Для учета и хранения бумажных и электронных документов в соответствии с требованиями Росархива и государственными стандартами компании используют номенклатуру дел.
Номенклатура дел – по сути своей – структурированный перечень документов организации, которые должны храниться в определенном порядке. Документы одного типа объединяются в дело. К примеру, приказ по основной деятельности – это документ. Совокупность приказов по основной деятельности за год – это дело. Из таких дел и формируется номенклатура за год. Номенклатура – список всех дел, действует один год. В конце года нужно уточнить ее и ввести в действие на будущий год.
В системе «RKIT: Цифровая корпорация» - номенклатура дел – это справочник. Он формируется ежегодно по правилам вашей компании. Любой документ, который попал в систему электронного документооборота, проходит регистрацию. Когда сотрудник регистрирует его, система обращается к справочнику «Номенклатура дел» и автоматически определяет, как, где, и сколько времени должно храниться входящее письмо контрагента или приказ генерального директора о поощрении сотрудников. Справочник в системе обновляется ежегодно.
Управление документами организации.
Структурированное архивное хранение по требованиям законодательства РФ.
Электронная подпись.
Контроль сроков хранения.
Автоматическая обработка дел с истекшим сроком хранения.
Быстрый поиск.
Просмотр связи документов с регламентирующими актами.
Гибкие настройки сроков хранения.
В карточке указывается вся история документов дела от поступления до уничтожения или дальнейшего хранения в архиве.
В карточке документа содержится вся информация по отдельному документу. Можно указать правила и срок хранения, статус документа, ответственных, связанные документы, состояние.
Бизнес-эффекты от внедрения
Номенклатура дел (НД) – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации в течение года, в котором указываются сроки хранения документов.
Она фиксирует информацию о делах:
В организации она обязательна. Организации должны разрабатывать номенклатуру дел самостоятельно и использовать ее при создании архива.
Она требуется при реорганизации и ликвидации предприятия.
При реорганизации, если одна организация поглощается другой, прекращает существование, документы передаются в организацию-преемник согласно номенклатуре дел.
При ликвидации организации документы, в том числе электронные передаются на государственное хранение.
Контролирующие инстанции также могут проверить наличие номенклатуры дел.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях от 31.03.2015
Закон об архивном деле в Российской Федерации
Методические рекомендации по применению правил
Сводная – локальный нормативный акт. Создается по правилам вашей организации. Каждое структурное подразделение создает свою номенклатуру, канцелярия сводит все это в единый перечень. Генеральный директор утверждает номенклатуру на год.
Типовая и примерная номенклатуры чаще всего разрабатываются контролирующими органами. Например, министерство юстиции разрабатывает НД для нотариальных контор. Примерная создается для образца, на ее основе можно делать свою.
Без работников структурных подразделений вам не обойтись!
Для выявления состава документов оптимально выпустить Приказ о сборе информации и подготовке Номенклатуры. К приказу приложить Опросный лист.
Пример опросного листа
Опросный лист
|
Номер |
Наименование документа |
Копия или оригинал |
Срок хранения |
Нормативный документ, регламентирующий срок хранения |
Формат: бумажный/электронный |
Наименование конкретного документа должно быть максимально точным, например, «Книга учета движения трудовых книжек».
Систематизация заголовков внутри раздела подчиняется следующим правилам:
Сначала в разделе размещаются внешние документы:
Затем внутренние:
Самые главные источники сроков хранения:
Форма НД утверждена приложением 25 к Правилам-2015
Третью графу с указанием количества дел заполняли в конце года, когда итоговый перечень был сформирован.
Перечень согласуется либо со специально сформированной экспертной комиссией, либо руководителем каждого подразделения. Руководители согласуют только раздел своего подразделения.
Номенклатуру дел утверждает гендиректор. Она вступает в действие с 1 января следующего года.
Организации-источники комплектования госархива один раз в 5 лет согласуют НД с экспертной комиссией архивного учреждения.
В бумажном виде НД составляется в 3-х экземплярах: контрольный, рабочий и запасной. В электронном виде номенклатура дел представляет собой справочник, который загружается в систему ежегодно и может оперативно пополняться.
В конце года нужно утвердить новую номенклатуру на следующий год и в середине января закрыть номенклатуру дел на прошлый год. По результатам составляется итоговая запись - это отчет.
Дела формируются в тома. Один том равен 250 листам. Не переходящие (закрытые) дела передаются в архив. Если вы ведете электронный архив, бумажные документы также желательно учесть в электронном архиве. Вы можете организовывать Электронный архив вашей организации на Docsvision. Читайте об этом подробнее
Электронные документы закрытой номенклатуры выгружаются из системы на файловое хранилище. Но лучше выгружать их в электронный архив. Документация со сроком хранения свыше 5 лет записывается в двух экземплярах на 2 диска — основной и резервный. На каждый диск сохраняется документация в объеме 700 Мб. Диски хранятся в разных местах и раз в 5 лет запускаются на компьютере для проверки их работоспособности.
Форма отчета по НД за год. В 3 графе вносится количество томов.
Дела, которые не завершены в текущем году, являются переходящими. Желательно сохранить их индекс, но смена допускается.
Переходящие дела:
Систему используют
