто.

RKIT Group на базе платформы Docsvision решает задачи, которые выходят далеко за рамки делопроизводства и согласования договоров. Например, управление локальной нормативной документацией, автоматизация претензионно-исковой работы, управление технической документацией. Так, в ООО «СКБ электротехнического приборостроения» организована база знаний по производимым изделиям. Решение RKIT Group обеспечивает информационную безопасность всех наработок компании, независимость знаний от отдельных сотрудников, хранит не только всю документацию по отдельному изделию, но и по всем его версиям, позволяет согласовывать изменения в техдокументации быстро и просто.

2.   Интерес к облачным технологиям

Многие компании обращают внимание на облачные технологии. Это касается среднего бизнеса, для которого развертывание своего сервера для реализации СЭД оказывается слишком дорогим, а использование СЭД через облачные технологии – реальный выход из ситуации.

В своих проектах мы часто встречаемся с частными корпоративными облаками, как в корпоративном, так и в государственном секторе. При установке  решения RKIT на сервере головного предприятия филиалы или дочерние предприятия подключаются к системе удаленно. Это позволяет значительно сократить затраты  на оборудование и сопутствующее ПО  в дочерних предприятиях. Необходимы лишь лицензии Docsvision. По такому принципу  RKIT организует работу на Docsvision в некоторых предприятиях «Роснефти» и Администрации города Иркутска.

3.   Корпоративные соцсети

Для коммуникации и создания единого информационного пространства коммерческие организации переходят на использование сред, подобных социальным сетям. При помощи их в рамках какой-либо задачи можно легко общаться и структурировать информацию.

RKIT Group на платформе Docsvision создает различные информационные пространства, упрощающие взаимодействие сотрудников. Например, в рамках решения «RKIT: Управление претензионно-исковой работой» появляется среда для общения корпоративных юристов. Благодаря ей юристы быстро обмениваются информацией, получают документы из территориально удаленных подразделений.

4.   Импортозамещение

В связи с рекомендациями Минсвязи по использованию отечественного программного обеспечения наблюдается активный интерес заказчиков к ECM-платформам российского производства. Многие государственные организации переходят на отечественные СЭД, даже если до этого пользовались западными аналогами.

Многие  заказчики могут позволить себе дорогостоящее импортное ПО.  На  этапе выбора платформы и решения они обращают внимание не столько на происхождение и стоимость СЭД, сколько на функциональность. И делают выбор в пользу решений RKIT исходя из опыта интегратора, возможности неограниченно наращивать функционал решений и настраивать их под свои задачи.

Напомним, что существует специальный реестр Минкомсвязи по программному обеспечению, которое прошло проверку и может использоваться в государственных организациях. Продукт «RKIT: Корпоративное делопроизводство» входит в этот реестр.

5.   Мобильность СЭД

Возрастает спрос в мобильности приложений по управлению информацией. Причем, начинают использовать мобильные приложения не только топ-менеджеры, но и рядовые сотрудники компаний.

Планшетное решение для руководителей разного уровня, которое RKIT Group внедрило в Администрации города Иркутска, позволяет менеджерам высшего и среднего звена всегда находиться в курсе событий вне зависимости от своего местонахождения.

6.   Юридически значимый документооборот

Обмен финансовыми документами (договорами, актами, счетами-фактурами) постепенно переходит в электронное пространство. Данные электронные документы имеют юридическую значимость благодаря усиленной электронной подписи. Данный тренд поддерживается и на законодательном уровне.

Платформа Docsvision поддерживает все виды цифровой подписи, в том числе и усиленную. Благодаря этому вы можете обмениваться документами в электронном виде не только внутри компании, но и за ее пределами, например, при работе с контрагентами. 

7.   «Умные системы»

Требования к информационным системам выросли. Теперь системы по управлению бизнес-процессами должны обладать навыками «искусственного интеллекта», то есть помогать пользователю принимать решения. Данные функции уже реализуются в некоторых СЭД. Например, при получении электронного письма «умная» СЭД сама регистрирует документ, анализирует его и отправляет исполнителю. Это облегчает труд секретарей, а то и вовсе исключает его.

В Администрации города Иркутска RKIT Group организовало автоматическое делегирование писем различного назначения: рекламных предложений, IT-запросов, заявок на модернизацию ПК и др. У каждого типа письма свой делегат. Автоматическое делегирование спроектировано и в решении для «Ангарской нефтехимической компании».

8.   Создание полноценных электронных архивов

За годы работы в системах электронного документооборота компании уже успели накопить достаточное количество документов и теперь задумываются о создании полноценных электронных архивов.

Силами специалистов RKIT Group создан электронный городской архив при Иркутской Администрации, который содержит около 19 тыс. единиц хранения управленческой документации  и документов по личному составу. «Архив технической документации» разработан и внедрен в СКБ Электротехнического приборостроения.

9.   Замена устаревших СЭД

Компании продолжают заменять устаревшие платформы систем электронного документооборота на более современные. При этом, как уже отмечалось, российские производители отлично конкурируют с импортными.

Платформа Docsvision – это мощная отечественная платформа по организации электронного документооборота и управлению бизнес-процессами. Является одной из популярных СЭД/ECM в России, успешно конкурируя с импортными СЭД. На платформе Docsvision работают более 1000 средних и крупных предприятий и организаций, в том числе Министерство экономического развития РФ, Сбербанк России, ВТБ24, предприятия Роснефти, Алроса и др.